浅谈文件归档工作心得与对档案管理规范化的思考由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“档案管理工作总结范本”。
浅谈文件归档工作心得与对档案管理规范化的思考
公司发展模式中，档案信息是一种无形资产，是企业的宝贵财富。它是企业生产、技术、科研和经营等活动的原始记录和历史凭证，是企业发展中一项长期基础性的工作，在维真面貌方面，它曾被誉为“证史有功”的劳模大将。因此，管理好公司各项档案，使之流传后世，是成为一流企业的重要保障。
日常工作中，对数量庞大的公司档案, 很少能有机会系统翻阅，然而，作为一名档案工作者，不仅要全面了解、掌握公司的业务；而且还应熟悉档案工作的各个环节、步骤，只有这样，才能系统的分析、编研档案目录、立卷，才能在工作中不失时机的“宣传”、“推销”档案，疏而不漏。
今年四月初，接到上级领导的指示，于五月底前完成公司文件归档工作。行政人事部领导在资源条件方面也给予了充分支持，使档案的鉴定、分类、整理工作分步骤有序进行。通过本次文件资料整理，鉴别，可以全面系统地了解公司档案内容，文件归档过程中，发现更多资料从未接触过，深深体会到档案工作规范管理的责任重大，利在千秋。现就归档工作中，档案整理、立卷、存放等工作体会总结一下：
一、前期工作与成果初介：
归档编目工作前期，从行政人事部王总监处了解到，基于工作方便查找，王总监先前已将常用文件以公司为单位归档、组盒。从那开始，我便在王总监办公室内呆了一个星期，从案卷开始每页逐一细看，进行拆卷、合并、抄写卷内文件、补充归档说明、换盒、复印等。通过对公司档案进行分类整理，装订、排序、编目等归档程序。直至五月底，已按要求完成了利能康泰公司、百讯医药公司、元泰药业公司、欧化医药公司、华西器械公司、智胜伟业公司等文件归档，并以每个公司作为主干点进行支分。支分范围包括：公司重大决议类、计划与总结性文件、批示性文件、凭证性文件、证件性文书资料、汇报性文书资料、收发文件类、人事资料类、声像制品资料、题赠性资料、GMP、GSP文件、产品开发资料、刻录光盘等。
二、归档细则与存放：
本次归档按两个步骤执行：公司全部档案以集中管理与分散管理相结合形式，以集中管理为主，由行政人事部集中统一管理公司对外文件与对内发文。财务部门和营销中心是极为特殊的部门，凡涉及各部门工作中形成的具有参考价值的资料，如有关的文件、报表、合同管理等，这类档案以分散保存的形式保管。另外，一些涉及到公司业务扩展，专项研究，公关会议等形成的重要文件均先报行政人事部总监审批，方可归档。
为使档案信息资源不被流失，公司专门设立了档案室，供有20余节档案柜存放资料，为档案室配置了空调、除湿等设备，两个外窗配挂挡光窗帘，室内无存放任何与档案无关的杂物，有保洁工人定期进行打扫，保持室内环境卫生。
三、文件分类整理与归档：
公司日常办公档案，如国家机关、省、厅级下发的收文、公司内部发文和签报分别由行政人事部曹晓娇统统一收集，按年度为单位分成收文与发文二大类目立卷装订保存，并根据文件内容用铅笔在文件右上角进行编目、排序。如：编目号：0701，则顺序号：①，要求一份文件必须有相对应的顺序号，如对编目号进行调整时，顺序号也要依次调整，逐一进行归档。归档文件一般来说应归原件，若无原件，则必须在复印件上盖公司红章后归档，在文件归档中，一般以件为单位，在这情形下，我们以正本与副本为一件、正本与附件为一件、原件与复印件为一件并入归档。
四、立卷方法：
一、按公司组卷
利能生物科技公司看似一个整体，下属子公司做为支干进行分类归档。公司档案柜以上、下格形式布局，每个子公司用一节（上、下）档柜来摆放，现以百讯医药公司作为实例说明。
百讯公司的资料可以按以下分类点进行划分：按组卷单位—年度—问题进行分类：文件形成时间为归档确切时间，年份相同的装入同一个档案盒中，如遇到年度分类与文件内容不相符合时，则按内容针对时间来进行归档。
如“百讯公司1999年度房屋租赁合同”：
组卷单位：百讯医药公司；
年份：1999年；
问题：房屋租赁合同属于凭证性文件类。
格式以此类推。
二、立卷排列
归档文件的排列，应根据文件内容、文件落款时间、文件机密程度等相对进行。应按时间高低来放置，也就是档案盒内时间最后一份文件时间是最早的。盒内第一份文件时间是最晚的，也是最新的。
对具有存档价值，但末及时归档的文件，应排列在同一时期相应类别归档文件的最后，并在归档文件目录原题后用括号注明文件内容、来意。
三、件入盒装订方式
以“件”作为文件归档的装订方式，公司证照、合同协议、国家有关部门下发的通知、文件等，应遵从以下装订方法，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后等。
子公司文件入盒分类有：
证件类：证照类等；凭证类：合同、协议等；批示性：上级单位对下级单位的批文等；汇报类：下级单位对上级机关的申报、请示等；收发文类：包括包括国家、省市机关单位的发文、公司内部公司内部出的通知、条例等；
人事资料类：员工的人事档案等；声像制品类：参加各类会议拍摄的照片，公司大型活动拍摄的录象等；题赠类：公司获得的奖状、荣誉等。
归档文件应根据文件内容分类和排列顺序逐件编号，在文件盒内放置相对应的档盒目录，以便查找。档案盒侧边有条项目栏，目的是明确档案盒中文件类型，它包括档案号、案卷题名；档案盒正面档案馆号、全宗名、保管期限、编制单位、成档日期、文件等级等。
要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。
