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鼎盛房地产开发有限公司财务管理制度
一、总则
1、依据《中华人民共和国会计法》、《财务通则》等会计法规，特制订本制度。
2、会计年度为：元月一日至本年十二月三十一日止。
3、公司采用房地产开发制度，会计核算采用权责发生制。
二、人员管理
1、财务部人员设置：总部财务负责人、分公司主管会计、出纳兼收款员。
2、总部财务负责人可兼任分公司主管会计，主管会计不得兼任出纳。
3、财务负责人在本职工作上受总经理直接领导，在员工应遵守的日常行政事务上接受项目负责人的领导，重大经济事项需要向全体股东汇报。
三、现金及银行存款的管理
1、财务收款必须开具收据或发票，开票金额与实收金额一致，收据一式三联，领用时登记领用收据的号码段、领用人。
2、现金、银行存款的收付要逐笔、递日登记，及时入帐。每天下班前半小时，内部清点现金，自行查账，做到日清月结。
3、开收据或发票时，要注明收款方式是现金还是转帐，若是转帐则要注明票据种类、号码。
4、银行财务印鉴章要分开保管，专人负责。
5、支票、汇票、电汇等转帐，要实行登记制度（购回支票后要用专用台帐记录票据号码）逐笔登记并注明资金用途流向、票据号码。不得开具远期支票、空头支票和空白支票。
6、伍仟元以上款项尽量使用银行转帐。
7、支付款项时，在审批手续完善后，由会计起票、领款人签字后，出纳才能付款。
8、公司职员日常业务报销或借支，在壹仟元以下（含壹仟元），须项目负责人审批。在壹仟元以上、壹万元以下（含壹万元），须总经理审批，如总经理不在，须用短信、电话、邮件等方式获得总经理认可后支出，并补签字手续。在壹万元以上（不含壹万元），须报全体股东同意后支出。
9、财务部现金库存，原则上不应超过壹万元，超过壹万元，当日应存入银行。
10、月底对库存现金要进行盘存，并出现金盘存表与会计核对。月初银行存款要与银行对帐单核对，若有未达帐项需要编制银行存款余额调节表。
11、月底的现金库存不得包含白条，有借条需转给会计，由会计登记应收账。
四、应收帐款及销售收入的管理
1、对每一个客户要建立一个档案页（台帐），反映其主要的经济活动及有关概况，以便跟踪管理。
2、密切注视应收帐款的回收情况，财务人员有权、有责与客户联系，并催收应收帐款，清理有关帐户。
3、应收购房款在应收帐款到期日前三天与客户联系，并提醒客户应收购房款到期；若应收款未超过一个月，财务部应电话等方式与客户联系催收房款；若应收帐款已超过一个月、未超过三个月，财务部每月整理一个明细表交营销中心由签约代表负责联系催收，同时财务部寄发催款通知书；若应收购房款已超过三个月，在未交房的情况下由财务部清理清册给营销中心，可重新对外销售，并寄发通知书；若到已交房的情况下，由办公室（或物业部门）协助财务部上门催收房款；若应收购房款逾期六个月以上，应由财务部整理一个清册并注明有关情况，交办公室通过法律途径处理。
4、原则上购房款一律由财务部或财务部指定人员统一收取及时入帐，他人不得擅自收取房款，更不得坐支。
5、营销中心在签订合同时，由财务部收款员收取定金或房款，同时开具收据，注明付款方式；若是现金马上缴存银行，同时每天与财务部清缴，若是银行票据（如汇票、支票、银行本票）等，应及时通知财务部并及时到银行办理入帐手续后方可开具收据，并在收据上注明票据种类、号码。
6、营销中心每签定一份合同应及时复印一份给财务部，财务部及时审核，售房合同是否在公司授权范围内，若超过授权范围要及时向主管领导汇报、请示。
7、财务部要及时按合同清理帐户，主要客户每月要与对方核对一遍余额。
8、每日下班前报资金日报表与应收帐款日报表，交主管领导、总经理及有关部门。
五、业务款项支出规定
1、业务款项一般是指：工程业务款、广告业务款。
2、所有业务款项支付必须依照合同执行，没有合同或违反合同的财务部有权拒绝支付，并查明核实。
3、签订所有的业务合同应遵循公司关于合同签订的有关规定，并先由财务部审核有关财税方面的事宜，列出资金计划。
4、业务款项支出：申请部门（合同签订部门）根据项目进展情况，在月初作出付款申请计划由财务部汇总，根据资金情况列出付款计划，报财务负责人、总经理审批后，财务部依据付款计划按一定的付款程序支付业务款项，各部门对付款计划要严格保密。
5、业务款项支出审批程序：申请部门根据合同、协议和经审批后的财务部付款计划内容，事先填好付款申请单由各部门负责人、主管领导核准，交财务负责人审核是否符合付款条件，再交总经理审批，财务部方可付款。
6、项目完工后需要结算的业务部门及有关部门，须会同财务部做出一份结算报告与客户结算，并签订结算协议。重要业务合同在结算前须明确结算基本方案报总经理、股东会批准，方可与对方洽谈结算事项。
7、工程项目质保金支付：质保金到期后应由工程项目经办人及有关人员对工程质量鉴定后，填写质保金支付审批表，按业务款项支付程序审批后方可支付。
六、佣金及业务用餐管理
1、业务佣金支出的经办人原则上是由总经理指定人员办理。
2、业务佣金的支付：在壹万元以下的，由财务负责人审核、总经理批准方可支付；在壹万元以上的，需报股东会批准才可支付。
3、业务佣金:每月底集中清理一次，由财务部汇总、造册交总经理，财务部负责取得合法凭证入帐后，原始凭证和清册单独保管。
4、公司员工因业务需要招待用餐必须事先说明请客对象、原因、标准，报部门主管领导批准，部门主管再报项目负责人。
七、公司日常费用开支，报销管理制度
1、借支
①公司员工因工作需要在财务借支的必须事先填写借支单，并注明借支原因和借支金额，报财务负责人审核。
②借支现金在壹仟元以下（含壹仟元），经财务负责人、项目负责人审批后，财务部办理借款手续。
③借支现金在壹仟元以上、壹万元以下（含壹万元），经财务负责人审核，交总经理审批后，财务部办理借款手续。
④借支现金在壹仟元以上、壹万元以下（含壹万元），经财务负责人审核，全体股东审批同意后，财务部办理借款手续。
⑤所有借支原则上从借支之日起，在一周内到财务结帐。有特殊原因，需提前说明借款期限。⑥凡未经财务负责人或授权人签字同意而办理借支的行为，一律作挪用分款处理，并按公司有关规定对当事人进行处罚直至辞退或开除。
2、报帐
①公司员工所有报帐应严格遵守审批程序，原始票据应有经手人、证明人或部门负责人签字，报帐人应将所有单据分类整齐地粘贴在原始凭证粘贴单上，且一并填写粘贴费用报销单交部门负责人审核后，财务部审核其票据的合法、合理性后交财务负责人审批，最后报总经理批准。
②公司报帐采取集中报帐制，每星期
一、星期四由公司财务部集中报帐、清帐。③业务用餐，佣金报帐按佣金业务用餐管理办法执行。
3、交通费用
① 在市内办事原则上只能乘坐“公共汽车”，如有急事需乘坐“的士”应向办公室负责人事先报告并说明理由，如办公室车辆调度困难方可乘坐“的士”，报帐时需附单注明日期起止地点、事由、按实际发生额报销。
② 私车公用的，采用每月包干的形式，具体由公司另行规定。
4、差旅费管理
① 公司员工外出公差须报请总经理批准，财务部方可办理差旅费借支和报销。② 出差费用及标准在出差前由股东会研究，总经理审定执行。③ 出公差回来后，一个星期内报销费用并及时清帐。
八、车辆使用管理
1、公司所购车辆用于统一调度的。
①由专职司机驾驶，司机负责车辆的定期检查和保养，确保行车安全。
②用车部门负责填写《用车申请书》并经部门负责人签字后，交项目负责人审批。司机并凭《用车申请书》出车。
③用车设《用车记录薄》记录出车地点、时间、用车人等，并应要求用车人在记录薄上签名。
④用车时间内所有责任由用车人负责，包括事后得知该时段发生的电子违章记录罚款。⑤车辆出车任务结束后和节假日应停放在公司专用车位内，不得擅自将公车私用，否则追究司机责任。
⑥车辆的各类证件要保管完好，行驶证、车匙不得放在车内，以防发生盗窃。
2、公司所购车辆，指定给个人使用。
①个人签署领车责任书，注明领车钥匙的起始时间，综合部保管责任书。
②公司给予用车补贴后，个人负责车辆的消耗、保养、维修、年检等全部费用。
③个人交还车辆时，综合部查询期间内的交通违章记录处理结果，所有责任归车辆领用人承担。
3、个人自购车辆，因公使用。①个人填写《公事用车单》，注明用车事由、时间、起始地点，交项目经理审核。②项目经理认可事由，个人因公事用车期间所发生的油费、过路费、停车费可报销。
4、司机管理：
①司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则安全驾车，并应遵守本公司其它相关的规章制度。
②司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，发现有故障的应及时报告行政部，经批准后送汽修厂维修。
③司机应清楚了解车辆的保养时间和各季度的审核工作，如因证件不齐全或过期失效的，后果由司机负责。
④司机驾车一定要遵守交通规则、文明开车，不准危险驾车，不准疲劳驾车、不准酒后驾车。如因故意违章或以上原因被罚款的，费用由当事人负责。
⑤未经批准不得将车辆随意交给他人驾驶或练习驾驶，严禁将车辆交给无证人员驾驶。
九、固定资产及低值易耗品的管理
1、固定资产必须同时满足下列条件，即使用价值在2000元以上使用年限在两年以上。
2、低值易耗品必须同时满足下列条件：即使用价值在200元以上2000元以下，使用年限在半年以上、两年以下。
3、固定资产购置：因业务发展的需要购置固定资产，使用部门应提出购置申请，经业务主管的副总经理审批、总经理、董事长批准后交办公室统一购置，购置后由使用部门、使用人或责任保管者负责验收。
4、固定资产的使用与管理财务部对所有的固定资产建立明细帐、台帐，要记录保管部门，使用责任人，设计寿命，每年要集中查核一次，平时有权抽查。
责任部门或使用人对本部门或自己使用的固定资产负责保管、维护，因使用不当、保管不善造成损失，视情况轻重由使用人或保管责任人赔偿一定的损失。
5、固定资产维修、固定资产在使用到一定年限后需要进行维修时，由责任部门或使用人提出申请，经总经理、董事长批准后方可公费维修，若是人为的损坏由责任人自费维修并写出事故报告单。
6、固定资产折旧，采用直线折旧法。
7、固定资产处置，所有的固定资产处置、报废均由责任部门或使用人书面提出，经总经理、董事长批准后方可处置报废，并及时与财务沟通。
8、固定资产出租、出借，原则上公司的固定资产不得出租，不外借，若有特殊情况的确需出租或长期外借，则要通过各股东同意。若为短时外借，经总经理批准方可外借，并办理外借手续。
9、低值易耗品及办公用具采购：由各使用部门提出，经总经理批准后，由办公室汇总统一采购。专业性较强的工具由专业部门采购，采购后交办公室统一验收，建立台帐。使用部门或使用人到办公室办理领用手续。
10、低值易耗品、办公用具原则上以旧换新，若因保管不善遗失，则由保管责任人负责赔偿。
11、办公室对低值易耗品、办公工具建立台帐，对每部门使用人建立领用台帐，每年核对一次。
12、低值易耗品、办公工具等，采取一次性摊销法。
十、财务档案资料管理
1、财务档案资料包括：会计凭证、帐本及报表有关合同，银行税务资料、收据、发票等。
2、财务档案管理责任人为主管会计。
3、会计凭证要分月份装订成册，注明日期、凭证号、第几册、会计报表每年装订成册。
4、财务部收据及发票按年、月分类保存，保管期限为15年。收据、发票须统一管理，采取登记、领取制度、购回收据、发票后要逐本登记并注明号码去向，使用后逐本缴销。
5、财务档案的查阅须报请财务负责人，并建立查阅、借阅登记档案。
6、财务档案外借需经财务负责人、总经理批准并予以登记，财务部及时催还。
7、会计凭证、税务资料保管期为15年，会计凭证及有关资料烧毁由会计提出并编造清册，经财务负责人、总经理、股东会批准方可烧毁，在烧毁时至少有经办人，总经理以上人员在场。
8、会计凭证资料烧毁清册为永久性档案，不得烧毁。
9、财务报表管理另见《账务管理规定》。
