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关于学生档案管理相关问题的报告
校领导：
根据学校新的机构设置，教务处没有设置学生学籍档案管理岗位，因目前此项工作还是在教务处，且面临2014届毕业生档案工作的整理、邮寄等相关工作。同时，为进一步规范管理学生学籍档案，使我校学生档案管理制度化、规范化、科学化。特向学校申请增设学生学籍档案管理人员一名，建立化标准档案管理室、增拔学生档案管理配套经费。具体如下：
一、学生学籍档案现状
1、档案管理工作包括保管往届毕业生遗留档案、学生查询档案去向、补办学生档案、新生进校档案收集归档工作，整理每年毕业生档案等事项。
2、截止至2014年我校共存有毕业生（未邮寄走）学生档案数为：05届15人，06届136人，07届170人，08届245人，09届130人，10届250人，11届27人，12届25人，13届49人，05至13届毕业生中休学退学等未领走档案数约300份。共计1347人遗留档案。2014届毕业生未整理档案4553份，2015届毕业生未整理档案有4780份，2016届毕业生未整理档案有3824份。
3、学校留存学籍档案12届4588份，13届3509份。12届以前的学生学籍档案已移交给院办档案室。
二、建立标准化档案管理室
目前学生学籍档案室设在211办公室内套间，共计有8届毕业生遗留档案，三个年级的在校生档案，数量共计约15000份左右档案，因场地面积和条件有限，既无法进行档案工作，又不具备防火防盗等功能，而且211办公室已经装载不了现有的学生档案。根据国家《档案法》相关要求，档案管理应设置独立档案室、配备密码锁档案柜30组。并按照相关要求进行装修。配置配套设施。
三、增拔配套学生学籍档案管理资金
因为2014年预算没有学生学籍档案管理相关经费，学生档案管理经费使用具体项目如下：
1、2014届毕业生档案邮寄费用4553人，每生12元，总计54636元。
2、整理档案耗材费用1万元。
3、标准化档案管理室的建设资金约15万元。
四、增设档案管理人员一名
根据学校新的机构设置，教务处没有设置学生学籍档案管理岗位，因目前此项工作还是在教务处，工作量巨大，内容繁琐，且档案工作属机要工作，不能出任差错，按相关要求必须配备专门的工作人员来进行档案管理、以及标准化档案室的管理、负责档案查询等工作。而且面临2014届毕业生档案工作的整理、邮寄等相关工作。特申请学校增设一个学生档案管理员岗位。
请批示！
教务处
二〇一四年三月二十五日
