人事档案管理制度由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“人事档案管理制度制度”。
人事档案管理制度
第一章总则
一、目的为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，结合公司实际，特制定本制度。
二、适用范围
公司内部人事档案管理。
1、人事档案管理的作用
⑴ 保守档案机密。
⑵维护人事档案材料完整，防止材料损坏。
⑶便于人事档案材料的使用。
三、管理体制
公司行政管理中心负责公司内部人事档案的管理工作。
1、人事档案管理人员岗位职责
1）负责收集、鉴别和整理员工档案材料。
2）负责保管员工档案，并做好员工档案的安全、保密、保护工作。
3）负责正确应用档案，保证员工档案工作的准确无误。
4）负责办理员工档案的查阅、借阅和转递手续。
5）负责登记员工工作变动情况。
6）负责为有关部门提供员工情况。
2、人事档案建立
1）员工人事档案分类
①试用期员工档案
分类：基本资料类；试用期考核类；转正材料类。
具体材料包括：
个人简历、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等；
试用期考核资料；转正申请、试用期末谈话记录及其他与转正有关的材料。
②正式聘用员工档案
分类：员工档案可分为基本资料类、合同/协议类、培训类、考核类、工资类、职务变动类、奖惩类、离职类等。
具体材料包括：
个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能
调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基本信息资料；
劳动合同及补充协议、保密协议、办理护照协议、赴国外工作协议等各类协议；
培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料；
试用期各类考核材料、每季度/每年绩效考核材料、绩效记录等资料；
工资记录、调薪/降薪记录等；
职位说明书、职务晋升、职务异动等记录和资料；
各类奖励、处罚材料；
离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等；
其他无法归入以上八项的材料。
七、人事档案的归类、排列和编号
1、人事档案的归类
人事档案归类后，应把每份材料归入相应的类别中去。归类的方法如下。
1）按文件材料的名称归类：凡文件材料有准确名称的，即按名称归入所属类别。
2）按文件内容归类：对只看名称还无法确定类目归属的材料，应根据其内容归入相应的类别。若材料内容涉及几个类目时，则应根据主要内容归入相应类目。
2、排列
人事档案归类后，每类中的材料应按照材料形成的时间先后，从远到近，依次排列。
3、人事档案编号
公司人事档案编号将按照部门职能类别+建档年限+阿拉伯数字的序列进行编号管理。
八、人事档案保管的物质条件
1、文件夹：试用期员工档案属临时档案，用普通文件夹暂时保存。试用期满经考核转为正式员工后按正式员工的要求归档和管理档
案；
2、档案袋：正式员工档案用档案袋保存。
档案袋是人事档案的主要包装材料。
九、人事档案检查核对。
1、检查的内容主要包括对人事档案材料本身进行检查（如查看有无霉烂、虫蛀等）及对人事档案保管的环境进行检查（查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等）。
2、检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对。
（1）突发事件，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
（2）对有些档案发生疑问，如不能确定某份材料是否丢失。
（3）发现某些损害，如发现材料变霉，发现虫蛀等。
（4）档案柜（室）移动或搬迁等相关情况。
十、保卫保密管理：
1、原则上要设专人负责人事档案的保管，应备齐必要的存档设备；
2、档案室须备有必要的防火、防潮器材，档案室内严禁吸烟。
3、档案柜（室）保持清洁，不准存放无关物品。
4、任何人未经书面授权不得擅自将人事档案材料带出档案室。
5、无关人员不得进入档案室。
6、人事档案管理人员离开档案室时要关灯关窗，锁好门窗。
十一、人事档案提供利用方式
人事档案提供利用的方式是人力资源部门在可提供利用的范围内，提供档案的具体形式。目前，提供利用方式主要有查阅、调阅、出具证
明材料、提供人事资料卡片、提供人事工作信息等。
十二、人事的查阅、调阅管理
十三、档案保存期限与销毁
1、公司建立的内部人事档案原则上永久保存，对于辞职、辞退、离职等人员档案，自员工离职之日起保存二年后方可销毁。
2、按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单，经人力资源部经理审核，报总经理批准，并指定两人执行销毁。审核、批准、执行人员在销毁申请单上签字，并存档。
第二章附件
十三、行政管理中心负责本制度制定、修改、废止的起草工作。
十四、总经理负责本制度制定、修改、废止的核准。
十五、本制度含附件：
1、员工人事档案借阅申请表
