04 企业外贸管理制度由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“外贸企业管理制度”。
即墨市海东铁木制品厂
销售部管理规章制度
企业外贸管理制度
一、组成人员：
★老板----盯目标
望远镜---全面的看待市场和使命，要有前瞻性； ★外贸部经理----追过程 求结果-平面镜---真实的看待自己，时刻检查自己的工作 ★外贸部业务员----强有力地正确执行
显微镜---把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！
共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）
☆ 阿里客户专员：帮助监督过程、协调各部门、引导、激励
☆ ERP客服专员：通过培训，深化了解系统的使用技巧和流程再造。
二、管理制度
1）接受培训----接受阿里巴巴的电子商务培训，将培训内容运用到日常工作中。
2）熟悉产品----了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新；
3）准备实物样本和电子样本：需由生产部配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。4）准备报价单：
A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。
B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同一产品能有多种报价。
5）询盘处理：
A/接收客户询盘：至少每天三次收发邮件(早中晚各一次)B/询盘回复：
a.确保回复每一个查询
b.及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，争取在两小时内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。
c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司 C．询盘整理：每天在收到买家查询后
第一步：接收并分析邮件, 剔除垃圾邮件。（参考客户管理档案）第二步：客户建档，评级并录入买家数据库：
* 新闻公告：定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻
* 定期推荐：隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看； * 新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品
* 国外参展并拜访客户：利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟通；
* 展馆推介：利用买家数据库通知买家摊位号，带上最新样品，追踪表格。按照买家反馈与买家约见面； * 样本推荐：利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候；
* 统计分析：利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。
D客户级别：
E客户分类：
6）客户跟进：按级别、类型进行不同时间段的跟进。
A级：每周2次
B级：每周一次
C级：每半月一次
D级：每月一次
版本：2014-01
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方法：
1)将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入Erp/Excel/Crm客户管理系统中，而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。
2)每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找是否为同事的客户。如果不是就查看是否为建档客户，然后具体分析询盘，他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进。
3)邮件写好后，点击发送前，根据系统显示客户当地时间，来设置邮件定时发送的时间，以保证我们的邮件优先被客户看到。
4)系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户。
5)经常利用客户管理系统来分门别类的发直邮给所有问过产品的买家。6)常发新产品推荐给买家。
7)从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，Trademanager;QQ,skype, msn…。
TEL电话：针对A级客户了解详细的情况； FAX传真：传真查询用传真回复（12小时以内）；
POST：给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。7）客户要求寄样品：
a.电子样本。先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。
b.真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费，快件费倒付方式，样品量大，客户先由T/T方式汇到我司帐号。
8）网页资料更新：
资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。
阿里巴巴的后台操作工具—My Alibaba是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。具体要求如下：
A、首先建立一个产品关键词表，因为所有的操作都须围绕关键词来； B、每天发布一定数量的新产品和新供求信息。
C、发布新产品时按照关键词发布，尽量做到每个产品主推的关键词都不同，以达到全面覆盖关键词，从而全面提升曝光量。
D、橱窗产品每1-2周更新一次，主要考虑更换部分图片，以保持网页新鲜感。
三、作息时间：
上午：08:00－08:30晨会；08:30-11:30工作
中午：11:30－13:30休息
下午：13:30－17:00工作；17:30－18:00 总结会 如果有特殊情况，需提前向公司申请并说明情况.四、学习培训：
1)内部培训会：为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，鼓励交流、学习和互相帮助。
2)阿里专员培训会：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，充分利用、加强和阿里客户专员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；
3)员工分享会：业务员之间定期举办分享会，将经验和技巧与同事分享。
五、员工培养：
1）新员工首先进行公司历史、文化的介绍。2）驻厂学习产品知识1-2个月。3）产品培训：由外贸主管考核 3）每个外贸主管/组长最多可以带2个新人；实习期内新人出单，主管可以拿0.2个点。新人仍然拿1个点。经过实习期间的学习实践，新人会成长起来，脱离主管，独立做外贸。这时再安排新的新人给这个主管带。
版本：2014-01
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五、客户跟进管理方法：
要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件或表格管理，把每个客户每次跟进的情况，在客户管理平台进行管理和记录，以便外贸经理和老板定期查看；也方便自己有效管理客户。一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级和类别管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。
六、工作报告的提交：
要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下：
1．本周工作回顾；
2．本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；
3．工作总结：本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。
公司制定的外贸部管理条例，每位员工应认真学习，坚决执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充，目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。
即墨市海东铁木制品厂
二零一五年一月一日
版本：2014-01
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