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办公用品管理制度
北京领头羊服饰有限公司（2013年3月10日）
一、总则
为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序，使之管理有序，责任明确，节俭节约，避免浪费，特制订本制度。
二、办公用品的分类
1.办公物品
办公物品属于公司日常办公用品，可分为消耗品和管制品两种：
1)消耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、曲别针、订书针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、笔芯、长尾夹、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本等。
2)管制品：剪刀、钉书机、计算器、文件夹、裁纸刀、印泥、笔筒、胶带台等
2.办公设备
办公设备属于公司固定资产，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、文件柜、空调、投影仪、电话、办公桌椅等。
三、办公用品的采购
1.办公用品的采购本着物美价廉、质量可靠、经济适用的原则。
2.行政人事部办公室文员负责日常办公物品的采购工作；行政人事主管对办公物品的质量和数量进行确认。
3.行政人事部所购置的办公用品数量应控制在1个月的使用量，以提高资金周转率，防止积压。
4.保障日常库存量，行政人事部办公室文员应当于每月月初的1号至5号统计公司办公用品采购计划，并填写《办公用品采购申请单》，经行政人事主管签字后，报总经理批准，方可实施采购。
5.行政人事部办公室文员应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
6.对于办公设备的采购，无需按月统计采购计划，各部门根据实际需求提出申请，并填写《固定资产购置申请表》，分别报行政人事部、财务部审核，并经总经理审批后，方可实施采购
四、办公用品的入库
1.购买办公用品应索取正式发票，行政人事部办公文员对采购的办公用品进行查验同时办理入库手续。
2.行政人事部应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。
3.办公用品在未办理正式入库手续前不允许出库，入库的办公用品应按种类整齐码放，以便发放和清点。
4.每月的最后一个工作日办公室文员进行办公用品库存盘查，同时出具公司每月办公用品费用明细表，报行政人事主管签字确认。
5.对于购置的办公设备，行政人事主管负责进行固定资产登记
五、办公用品的出库
1.办公用品的领用需填写《办公用品领用单》，按领用情况随时进行登记。对可收回的废旧物品实行交旧领新制，如：每领一支新笔，用一支旧笔换取新笔一支；
2.办公室文员对库存办公用品要周点月盘，如发现溢余、短缺、残损、变质等情况必须查明原因，分清责任，同时写出书面报告；
3.行政人事部建立《办公用品管理表格》，由办公室文员负责，在采购、发放、回收、盘点各个环节进行登记，确保实物与登记帐相符，并在每个月月底将该表格发给行政人事主管审核。
六、办公设备的领用和借用
1.员工入职后，根据公司规定及工作需要，领用所需办公设备时，须填写《公司固定资产领用登记表》；
2.员工因工作需要借用公司办公设备时，须向行政人事部申请并填写《设备借用单》，经行政人事主管审核，并经总经理审批后方可借用
七、员工离职时办公用品回收
员工离职，要上交所有发放的除消耗品外的办公用品，行政人事部按《办公用品管理表格》中内容清点后，在《离职交接单》上相应栏签字，然后撤出该员工办公用品领用明细，登记“办公用品库存明细帐”。
八、办公用品的维修及报废
公司对高值管理品的报废实行审批管理。各单位、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。
1.对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。
2.可维修品出现问题的应当提交《办公用品维修申请单》至人事行政部统一进行处理。
3.对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过了人事行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写《办公用品报废申请单》，经人事行政部签字确认后报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请公司副总经理的批准；原购买价值单件超过5000元的，须报请公司总经理的批准。
4.高值报废品在得到报废审批后应当由人事行政部进行回收处理，以求尽可能的开源节流。
5.高值管理品在完成报废程序后，应当从《高值管理品登记表》上核销，核销时应做红笔登记，并附上《办公用品报废申请单》。
九、附则
本制度由公司行政人事部负责监督执行。
