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办公室管理制度
为了加强中心行政事务管理，明确单位内部管理职责，使各项管理工作，标准化、制度化、提高办事效率，结合实际情况，特制定本制度。
一、职责范围
1、办公室人员直接受中心主任领导，在中心主任领导下开展办公室的各项工作。
2、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。力求使办公室各项工作都有章可循、有据可依，保证中心的办公事务有效开展。
3、负责公司文书管理、办公用品管理、卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
4、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
5、负责中心对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和中心的各项文化宣传等工作。
6、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
7、协助其他部门工作，完成领导交代的其他工作。
二、考勤管理
1、工作时间
办公室职工要按规定时间上下班，不得无故迟到、早退、擅离职守。自觉遵守作息时间；工作时间禁止一切娱乐活动。
（1）办公室员工每周工作五天，周六、周日休息。
（2）上午工作时间段为8:00—11:30，下午工作时间段为14:30—18:00（夏秋季5月1日9月30日）
上午工作时间段为8:00—11:30，下午工作时间段为14:00—17:30（冬春季10月1日—4月30日）
2、考勤
（1）请事、病假，必须由中心领导批准并办理审批手续，交办公室留存，不能事先办理手续的应事先口头或电话请假并及时补办手续。未补办请假手续的，视为旷工。
（2）中心职工需到办公室考勤签到，办公室按时收存签到表，考勤结果每月公布一次。
（3）若员工未请假而缺勤，则按旷工处理。
三、文件、文书管理
1、目的为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高收发文速度和质量，保证中心内部资料的安全性、完整性，促进与提高中心管理工作的效率，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、内容及规范
（1）文件管理的范围包括：上级下发文件、中心各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
文书管理范围包括：一般性文书如通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编，学习资料、各类简报、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关中心的重大事项文书资料。
档案管理范围包括：中心各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
（2）根据中心实际需要及上级安排，起草编写制度类文件及内部公开文书，按照中心文档统一格式进行编写，措辞规范，表达无歧义。
（3）根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
（4）文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室负责执行。
（5）凡送达或寄至中心的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
（6）办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理。
（7）因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续。
（8）对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
（9）根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
（10）对应归档的文件、材料由办公室收集，份数要齐全等。
（11）所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
（12）各部门需借阅相关档案，须由中心领导签字、审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
（13）遵守保密规定，履行保密手续，确保档案安全与完整。
（14）档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
3、工作流程指导
（1）内部文件管理：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
（2）外部文件管理：外部收文→文件整理→文件存档→归还→文件存档→文件销毁
（3）借阅：提出申请，办理手续→批准→借阅→归还→文件存档→ 根据
（4）档案管理：文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→审批→归还
四、办公用品管理
1、目的：为了加强办公用品、设备管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、范围：中心办公用品的采购、保管、发放和办公设备的管理。
3、要求：
（1）根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经中心领导批准后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经中心领导批准。
（2）办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
（3）根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
（4）各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情
况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
（5）应严格要求，杜绝浪费、私自挪用办公用品的现象发生。
（6）定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
4、工作流程指导：
编制《需求计划申请表》→审批→采购→入库登记→发放及领用登记→月末清算汇总
五、卫生管理
1、目的：为了营造一个良好的工作环境，树立中心形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、要求：工作人员要自觉维护办公室及办公区域清洁卫生，做到场净室洁，无杂物垃圾，物品摆放整齐、有序，并落实到个人。
各科室要及时做好各自范围内卫生清洁工作，每天上班前15分钟为卫生打扫时间。
六、日常事务管理
1、接待管理
（1）目的来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护中心的良好形象，对接待工作做具体的要求。
（2）要求
以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好
一系列的后续工作。
（3）工作流程指导
接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理、客人走后清洁
2、文化宣传管理
（1）负责中心内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责中心外部的宣传维护工作。
（2）根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
（3）关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
（4）收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面。
（5）流程指导：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
3、其他事务
协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
附：
1、本制度由中心办公室制定，解释权归中心办公室。
2、本制度由中心领导核准后实施。
二O一四年五月一日
