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企业档案工作对企业文化和企业权益维护作用浅析
殷儒林 档案bg101 企业档案指的是企业在各项经营、生产活动中形成的对社会、国家及本企业具有保存价值的文字、图标以及声像等形式不同的历史记录，如今，企业档案工作已成为企业日常管理的重要组成部分。企业的文书资料、基建图纸、财务报表、人事档案、信用凭证等等，都要求要比较完整和真实地保存下来，要为日后的工作需要和解决实际问题提供历史的证明。档案管理成为企业生产、经营等各项工作规范性管理的基础与前提。作为企业管理工作者，必须充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有基础性作用和保护企业知识产权的重要性。
一、企业档案工作对企业文化的作用
现代企业产品的文化内涵和文化附加值正在成为经济增长的手段和追求的目标经济竞争正在悄悄演变为更隐蔽的文化建设的竞争。因此企业文化建设是企业的最基本的建设是企业发展的一项重要战略措施。企业档案是企业改革与发展等各项活动中形成的以各种载体真实记录的具有保存价值的文字、图表、声像等资料是企业生产、经营和管理的重要财富它不仅仅是企业技术储备的一种形式而且也是企业文化储备的一种形式企业档案工作应当、也完全能够在企业文化建设中发挥出重要作用。而同样作为企业基础管理不可缺少的子系统企业只有进一步强化和发展企业档案管理才能适应企业管理现代化和企业文化建设的新要求。
（一）企业档案与企业文化的关系
企业文化是指企业在长期的科研、生产、管理、文明建设等方面形成的能为全体职工普遍接受和共同遵循的理想信念、价值观念和行为规则。企业文化的内容主要包括企业的价值观和道德观企业精神企业形象。企业的价值观和道德观是企业文化的基石是企业追求的方向和目标企业精神是企业文化的本质特征和核心组成是企业的发展之魂企业形象是企业文化的综合反映和外在表现是企业的无形资产。企业档案工作是企业管理工作的重要组成部分它是企业在生产、科研、经营等各项活动中形成的积累的全部档案的总和是企业发展全过程的真实的原始记录是企业文化的积淀。企业档案管理就是对企业形成的各个门类、各种载体的档案进行综合管理即收集、整理、保管和开发利用。二者对于企业的生存与发展的后盾和保障方面具有基本相同的作用企业档案以其具体的物质形态而存在企业文化则以其外在的精神而昭示二者之间有着一种内在的必然联系。企业档案是企业文化建设的保障企业档案收集了企业从成立到发展到如今的所有资料包括各种技术和科研以及重要的人事变动等企业档案为企业文化建设提供这些历史文献资料作为参考各种文献资料的展出替企业做出了强势的宣传和教育作用对树立企业的价值形象和体现企业的内在本质起着至关重要的作用。对企业文化建设的进程起着强力的推动作用。但同时企业文化建设也为企业档案工作的发展指引了方向企业档案工作者应尽力完善企业档案的收集肩负着推动企业文化建设的担子努力走档案的完善与安全以及信息的开发。
（二）企业档案对企业文化建设的作用
1.档案能提材料供领导决策参考为培育企业文化做出服务
企业文化由企业的领导倡导尔后成为全体员工的共同信念。企业文化要充满个性富有特色。企业领导必须深入了解企业所处的内外环境、生产经营情况、现存的制度、管理方式和员工的思想状况等等并进行深入细致地研究档案是企业各种活动的历史记录这些情况在档案中都有记载。当企业领导培育企业文化时档案工作者可以提供相关档案也可以提出档案部门对培育企业文化的建议供领导和有关部门参考。
2.利用企业档案能使企业文化的塑造更具有针对性
目前企业档案管理已渗透到企业管理的各个方面成为企业管理中一项不可忽 视的工作企业文化建设需要企业档案作为参考的依据同时企业文化也需要企业档案去传播。利用好企业档案可以立足于本企业的具体特点选择适合自身发展的企业文化模式。企业档案就是这个企业 “历史”的真实记录它记录着企业的发展历程各项工作活动的具体情况利用好企业档案参考企业的历史企业才能立足于本企业的特点、目标、环境、宗旨和优势更好地选择适合自身发展的企业文化模式否则很难得到广大职工和社会公众的认同。
3.企业档案在企业文化建设中起着教育作用能调动企业内部潜在的工作氛围。档案具有文化教育的价值企业档案亦是如此。企业文化的核心是人。企业文化、企业精神、企业形象的诸方面都是由人来体现的。建设企业文化最重要的就是以人为本。企业采取各种措施教育职工调动职工的积极性和创造性。而企业档案在教育职工中具有独特的作用。如实地记录了企业创办初期的艰辛、巅峰时期的辉煌、困难时期的坚持以及由于决策错误而造成的巨大后果等的档案对于现任的领导者和职工会是一本最好的教材。
案例：比亚迪集团文档中心于2008年开展档案编研工作，完成了《汽车产业群发展历程》、《比亚迪汽车03年―08年大事记》、《比亚迪汽车五周年纪念册》等编研课题。虽然编研工作的开展时间并不算长，而且至今仍然在不断探索最好的工作方式，但是，从编研成果来看，比亚迪的档案工作者已经具备了某种独特的意识，将企业文化的一些理念运用到工作中，使得编研工作呈现出了非常明显的创新性。以最新成果《比亚迪汽车年鉴》（2009年版）为例，对比其他企业的优秀年鉴，该年鉴有以下显著特点：
一、在语言风格上，打破常规资料工具书的冷漠生硬，结合了新闻报道和总结报告类文体的特点，在关键信息处不吝笔墨、突出重点，对关键性细节——如重要领导讲话等——尽量全部收录，字里行间透露出企业发展的日新月异，员工对企业充满信心的自豪；
二、在表现形式上，打破通常年鉴几乎全是文字而缺少图表照片的惯例，图文并茂、生动活泼，使年鉴如同一幅企业发展的壮丽画卷、一首豪迈奔放的史诗，大大增强了可读性，直观地体现出企业发展的勃勃生机；
三、在编研方式上，充分利用信息化手段，尽量在电子文献的基础上进行，大大提高了编研工作的效率，后期形成电子档和纸质文档两种形式，方便保存查阅；
四、在传播方式上，不仅采用印刷品的形式，同时也在公司内部网络专门的档案信息平台上发布，供全体员工随时上网查阅。
二、企业档案工作对企业权益维护的作用
档案工作对企业权益的维护不可忽视 一档案工作对保护知识产权维护合法权益起着主导作用。企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等是企业知识创新的成果是企业重要的无形资产和核心知识资本。企业档案真实记录了企业进行知识创新的过程、内容、结果是企业拥有某一知识产权的法律凭证当发生知识产权纠纷时档案能起到至关重要的作用是企业保护知识产权的有力武器。企业在经济运作之中难免要发生各种纠纷且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多。企业要想减少经济运作中的麻烦与损失胜券在握就得在日常经营管理中谨慎、细致地保存好较为翔实完整的企业档案做证据供起诉、应诉之用这样才能在经济纠纷中立于不败之地。
我国加入世界贸易组织后，越来越多的民企处于应对反倾销、反补贴等贸易争端的第一线，维护企业的合法权益，提高企业自身素质，必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其它材料不可取代的。因此，民企档案部门应该认真做好知识产权档案的收集、管理和服务工作，紧紧围绕自主创新的需要，主动服务、跟踪服务、超前服务，进一步增强档案利用效果，让众多的档案信息成为具有知识产权的企业核心竞争知识。从档案管理角度来看，这是新的课题，需要很好的研究和规范。各级档案部门加强对民营企业专利、品牌等涉及知识产权档案的建档指导，使档案工作在保护企业产品产权中发挥重要作用，成为企业竞争 “基石”。
案例：
（一）2003 年 8 月，日本丰田起诉吉利汽车公司侵犯其知识产权，当时被业界称为 “我国汽车知识产权第一案”。最终吉利集团依靠完整的专利档案，维护了自己的合法权益。
（二）2005年3月在煤炭行业部分产权向全产权过渡中，因企业职工在购买房屋部分产权时，交款凭证丢失，手续不全无法办理，职工心情急躁；会计档案员及时向单位领导汇报，配合房改部门，提供利用88年至96年的会计凭证300卷，提供利用人次200多人次。及时解决了职工在产权过渡中手续不全的问题，是全处产权过渡工作顺利进行，取得了良好的社会效果。
要做好企业的档案工作，首先必须做到一下几点： 1.充分认识新时期档案工作的重要性 2.健全制度规范管理 3.加强学习提升能力 4.加快档案管理现代化进程 总之，企业档案工作是新时期企业发展不可忽视的重要方向，档案信息是企业经济效益的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新时期发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须重视企业档案工作的发展。
参考文献: [1]袁绪惠王春燕.企业档案与企业文化建设J.机电兵船档案201005 [2]王永鑫李贞.浅谈企业档案与企业文化J.经营管理者200908 [3]曹妍欣、李荣《档案工作对企业的影响》。
