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XXXX大学XX系迎新暨20XX级入学两周年晚
会策划书
一、活动概况
A、活动名称：XXXXXXX迎新暨20XX级入学两周年晚会
B、活动时间：11月16日
C、活动地点：B区广场
D、活动主办方：共青团福建师范大学XX学院XX系委员会
E、活动承办方：福建师范大学XX学院XX系20XX级
F、活动目标人群：学校相关领导及辅导员、老师，XX学院XX系新老生 G、指导老师：XXX
H、活动负责人：XXXXXXXXX
I、活动目的：庆祝XX系20XX级入学两周年，欢迎20XX级新生进入XX系这个大家庭。
二、工作人员安排
（1）节目组(组长：王XX，副组长：黄XX)
a、完成节目收集、筛选及后期的排练、彩排工作
b、负责节目的编排及晚会全流程的衔接
c、主持人的选择、形象设计及台词审核
d、准备好晚会所需的一切服装道具（其他部门配合）
（2）宣传组(组长：吴XX 副组长：孙XX)，记者团,学习部协作
a、利用海报(喷绘海报)、横幅、网络、广播、等方式开展宣传
b、现场摄影摄像
c、联系摄影人员以及后期光盘刻录；
d、晚会前后期文字报道。
（3）外联组(组长：孙X 副组长：徐XX)
a、负责联系商家以及完成承诺给予赞助商的服务工作。
（4）公关组（组长：杨XX 副组长：蔡X），女生部协作。
a、联系晚会嘉宾（院校老师、各院校相关学生干部），负责邀请函派送。b、晚会当日准备好会场服务物品，如嘉宾点心饮料等，并接待好领导及老师 c、安排嘉宾及现场观众的座位安排，荧光棒口哨等晚会物品的发放。
（7）后勤组（组长：李XX 副组长：陈XX）青协协作
a、负责采购晚会所需后勤物品，并整理好发票。
b、配合其他部门工作。
（8）安全保卫组（组长：谢XX 副组长：施XX），体育部协作
a、晚会前桌椅的摆放及观众的进场、出场的秩序维持，演出期间的突发事件的处理。
b、晚会期间，负责会场划分、纪律维持、会场安全保障以及处理紧急情况。c、做好紧急情况的安全预案，包括紧急情况下的疏散撤离等。
三、各阶段任务及工作分配
A、晚会前三个阶段：
（1）晚会策划及准备期（至10月23日）：
本阶段主要完成节目收集、主持人确定及确定赞助商
①节目收集：由节目组负责。采取各个部门提供节目和从学院收集节目两个渠道。确定主持人。
②赞助商确定：由外联组负责。联系商家，并配合商家作好宣传工作
（2）晚会协调及进展期（10月24日－10月31日）：
本阶段主要完成节目筛选及排练、中期宣传、舞台灯光音响确定、物品购买。①节目筛选及排练：由节目组负责，统筹人员监督，地点暂定。选取优秀节目，并进行排练。
②中期宣传：由宣传报道组负责。
③舞台灯光音响确定。请结合节目组舞台要求。
④物品购买确定：由后勤组负责。物品需要情况征求各部。
（3）晚会倒计时期（11月1日－11月15日）
本阶段主要完成晚会全过程确定（包括节目单确定）、第一次彩排、末期宣传、邀请函制作及分发、领导邀请、场地确定确定。
①晚会全过程确定及彩排：由节目组负责。节目单确定交由各部门，加紧排练节目。并进行第一次彩排，时间、地点待定。
②领导邀请、场地确定
③费用收集：由统筹人员负责。务必收正规发票，若此期无法收齐务必于晚会开始前收齐。
B、11月16日晚会当日流程：
1早上 准备场地布置（包括会场服务器具、音箱设备调试工作、服装道具准备工作、搬运桌椅及电脑）相关人员到位（包括维持秩序人员、舞台道具服务人员、照相人员、主持人、演员等）下午6点组织观众到场7点正式演出组织观众离场会后有关人员合影留念及晚会善后工作
C、晚会后期工作：（1）费用处理（2）后期宣传
为了更好的使本次晚会顺利进行，采取项目责任负责制的方式来展开此次活动，对该项目涉及到的活动进行负责和管理，专项到人，责任负责，出现问题和情况由该项负责人负责处理和承担后果。
XXXX大学XX学院XX系策划人：傅XX20XX年XX月XX日
附：
XX1、2、3、学院XX系20XX级迎新暨两周年晚会经费预算4、5、6、7、共计： 8596元
（请务必取得正式发票以便结算活动经费）食品及饮料共；1箱绿茶饮料X36瓶X2.5元=90元，4箱小瓶矿泉水X24X1元=96元，嘉宾点心150元，共336元 晚会幕布500元，3条横幅X100=300，张彩喷宣传海报X30=90共890元 晚会用品：共470元 玻璃绳、透明胶等：50元 口哨：100个X1=100 鲜花：50元 气球：100个X 0.5=50 打气筒：2X10=20元 荧光棒：200根X1元=200元 演出道具及服装：共3000元服装道具租赁：2000元DIY道具及服装：1000元 电费及电缆租用: 900 元 灯光音响投影舞台： 2800元 场地费： 200元
