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天文爱好者协会管理制度条例
一、社团简介
玉林师范学院物理科学与工程技术学院天文爱好者协会于2010年4月16日创建.自成立以来始终坚持以科普宣传、传承科学文明为宗旨，以普及天文知识、提高人们的天文素质为目标，在玉林市范围内多次举行了天文知识讲座和天文观测等活动。社团在院领导的关怀下，不断健康发展，成为内有重要影响社团。
我协会机构精简，设置合理。实行会长负责制，下设副会长、秘书部、组织部、外联部、广宣部、策划部、科技部七个部门。协会领导班子健全，队伍团结，有较强的凝聚力。
我协会具备明确的章程内部工作机构完整社团制度健全，会员资料详实，社团决策民主化、公开化，日常制度结构化、规范化，活动开展制度化，社团始终做到了年初有计划、年末有总结、活动有记录，档案详实且有条理。本协会的财务有专人负责，社团账目完整，记录清晰，支出合理，有较高的透明度。社团持续开展文化品位高雅、思想格调健康、形式活泼、富有创新的活动，注重打造社团品牌活动。协会在指导老师的带领下，社团工作开展的有条不紊，社团换届及时，社团运行状态良好。
我社团累计有在校会员300多名，遍布物理学院的各个班级。社团自成立以来，本着为同学、为社会服务的思想，踏实开展工作，受到广大师生的一致好评。
社团结构：
会长
副会长
秘书处
广宣传部
组织部
策划部
科技部
二、协会章程建设
协会自成立以来，一直把协会制度建设作为一切工作的基础，在指导老师的大力帮助和支持下，协会制度得以不断修订和完善，经过这一年的努力，协会制度进一步完善，协会制度建设又更上了一个新的台阶，本年度经过我们修订后的协会章程如下：
第一章总则
第一条名称
天文爱好者协会
第二条组织性质
天文爱好者协会是在院党委、团委领导和学院团总支指导下的全院性的学生社团的群众性组织。
第三条社团类型
天文爱好者协会属于学术科技型社团。
第四条社团宗旨
天文爱好者协会以科普宣传、传承科学文明为宗旨，以普及天文知识、提高人们的天文素质为目标。
第二章组织和职权
第五条我协会坚持民主集中制原则，在理学院团总支的指导下，依照校规院纪及本会章程独立开展工作。
第六条天协的组织制度为会干，天协会干为会长（一名）、副会长（二名）。会长为天协最高权力机构，协会一切事务均由会干最终讨论决定。天协的日常工作机构为天协会干。
第七条天协会干由各部部长、副部长及干事组成，设秘书处、新闻部、宣传部、活动组织部、会员服务部、器材部、公关实践部。
第八条会长职责
（一）决定协会重大事务；
（二）审议会干各学期的工作情况；
（三）制定各项规章制度；
（四）有权对不称职或有错误的协会干部进行批评、警告，对情节严重的有权给与免职；
（五）召开协会各会议；
（六）参与各负责人及优秀会员的考核；
（七）选举会干；
（八）负责协会各活动的组织安排。
第九条会干职责
（一）认真听取会长的工作安排；
（二）全面主持本协会的日常工作，执行会长的决议；
（三）负责每学期的各项具体工作，认真做好各项工作的计划和总结；
（四）负责会员的管理和考勤；
（五）负责各负责人及优秀会员的考核；
（六）按时列席会长召开的各种会议。
第十一条会干各部门职责
（一）秘书处职能
1制定天协一学期计划草案，合理安排和协调各部门间的工作；
2负责天协日常活动及其记录；
3负责天协档案整理工作（包括负责人档案和日常工作档案）；
4起草、汇总天协内部及对外各种必要规章制度；
5对天协干部参加各会议、活动等情况进行考勤，并做好详细记录。
（二）广宣部职能
1采集报道社团新闻，展现社团动态；
2向广播台、校报、我校相应网站和校外网站上传我协会新闻稿；
3在夯实社团新闻报道基础的前提下，寻找新的新闻发掘角度和发展思路。4负责院社团的网络技术人员及新闻写作人员等的培训工作。
5负责本协会海报、展板和条幅的设计、制作张贴及维护工作；
6协助协会设计艺术图标和其他标志；
7负责各项活动的宣传单页的制作、印制及发放工作；
8与校内外媒体沟通，扩大本协会在校内外的影响，作好天文知识的科普宣传工作和日常活动的宣传。
（四）策划、组织部职能（策划、组织部不分家）
1策划、组织本协会各项活动；
2申请、联系协会各项工作，活动所需场地和必要器具；
3负责协会会议、报告、讲座及活动时的会场安排和整理工作
4协调协会各部门间的工作，加强相互的沟通。
（五）外联部职能
1加强天协的对外联系，积极创造条件，争取社会上的支持；
2负责与我校其他社团和我市各学校的联系，负责两校区间的沟通；
3努力为协会各项活动筹集经费，并积极争取其他经费来源；
4负责协会校外实践基地的联系及授课工作。
（六）科技部职能
1负责活动时望远镜的运送及使用工作；
2负责培训会员们使用望远镜；
3负责望远镜的安全及保养工作；
4负责活动室的建设及各仪器的安全及使用。
第十三条考勤制度
（一）例会每两周举行一次，与会人员必须准时到会签名。如有特殊情况提前向会长请假，无故缺席三次以上（含三次）者，视为自动离职。
（二）迟到者会后应向会长做出解释，累计迟到三次以上（含三次）者需交书面检讨书一份，由秘书处存档。迟到三次计缺席一次。
第三章经费
第十四条经费来源
（一）学院团委划拨的活动经费；
（二）社会赞助、赞助等
第十五条经费主要支出
（一）打印、复印各必须材料、宣传单；
（二）制作条幅及海报、展板等；
（三）各种竞赛中的获奖人员、优秀会员给予奖励
（四）开展各项活动；
（五）举办各类培训所需的经费；
（六）增添必需设备；
（七）其他必要支出。
第十六条财务管理（秘书部负责）
（一）本社团经费必须用于本章程规定的业务范围内
事业的发展，不得挪作他用，不得在会员中分配；
（二）协会建立严格的财务管理制度，保证财务资料合法，真实，准确，完整；
（三）协会具有专门的财务人员（会长助理），协会所有资金、收款单据统一归财务主管管理，财务人员变动时，必须与接管人员办清交接手续；
（四）协会换届或更换社团负责人之前必须接受财务审计；
（五）协会资产，任何单位、个人不得侵占、私分和挪用；
（六）协会所有物资由会长每月核查一次，并做记录。
七、干部管理制度
1、协会干部应主动协调各部门之间的矛盾和冲突，“内求团结，外求发展”的宗旨，使天协内部团结统一，加强其凝聚力，顺利开展各项工作。
2、社团干部应以协会大局为重，私自行动造成负面影响者，将给予全协会或全校通报批评
处分，情况严重者给予解职处分。
3、各社团干部应严格服从上级的指示和安排，不得私自改变行动计划，同时各负责人应对协会发展提出创造性建议。
4、社团干部应主动健全本协会所在小区的组织机构，准时参加所在校区的各项活动，保质保量地完成自己的本职工作。对不能负责到位的负责人，经秘书处审查，理事会研究决定，将于解职处分，并通告全协会、5、学期末根据工作情况评选出优秀社团干部五名，并予以奖励。
6、及时将本协会干部在各项活动中表现情况交给其所在院系领导，以便对其进行综合考评。
十、社团考勤制度
（1）听从指挥服从安排。
（2）准时参加社团会议，积极参加社团活动。
（3）按时到会、不迟到、不早退、旷会。
（4）有病有事须请假。【有事应提前向会议负责人书面请假，若无重大紧急事件，会后补假无效，按旷会处理。】
（5）迟到三次以上【含三次】须向社长交一份400字的反思书。（视具体情况而定）
（6）多次无故缺勤将被视为自动退社
十一、社团奖惩制度
为了奖励工作积极认真的先进个人，同时对工作作风涣散的个人予以警示，推动我协会的干部队伍建设，我协会特制定了如下奖惩制度：
1.以每学期为评定范围，综合考察每个人在这一阶段的工作情况及对协会所做贡献的大小。
（1）对部长的评定采取各部干事对其打分，会长、副会长讨论的方式。每学期评出优秀部长若干名，视情况给予一定的物质奖励。
（2）对助理评定采取各部部长分组讨论，分管副会长列席的方式进行。每学期评选优秀干助理若干名，视情况给予一定的物质奖励。
十二、社团档案管理
为了加强协会档案的系统性和科学性并使协会的工作形成一定的历史资料，为今后的协会工作提供必须的依据、经验和教训，协会将加强协会工作档案管理和建立协会干部档案，作为实现工作资料管理和干部个人资料合理化、制度化的必要手段。
1.协会的档案管理工作由协会秘书处负责，对协会的文件、会议记录、简报、各部门重大活动方案及其形成的材料分类归档管理。为协会的大型活动提供咨询，保障各项决策的科学化。
2.各部门的工作档案应由专人保管，凡大型活动的方案、总结及有关资料由本部门存档外还须送一份给秘书处存档。
3.协会档案分类为：各级文件类、会议记录、学生干部档案、会员档案、协会工作计划、协会工作报告、奖罚记录、奖品及纪念品、等。
4.协会各职能部门每学期内必须一份详细的工作计划，每次大型活动和每学期末后交一份工作总结由秘书处存档。
