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某进出口贸易公司与某大型服装生产企业 服装出口的业务洽谈会

策 划 书

专业：工商管理专业 班级：12级专升本 组员：

陈婧:241293903

郑伟伟：241293946 吴洋明：241293933 黄佳冰：241293914 黄琼玲：241293915 目录

一、活动背景„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„..1

二、活动概述„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„..1

三、会议安排任务„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„..1

四、会议的准备工作„„„„„„„„„„„„„„„„„„„...1-6

五、谈判会议室的布置与座次安排„„„„„„„„„„„„„„..7

六、会前主方谈判的接待准备„„„„„„„„„„„„„„„„..7

七、主座谈判迎送工作„„„„„„„„„„„„„„„„„„......7

八、双方利益、优劣势分析及洽谈目的„„„„„„„„„„„......8

九、谈判程序及具体策略„„„„„„„„„„„„„„„„„...8-9

十、谈判流程„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„.9

十一、会议服务工作程序及注意事项„„„„„„„„„„„„.9-10

十二、谈判过程中的礼仪„„„„„„„„„„„„„„„„„„10 某进出口贸易公司与某大型服装生产企业 服装出口的业务洽谈会

一、活动背景：在某贸易公司业务需求不断扩大的情况下，某进出口贸易公司（主方）与某大型服装生产企业（客方）在主方贸易公司进行有关服装出口的业务洽谈。

二、活动概述：

1、活动名称：某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会

2、活动时间：2013年5月18日（会谈）-2013年5月19日（游乐宴请）

3、活动地点：主方贸易公司的会议室

4、主办单位：某进出口贸易公司

5、活动目的：通过会谈创造双方的利益

三、会议安排任务：

公司会议的工作、座次、谈判、出席谈判的仪表仪态礼仪安排

四、会议的准备工作 确定会议主题与议题

寻找合作机会、寻找共同商机、促进双方发展、创造双赢的机会 明确会议组织机构

某进出口贸易公司与某大型服装生产企业 确定会议名称：

“某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会” 明确会议所需设备和工具 室内设施设备

(1)接通计算机与屏幕的数据传输线。(2)调整投影设备，亮度、大小适当。(3)调试话筒效果。

(4)安排摄影、摄像位置。

(5)调节空调调温器，冬季室内温度控制在18 度左右，夏季室内温度控制在22度左右，并在会前40分钟左右喷洒适量清淡空气清新剂，保持室内空气清新。会议用品准备

1)茶杯：须经过消毒，消毒时间不少于20 分钟；茶杯、杯盖无黄斑、无缺口；茶杯无水迹且光亮

2)玻璃杯：不得有破损和缺口，杯子清洁、光亮、透明，无指印，列放在杯垫上 3)矿泉水：矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，并在保质期内

4)小毛巾：无斑点和异味，须经过消毒，消毒时间在20分钟左右，重要会议一律用新的小毛巾，冬季毛巾必须保暖

5)小竹篓：不得有破损,每次使用结束后，热水浸泡，晒干后保存，以再次使用 6)签到台：台布无污迹，无破损 7)鲜花：新鲜，无枯枝、败叶

8)热水瓶：表面清洁光亮，无水迹，水温控制在90度以上 9)挂衣架：清洁完好，无损坏，无缺少

10)文具：笔、油墨饱满，书写通畅；纸本干净整洁 确定会议规模与规格 此次会议为中小型会议。确定会议时间与会期

于2013年5月18日上午9点至下午5点（可提前一天报到，报到时间段为早上八点至下午五点）

确定与会者名单

主方派8名谈判人员：

主谈：总经理xxx 翻译人员xxx 辅谈：总经理助理xxx 销售总监xxx 法律顾问xxx 其他：财务人员xxx 代理人xxx 技术顾问xxx 另外，客方也是派职称相同的8名成员参加谈判： 主谈：总经理xxx 商务人员xxx 辅谈：总经理助理xxx 销售总监xxx 法律顾问xxx 其他：财务人员xxx

技术顾问xxx 生产代表xxx 当主客双方谈判人员由16个人的会议增加人数时，其复杂程度将成倍增加。所以在本次会议洽谈中，尽量控制人员的适度，且我方更应做事先应急准备。选择会议地点

某进出口贸易公司（主方）的会议室 准备会议文件材料

主要有议程表和日程表两大类、洽谈座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等 制作会议证件

证件主要有代表证、出席证、来宾证、旁听证、工作证、出入证等，职称较为重要的证件还可贴上本人照片，加盖印章。如下： 某进出口贸易公司与某大型服装生产企业 服装出口的业务洽谈会 X X 证

姓名xxx•职称xxxxx 证件号码：xxxxxxxx 主办方公司：某进出口贸易公司 2013年5月18日

布置会议室

1、洽谈室内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉

2、洽谈室的布置：座次职务最高的居其座位正中，然后客方正对主方的先左后右，由前至后的顺序依次排列；主方的座位安排则正对客方的先右后左排序

会场检查

进行会场设备及现场的安排进行安全事项检查。安排食住行

主办单位提供服务项目：

1)往返机票总额的50%（根据公司的规模决定）2)住宿(2夜,包含早中餐)3）提供单独会客室 4)提供洽谈会当天翻译 制定会议经费预算方案 预算细节单：

1、交通费用交通费用：

租用旅行车辆2辆/400元，租用2天总计800元。

2、会议室/厅费用：

铁观音茶叶8袋/400元、饮用水6桶/48元，总计448元。

3、入住酒店费用：

豪华套间2间/680元，普通单人标间2间/180元，普通双人标间2间/120元，入住2天费用总计1960元。

4、餐饮费用(囊括会议的早中餐饮费用及宴请和其他)： 早餐：15元/人，人员16人，总计240元 午餐：25元/人，人员16人，总计400元

水果茶点：苹果5.8元/500g，梨4元/500g，香蕉4元/500g，提子10元/500g，糕点18//盒，水果各买10斤和糕点10盒，总计418元 总计1058元

宴请餐饮：估算2000-3000元不等

5、会议资料：复印本及笔记本和笔还有其他等总计80元

6、宴请会演员及节目：一晚800元

7、其他杂费：预估在200内 总计大约花费8346-9000元之间

另外可根据客房的谈判风格和风俗习惯及基本惯例来制定洽谈策略，以避免不 必要的麻烦：

1、若对方的等级观念强，我方可详细做主次到位，尊重他们的尊卑秩序

2、若对方的谈判风格婉转圆滑，即我方必须做到资料备全，以到时随机应变

3、若对方言语较为直白，固执坚毅，那我方也可以采用直来直往的方式应对

4、若对方重视人际的发展关系，即我方可以采用价格略低长远发展关系应对 会议日程和议程

日期

时间

议程安排

参会人员及负责人

备注月 18 日

9:00-10:00

会前接待、签到及引导工作

接待组及秘书组和保卫科

名单盘点及现场引导工作

10:00-12:00

双方主要人员发言

所有代表人员

相关资料备齐

12:00-14:00

进餐及休息时间

接待组

食宿安排

14:00-17:00

产品讨论及会议洽谈（结束后进餐）

所有人员

产品及相关设备月 19 日

9:00-11:30

接与会人员进行景点参观和游玩等

接待组及会议相关人员

相关事项安排及注意安全

11:30-13:30 进餐时间

接待组

食宿安排

13:30-14:30

休息时间（与会人员自行安排）

接待组及会议相关人员

景点游玩后的人员清点及安全事项

18:00-21:00

进行晚餐宴会时间

所有人员

宴会场所和菜式座位安排及结束后会场记录

制发会议通知

某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会 主办：某进出口贸易公司

您好！首先祝贵公司前程似锦！

为适应市场变化、进一步促我司与贵公司双方的经贸交流、拓宽沟通渠道，增进各行业企业间在产品、技术、市场等方面的合作，由某进出口贸易公司主办的服装出口贸易洽谈会将于2013年5月18日在某进出口贸易公司的会议室举行、洽谈，并诚邀贵公司参观我司。通过贵公司介绍优秀的产品、与贵公司的深入交流，寻找相互感兴趣的产品或业务合作伙伴，共同拓展市场，实现双赢。

洽谈会的具体内容如下

-会议名：某进出口贸易公司与某大型服装生产企业服装出口的业务洽谈会时间：09:00~17:00主办：某进出口贸易公司（主方）的会议室商谈项目：服装出口的业务洽谈-主办单位提供服务项目 :

1)往返机票总额的50%（根据公司的规模决定）

2)住宿(2夜,包含早中餐)

3）提供单独会客室

4)提供洽谈会当天翻译

望有贵公司于5月1日前填写企业回执表回传至我司。

联系人：xxx 传真：xx-xxx-xxxxxxxx 电话：xxx-xxxxxxx,手机：xxxxxxxxxxx 某进出口贸易司

2013年4月17日

五、谈判会议室的布置与座次安排 ①洽谈室的选择与布置

•此次为中小型规模会议，所以只要安排在会议室即可。另外安排2-3个房间，一间作为主要会议室外，另一间作为双方进行内部协商的密谈室，再配一个休息室。会议室的布置：

1、布置绿色植物（美化养神）

2、张贴业绩表（起到宣传作用，给客方塑造企业良好的团队氛围形象）

3、布置舒适的谈判会议（如：适宜的光线和温度、宁静的环境、还有会议召开时可拉上窗帘以集中精力在会议主题，从而提高洽谈的成功率）②谈判桌摆放及座次安排 •长方形

由于会议室的格局，决定将会议桌横放，则正面对门为上座，应属于客方，背面对门为下座，属于主方（靠近门口侧）

双方主谈人首席代表，各在己方一边的中间就坐，其余人员则遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐

六、会前主方谈判的接待准备

•主座谈判，作为东道主一方出面安排各项洽谈事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随客便，主应客求，方的理解、信赖和尊重

1、成立接待小组

•成员由后勤保障(食宿方面、交通、通讯）负责人员组成2、拟订接待方案

•安排其他接待人员在公司接待与会人员，接待组组长负责签到，引导进入会场安排茶水接待客人

•安排前台人员到前厅等候处理，帮助解决突发情况

•保卫人员及其他人员到现场勘查，以保证与会人员人身安全和财产安全 •秘书组合保卫组联手安排会议相关必备用品

七、主座谈判迎送工作 •我方作为东道主（主座），客方此次出席的有：总经理、销售总监、总经理助理、商务人员、财务人员、法律顾问、翻译人员、技术顾问8位代表 •客方抵离的航班时间为8:30分，我方所有迎送人员都应主动先于客方到达前1个小时指定地点迎候

•客房此次来的人数不多，我方迎接人员要按身份职位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问候寒暄

•若我方主要领导陪同乘车，需请客方主要领导坐在其右侧。最好让客人从右侧门上车，我方领导从左侧门上车，避免从客人座前穿过

八、双方利益、优劣势分析及洽谈目的 优劣势分析

我方利益：

1、获得更高的利润

2、建立长远的合作关系

对方利益：

1、制作质量上乘、性能良好、价格适中的品牌服装

2、建立长远的合作关系

我方优势：

1、资金流动自由、信誉良好

2、购货渠道较广

我方劣势：

1、销售量业务剧增，存货不足

2、合作对象较多同时也较分散

对方优势：

1、生产的服装质量相对好，较市面上其他同类产品更具竞争力

2、订单多，合作对象多 对方劣势：

1、有大量的竞争对手

2、生产线较为繁忙 洽谈目的：

1、达到合作目的，争取签下我们预期合作条件下的合同

2、保证价格优势

3、由我方负责产品的运输和保险

九、谈判程序及具体策略

1、开局：

方案一：感情交流式开局策略：通过谈及双方合作情况形成感情上的 共鸣，把对方引入较融洽的谈判气氛中

方案二：采取进攻式开局策略：营造低调谈判气氛

借题发挥的策略：认真听取对方陈述，抓住对方问题点，进行攻击、突破

2、中期谈判阶段：

1）红脸白脸策略：由两名洽谈成员其中一名充当红脸，一名充当白脸辅助协议的谈成，适时将洽谈话题从价格转移到产品质量上来

2）层层推进，步步为营的策略：有技巧地提出我方预期利益，先易后难，步步为营地争取利益

3）把握让步原则：明确我方核心利益所在，实行以退为进策略，退一步进两步，做到迂回补偿，充分利用手中筹码，适当时可以答应部分要求来换取其它更大利益

4）突出优势：以以往案例作为资料，让对方了解到我们的优势。强调与我方协议成功给对方带来的利益，同时软硬兼施，暗示对方若与我方协议失败将会有巨大损失

5）打破僵局：合理利用暂停，首先冷静分析僵局原因，再可运用把握肯定对方行式，否定方实质的方法解除僵局，适时用声东击西策略，打破僵局

3、休局阶段：

如有必要，根据实际情况对原有方案进行调整

4、最后谈判阶段：

1）把握底线：适时运用折中调和策略，把握严格把握最后让步的幅 度，在适宜的时机提出最终报价，使用最后通牒策略

2）埋下契机：在谈判中形成一体化洽谈，以期建立长期合作关系

3）达成协议：明确最终洽谈结果，出示会议记录和合同范本，请对方确认，并确定签订合同的具体时间和地点 制定应急预案

双方进行商务洽谈，总会出现特殊情形。为了使洽谈顺利进行，有必要制定应急预案。例如： 对方提出新的异议 应对方案：

1、保留意见，再待商议

2、就着和好往来，适当让步

十、谈判流程（1）双方进场

（2）介绍本次会议安排与与会人员（3）正式进入谈判：

•主要介绍本次主要谈的服装类型，批量等情况 •递交并讨论此次出口协议

•双方协商服装的交货时间、地点方式等

•协商定金支付的时间、方式，及有违约情况下的赔偿办法和法律责任（4）达成协议（5）签订协议

（6）握手祝贺谈判成功，拍照留念。（7）设宴招待，谈判圆满达成十一、会议服务工作程序及注意事项 会议迎宾服务

1、会议开始前1小时，迎宾员应在会议室门口立岗迎候参加会议的客人到达。来宾到达时应引领到签到处签到

2、签到时，服务人员应主动微笑问候，询问来宾工作单位,并示意来宾在签到簿适当位置签到，然后引领至会场或休息室

3、迎接来宾入座时，要面带微笑，用语礼貌，举止大方，手、语并用

4、提供茶水服务的顺序是先主宾后主人，然后按顺时针方向提供服务

5、添加茶水时，倒至七分满，并注意客人的动态，以免发生碰撞。服务过程中，须忙而不乱，快而稳地将茶水送到客人面前。摆放茶杯时，声音要轻，茶杯须放在宾客的右手位置，同时杯柄朝后45度，并说：“请用茶”。用矿泉水，必须先开瓶盖，再掀杯盖，倒入矿泉水时，矿泉水瓶不得与杯口接触，倒至八分满即可 会场服务

1、会议开始后，在会议室门口挂上“请勿打扰”牌子

2、会议开始后，服务员应站立在会场周围，观察所负责区域宾客是否需要服务

3、服务员不得随意出入会议室，确有紧急事项，服务员可用纸条传递信息

4、送茶水时，应对客人说：“请用茶”。每隔20分钟加茶水（给有需要的客人）

5、会议结束，服务员要立即开启会议室大门，并在门口立岗送客，面带微笑道别

6、将衣帽架上的衣、帽送还来宾，注意不可出错。检查会议室是否有来宾遗忘的物品，如有发现应立即交还来宾或交领班处理 会议结束

1、检查会议室内是否有电器设备损坏，发现损坏及时通知设备部进行修复

2、清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品，并送到储水间进行清洗

3、摆放桌椅，恢复原样，进行保洁清扫

4、关闭所有的照明灯具，空调调节器可微略下降，以备下次会议使用

5、关闭会议室

会场服务的注意事项

1、绝不能因为服务站立时间过长，而倚靠会场墙壁或柱子

2、在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人或正在发言的客人

3、会场服务过程，语言、动作要轻，避免影响发言者

4、遵守会场规定，不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应保密

十二、谈判过程中的礼仪

会前，我方准时迎候，工作人员需先于客方到达谈判地点，当客方人员到达时，我方人员在大楼门口迎候，亦可指定专人在大楼门口接引客人，我方人员只在谈判室门口迎候

双方由主谈人介绍各自成员，互相握手、问候、致意。然后由客方先行进入谈判室或宾主双方同时进入谈判室，主方人员待客方人员落座后再坐下 •在正式开始前，双方作简短致辞，后再入座

•洽谈正式开始，这时非谈判人员应全部离开谈判室；在谈判进行中，双方要关闭所有的通讯工具或调到静音，人员也不要随便进出

•洽谈中，服务人员要时刻观察那些经常喝水的客人，目测茶水剩1/5时，就应及时倒水 •会议结束后，我方人员要将客方人员送至电梯口或送到大楼门口上车，握手告别，目送客人汽车开动后再离开