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材料(设备)采购管理制度
一、总 则
（一）为加强公司材料（设备）采购工作，在保证公司工程项目正常施工的前提下，提高材料（设备）供应质量、降低工程成本，特制订本制度。
（二）公司按工程项目成立材料（设备）采购领导小组，负责对采购材料的供应商、材料质量、采购价格、供应使用情况进行监督管理工作，日常工作由材料科具体实施。
（三）使用量较大或价值较高的材料（设备），进行公开招标。
二、材料采购
（一）所有工程用设备、材料由工程部在使用前一个月根据设计要求、施工图及施工预算书编制材料（设备）需求计划交材料科。
（二）材料科根据工程部提供的材料、设备需求计划，进行市场调查，编制采购计划，由采购领导小组审定，报总经理批准后采购。采购流程为：需求计划---搜集信息---询价---比价----评估----要样（封样）----请购----订购---验收
（三）材料采购应采取优质优价的原则，每一种材料的价格至少需有三家供应商提供，并将调研情况编入材料询价及市场调研汇总台帐,为材料竞价及供货商的选择提供参考依据。同等质量比价格，同等价格比信誉，尽量采购环保、节能产品，采购过程中，要遵循公司主管领导和工程技术部门的指导和要求，选择合适的质量等级范围内的供应单位进行价格、付款条件、服务内容上的比对，择优选择合格的合作单位。
(四)使用量较大或价值较高的材料（设备），进行公开招标，组成由总经理、工程部、材料科参加的评标小组进行评标，材料科将评标小组意见书面呈报并经总经理同意后，进入议标和合同谈判直至签订合同。
（五）零星材料、设备的直接采购必须有两人以上参加。
（六）对技术要求较高的材料、设备，进行市场考察须有项目主管经理、工程技术部门参加，对其中的技术内容须有工程技术部门及项目 主管经理的确认。
（七）材料、设备采购尽可能在知名品牌或信息库中选择，保证产品质量。
三、合同管理
（一）材料科与供应商共同负责合同文本的编制工作，合同文本除符合国家《合同法》的相关条款外，应特别注意对于质量、合同履行程序、售后服务等方面的要求，材料科代表公司同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。
（二）采购材料、设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。
（三）采购责任人负责所购材料设备的招投标管理，按投标结果，与供货单位签订采购合同并报请审批。
四、材料设备的验收
（一）、材料（设备）在合同签订之前，材料科必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同要求。
（二）、检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。
（三）、验收项目
（1）材料（设备）的品牌是否符合合同要求。
（2）材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。
（3）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。
（4）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。
（5）材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。
（6）材料（设备）的产品保护措施是否到位。
（7）材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则材料科书面通知供货厂商并按采购合同规定处理。
（8）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，材料科须会同质检部门委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
（9）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。
（10）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。
五、材料出入库管理制度
（一）、材料到货、验收、入库管理流程：
（1）材料到货后，材料科和仓库保管员依据到达货物清单共同清点材料种类，拆包，分包点验，按材料的品种、规格、型号核对实际到货数量，检查外包装质量是否破损。
（2）材料验收后，材料科采购员立即填写《材料入库登记台帐》，要求做到字迹清楚,数据准确，内容完整。填写内容为到货日期、供应商全称、品名、规格、单位、数量。如有外包装破损或有明眼看出的质量问题及数量不符等情况要单独注明。需检验的材料存放于仓库待检区等待材料采购人员、工程部技术人员检验。
（3）不需检验的材料,由采购员和仓库保管员共同清点数量后,当时办理入库手续,填写《材料入库单》，入库单应注明：入库时间、供应商名称、发票号码，产品名称、规格、型号、编码、单位，数量、单价、金额等项目，入库单编号必须按顺序填制，入库单经采购员、保管员签字确认后生效，入库单不得涂改；入库单内容必须同实物验收情况和采购发票信息一致。
（4）入库单一式四联，即仓库保管员一联、财务部一联、材料科留存备查一联，供货单位一联。
（5）工程部对需检验的材料进行检验，并出具产品检验单，对不合格的材料，出具不合格检验报告，经主管经理签字确认后反馈给采购员，返回厂家调换；
（6）采购人员接到工程部检验通知单后，对于合格产品给仓库保管员办理正式入库手续，仓库保管员根据采购发票、检验通知单和实物验收情况如实完整填写入库单；
（7）仓库保管员根据材料不同性质调剂货物存放场地，做好接货准备。货物入库后，合理存放，精心管理，妥善保管，达到库容整齐，账、物、卡一致；库房物品要标识清楚，严禁无标识物品入库。物品出库要按照先进先出的原则。库房物品要来历分明，禁止来历不明的物品入库。
（二）、材料出库管理流程：
（1）各材料使用单位根据施工计划，填制领料单，领料单应注明领料部门、日期、材料编号、品名规格、单位、数量、金额，并经部门负责人审核签字及领料人签字后到仓库领料。
（2）仓库保管员审核领料单，符合手续后在发料人处签字出货。（3）领料单一式四联，领料部门留存一联，仓库保管员一联，材料科一联备查，财务部会计一联。
（4）仓库保管员每日将材料领料单报送材料科，材料科根据领料单做材料出入库发放清单，并与各部门及仓库核对无误后，将领料单及发放清单上报财务部，材料主管会计根据材料科上报的领料单进行财务处理。
（5）以上单据在当月发现差错时，所有联次收回，标注作废字样留存，如果已报账发现差错确需更改的，仓库保管员填写红色单据冲销（必须标注原凭证时间、单号等信息），并同时填写蓝色正确单据报账。
六、材料科工作内容
（一）采购管理制度的执行和实施。
（二）配合建立公司采购信息库。
（三）根据工程进度材料（设备）的使用需求，制定采购计划。
（四）在材料（设备）采购招标负责人的指导下完成项目权限范围内的采购招标文件的拟定。
（五）负责材料的现场验收。
（六）负责材料（设备）的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认。
（七）协助工程部进行材料（设备）询价工作。
七、材料采购工作准则
（一）采购方式主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。
（二）材料科根据《材料（设备）采购管理制度》的要求，必须提前做好采购计划。
（三）材料科制定的采购计划无论金额大小，须报总经理批复后采购。
（四）选择供应商时，应在公司信息库或知名品牌中提取，但区域性较强的材料（设备）除外。
（五）采购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。
（六）采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，并做好记录，以报告形式上报采购领导小组。报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较。
（七）报告得到批复后，依照领导批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。
（八）采购人员必须坚持没有提供书面采购计划且未经批准的不购；材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；无材质证明和产品合格证的不购；凡考评不合格的产品不购；现场、仓库能够代用的材料不购。
八、材料采购招标的原则
(一)在材料（设备）招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。
（二）在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。
（三）在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正的对待。
（四）招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。
九、罚则
采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：(一)采购人员私自接收或向供应商索取财、物的。
（二）采购人员接收财、物后未主动上缴公司的。
（三）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：
（1）泄露其它供应商对同类产品的报价；（2）招投标中泄露其它参与的供应商名称；（3）泄露标底的；
（4）泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。（5）故意规避本制度或未按本制度规定执行的。
（6）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。
（7）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；（8）其它有损于公司形象或不利于公司行为的。
滕州市房地产综合开发公司
2013年8月25日
