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苍南县农业局
关于印发档案管理制度的通知
局属各科室：
为了加强和规范档案管理，妥善保存和科学利用档案，更好为社会服务，特制订本制度。
一、档案人员管理职责
（一）要认真做好档案材料的收集、整理、立卷和归档。归档的材料，应做到格式统一、字迹工整、条理清晰。
（二）要爱惜档案，维护档案的完整和安全，不污染、不磨损，保证档案排列整齐有序，便于查找和利用。
（三）要严守保密制度，档案不得转借、涂改，不代他人阅档，不准他人私自摘抄、复印和进入库房。
（四）要经常做好库房的防盗、防火、防光、防虫鼠、防湿、防尘和防高温等工作。
（五）要学好档案管理的法律法规，不断提高档案管理水平和办事效率。
（六）要秉公办事，方便群众，简化查档手续，做到随到随查。
二、档案归档和利用制度
(一)归档范围
凡是反映本单位工作活动，具有保存、查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料等均属于归档范围。
(二)归档要求
归档的文件材料等必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间有机联系，便于查找利用；项目建档时，一个项目要建立一份档案，既不能几个项目合并建档，也不能按单位建档。准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理；文件排列系统有序，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。
(三)归档时间
每年的文件材料在办理完毕后，要求在第二年的第一季度末整理归档，编制文件目录，向本单位综合档案室移交。照片、录音、录像材料由负责拍摄者在完成拍摄工作后写好文字说明，及时交综合档案室立卷归档。
(四)档案借阅
1、凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经局分管领导批准，一周内归还。
2、外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经局分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。
3、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。
4、抄摘或复制档案，必须在批准查阅范围内进行。
5、借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。
苍南县农业局
二00九年九月二十日
