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文件 百科字【2012】03号
湖南百科文化传播有限公司
办公室管理制度
一、总则
1、为了规范办公室管理，明确公司员工权责，使办公室管理更加标准化、制度化、规范化，结合实际情况，制定本制度。
2、本制度适应于公司所有成员并严格遵守各项规定。
3、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可寻、有据可依、保证公司的办公室事务有效开展。
二、作息时间
夏令：上午：8:30—12:00下午：14:00—18:00
冬令：上午: 8:30—12:00下午：13:30—17:30
节假日或特殊情况如有调整另行通知。
三、着装、礼仪、日常事物管理制度
1、着装要求
所有工作人员进入办公室，着装必须整洁规范。工作人员原则上应当着行政装、佩戴工号牌上班。在办公室内男士严禁光膀子；女士不得穿低胸、吊带衫、化浓妆、涂指甲上班。
2、电话要求
电话铃声响过第三遍，必须有人接听，接听电话时首先说：“您好！湖南百科”然后礼貌解答：“请问找谁？”、“好的！请稍等！”、“您看这样好吗？”若对方找的人不在或出差，则说明事由，记下备忘。接电话时勿必记下对方电话号码、传真、姓氏、公司、以便联系。
3、接待要求
对待包括客户、企业关系者、行政单位公差人员等在内的一切来访人员，所有员工应保持和谐态度。微笑是员工起码的表情，不宜让来访人员久等，无论当时是否解决，必须问清事情原委，并作出高效率处理，给来访人员留下良好的印象。
4、注意事项
（1）、在办公室自觉讲普通话,禁止喧哗、打扰、说脏话、粗话，禁止开色情玩笑、讲色情段子。
（2）、不说不做任何不利于公司、有损公司形象的事情。
（3）、爱护办公室各项设施，随时保持办公室干净、整洁，营造一个良好的工作环境。
（4）、不得利用办公室聚会，不得在办公室吐痰；不得在办公区吸烟。
（5）、上班期间、不得用办公室电脑炒股、看电影、听音乐等一切与工作无关的事情。
（6）、办公室空调、电脑、饮水机、插线板等电器设施设备做到定期检查，下班时必须关门、关灯、断电。
四、卫生管理制度
1、办公室日常清洁工作由各部门分区负责，其他员工予以配合。
2、清洁区域包括：办公区域的地板、办公桌、窗户、档案柜及其他纳入在内的区域。
3、办公室管理人员应当不定期对卫生进行检查、维护，保持地面整洁，茶水供应等工作。
4、各部门的工作人员要自觉维护办公室的清洁卫生，做到场净室洁，无杂物垃圾，物品摆放合理、整齐、有序。
5、办公室人员个人办公桌及抽屉卫生由个人负责，要做到桌面整洁、摆放合理有序；办公桌面无尘、电脑显示器和主机上无尘、抽屉文件放置合理、取阅方便。
五、文件管理制度
1、文件管理
（1）、文件的收发、打印、归档整理、借阅、销毁等由办公室负责档案管理人员执行。
（2）、公司上报下发正式文件主要集中在办公室行政人员处。
（3）、公司对内公示文件由办公室行政人员负责起草，再经总经理审核，然后由办公室档案管理人员安排文号，最后加盖公司章打印发行；各部门需要下发的文件或对外发文由各部门负责起草，然后经总经理审核，再到办公室档案管理人员处申请文号，最后加盖公司印章打印发行。所有文件、签发的同时必须留一份在办公室由档案管理人员存档。
（4）、文号打印在文件题头的正下方或题头的右下方；文号格式依次为公司简称（百科字）、年份、第几号文件。例：百科字【2012】01号，代表湖南百科文化传播有限公司2012年度第一份文件。
（5）、凡寄至公司的文件、传真等由办公室行政人员负责签收并做好相应记录。
（6）、机密文件由办公室行政人员负责保管，无总经理亲笔签名的批条，不得经他人之手或被他人翻阅。办公室人员对一般性文件进行分类管理，确保文件的完整性和取阅的方便性。
（7）、各部门因工作需要借阅一般性文件时，必须严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，经总经理批准后方可借阅。
（8）、办公室档案管理人员要对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期归还。
（9）、文件按时间、内容、部门、名称、文号等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等收集完全，存档备案。
（10）、根据存档时间及存档的必要性，有需要对文件进行销毁的须上报总经理签字批准。
2、档案管理
（1）、归档物品，由办公室人员负责收集齐全，包括附件、批文、定稿等。
（2）、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
（3）、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
（4）、各部门借阅相关档案，须由总经理签字，审核通过后方可借阅，借阅人员不得抄录，复制或借出。
（5）、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司客户名单及联系电话、财务数据、财务账册等资料的保管，确保档案安全与完整。
（6）、档案接收、移交，必须严格做好记录。
六、保密管理制度
1、严守公司各项秘密，任何人不得以任何方式对与公司无关的人员直接或变相散布、泄露公司机密或涉及机密。
2、不得向公司其他员工窥探、过问非本人工作职责之内的公司秘密。
3、严格遵守文件（包括合同、传真、邮件、计算机盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理（或总经理授权的其他领导）。严禁带机密文件到与工作无关的场所。
4、如须借用秘密文件、资料、档案、须总经理批准，并按规定办理借领手续。
5、秘密文件、资料不允许私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定，经总经理批准后办理，不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。
6、会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录要集中管理，未经总经理批准不得外借。
7、调职，离职时必须将自己管理的秘密文件或其他东西交公司总经理（或总经理授权的其他领导）。不得随意移交给其他人员。
8、公司员工离开办公室时，必须将资料放入抽屉或文件柜中。
七、印章管理
1、凡有公章、出具公函的部门，要加强公章、公函的管理，指定专人负责保管使用。
2、为个人加盖公章或具出公函必须经过有关部门主管及领导的许可，否则不得私自出具证明。
3建立公章和公函的登记制度，出具任何公函都要有编码记载。
4、凡具有法律效率的材料，必须报总经理批准，并签署意见方可盖章。
八、会议制度
1、办公室行政人员根据需要或根据公司各部门或领导需要收集会议议题，根据选定的会议议题收集会上所需要的资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责会议次序的维护，办公室行政人员负责做好相应的记录工作。
3、办公室行政人员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议纪要或会议决议，打印并根据需要发给参会人员。
4、按照时间排列，将所有会议记录、文字资料、电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得随意外泄。如须查阅必须严格履行查阅手续。
九、办公用品使用制度
1、所有的办公用品和办公设备，经总经理（或总经理授权的其他领导）批准后，由办公室行政人员统一购买、统一入库、统一领用登记。因特殊情况急需领用而未登记者，事后须及时补填。
2、任何人未经允许不得私自挪用办公用品。
3、管理员定期对办公用品进行盘查、核实库存，保证出入库存量。
4、办公室行政人员负责收发入、交接离职人员的办公用品。
5、如果损毁了办公室设备（包括电脑、打印机、办公桌椅等），由损害人负责修理或酌情予以赔偿。
十、附则
1、若办公室客观情况发生变化，或条款与国家法律发生冲突，或根据员工科学、合理的建议，办公室管理人员应当对部分条款提出议案，报经公司，做出修改。
2、本制度自公布之日起执行。
拟定： 湖南百科文化传播有限公司二O一二年八月二十日审批：
