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××××乳业有限公司档案工作管理制度
第一章 总 则
第一条 为了保证公司在各项工作中形成的各种门类和载体，档案的齐全、完整，以利正确反映公司工作的真实历史面貌，根据《中华人民共和国档案法》和《企业档案管理暂行规定》及有关政策，制定本办法。
第二条 公司档案是公司在各项活动中形成全部档案的总和，包括：文书档案，会计档案。
第三条 公司档案集中保管，不得分散保存。
第四条 公司档案管理在主管领导的直接领导下，负责收集、整理、监督管理本公司的档案工作。
包括：①依据档案工作的法律、法规和方针、政策、制定本公司档案工作的各项规章制度；
②对文件材料的收集、整理、立卷，对归档工作进行监督、协助和指导；③负责编辑档案参考资料，编制各种检索工具，积极开发利用档案信息资源，为公司各项工作服务；
④负责公司档案工作的监督检查，业务指导。
第五条 要求档案工作人员必须忠于职守、遵守纪律，并具备一定的档案专业技术水平和科学文化知识。
第二章 文件材料立卷归档工作的要求
一、归档范围
第六条 凡是反映本公司主要职能活动和历史面貌，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件、声像、记录、磁盘等均属归档范围，具体归档范围如下：
１、上级公司文件
（１）上级公司召开的需要本公司贯彻执行的会议的主要文件材料；
（２）上级公司颁发的属本公司主管业务需要执行的文件；针对本公司的文件以及非本公司主管业务，但需要贯彻的法规性文件；
（３）上级公司领导视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、声像材料。
２、本公司形成的文件材料
（１）以公司名义召开的工作会、专业会、现场会、经验交流会、理论研讨会、表彰会等各种会议的全套文件、声像、照片等材料；
（２）以本公司名义制发的各种文件；
（３）本公司的工作计划、总结、报告、调研材料、会议记录、介绍信存根、登记表、审批表等内部工作材料；
（４）本公司制订的工作条例、章程、制度、细则等；
（５）本公司汇总的各种报表和统计分析资料；
（６）本公司在工作中获得的奖状、锦旗、奖品、荣誉证等材料。
二、归档时间和要求
第七条 按照国家档案法的规定，凡需归档的文件材料由文书处理部门或文件形成部门负责收集，整理、立卷、归档，档案人员进行业务指导。
第八条 文书档案于次年六月底；会计档案整理后由财务会计部门保留一年后编造清册移交档案室；基建档案（技改）在工程竣工验收后及时归档。
第九条 外出开会、考察、调研带回与本公司职能有关材料，在返回办完后交文书处理人员按规定范围立卷、归档。
第十条 归档的文件材料必须收集齐全（报告与批复、正文与附件、底稿与打印件、文电合一、声像材料与说明文字一并归档）。如有丢失，必须采取补救措施，确实无法补救者，由经办人出具证明，负责人会同有关领导签字留档案室备查。
第十一条 归档文件必须符合国家公文格式标准，做到纸质优良，字迹工整，毛笔或钢笔书写，严禁用铅笔、复写纸、圆珠笔书写，以利档案长期保存。第十二条 归档案卷必须编制移交清册一式二份，一份留移交部门使用，一份随档案移交，交接双方根据目录清点核对，并履行签字手续，以示负责。
第三章 档案的整理
第十三条 本公司在工作中形成的各种门类和载体的档案归一个全宗。第十四条 本公司档案分类方法是：文书档案按：年度──组织机构分类，会计档案按年度──类别（名称）──保管期限分类法。
第十五条 本公司档案编目方法是：文书档案按永久、长期、短期三种保管期限，各编一个大流水号（即案卷号），各编一套案卷目录；会计档案按年度分类编目。
第十六条 案卷的排列，以全宗为单位，按不同类别、载体和保管期限，分别入柜排列存放。
第四章 档案的管理与利用
第十七条 加强科学管理、延长档案寿命，来确保档案的安全。
1、保证文件材料在制发、运行、承办中完整无损，做好归档前文件材料的保护工作。
2、定期对存入的档案进行检查并作好记截，发现破损，字迹褪变等问题及
时进行技术处理。
3、利用档案要注意珍惜和爱护档案原件，严禁涂改、撕毁、污染档案。第十八条 熟悉档案内容，掌握利用规律，编制必要实用的检索工具和参考资料，围绕公司工作对档案利用的需要，及时、准确、主动提供档案为公司各项工作服务。
第十九条 查阅、借阅档案手续
１、本公司人员查阅档案、资料，须进行档案利用登记，若借阅，须履行借阅手续。
２、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，登记后方可查阅，档案原件不外借。
３、查阅公司经理办公会议等案卷和其它重要档案，须经公司领导同意后方可查阅。
４、抄录、复印档案材料，须经主管领导签字同意。
５、查阅、借阅档案者，要爱护档案文件、资料，严禁在档案文件上划线、圈点、作标记，不得涂改、伪造、撕毁、裁剪等损坏档案原件，若有违犯，按《档案法》处理。
第五章 档案的保密
第二十条 档案工作人员要认真学习贯彻《保密法》和有关政策规定，坚持原则，忠于职守，严格保守党和国家的机密。
１、档案的移交、接收、销毁必须严格履行审批、登记手续。
２、查阅、借阅、复印档案材料，必须按规定办理手续，不得擅自抄录、公布档案材料，防止失密，泄密。
３、档案人员调动时，必须认真清理档案资料，办理交接签字手续。
第六章 档案的鉴定、销毁
第二十一条 档案室要定期对已超过保管期限的档案，按国家有关规定，结合本司的实际需要，提出存毁意见，报请主管领导 审批，对销毁文件必须登记造册，由二人在指定地点鉴销。并在销毁清册上签字，销毁后的案卷，应案卷目录注明“销毁”。
第二十二条 会计档案的销毁，由档案人员会同财会人员对保管到期的会计档案进行鉴定，决定存毁，销毁后在销毁清册上签字盖章，并将销毁情况报告主管领导。
第二十三条 本制度从印发之日起执行。
