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人事档案管理制度
第一条 人事档案管理的目的1、保守档案机密。
现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
2、维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
3、便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
第二条 人事档案管理制度的基本内容
是对人事档案需建立健全保管制度。内容包括五部分：材料归档、检查核对、转递、保卫保密、统计。
第三条
材料归档
新形成的档案材料应及时归档，归档程序为：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。再次，在档案目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
第四条
检查核对
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。其中包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。同时在下列情况下，也要进行检查核对：
——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后；
——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现虫蛀等。第五条
转递制度
转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的程序如下：
1、取出应转走的档案；
2、在档案目录上说明注销原因； 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司
3、按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，要通过机要程序转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
第六条
保卫、保密方面
1、设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
2、库房备有必要的防火、防潮器材。
3、库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。
4、任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
5、无关人员不得进入库房。严禁吸烟。
6、离开时关灯关窗，锁门。
第七条
统计制度
1、人事档案的数量。
2、人事档案材料收集补充情况。
3、档案整理情况。
4、档案保管情况。
5、利用情况。
6、库房设备情况。
7、人事档案工作人员情况。
注：以上所指“档案”为员工入司后建立的员工档案，公司只对此部分档案负责，员工的其他人事档案需由员工本人自行落档，对于需要公司接收档案的员工，公司将其档案资料统一报送大庆市人才中心保管，相关费用由员工自理。
第八条 人事档案管理的基本内容一、一级档案（原始材料）
1、求职登记表
2、面试评价表
3、员工录用审批单
4、录用通知书
5、薪酬说明书 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司
6、员工个人简历
7、员工身份证、户口复印件各一张，一寸免冠照片二张，无违纪证明一张。
8、其它（学历及学位证书、技术及职称证书、曾获得的荣誉证书等复印件等）
二、二级档案（在职材料）
1、员工基本档案
2、劳动合同
3、员工保险材料
4、岗位异动申请书
5、薪酬调整审批表
6、奖罚记录三、三级档案（离职资料)
1、辞职申请表/辞退通知书
2、工作交接结算单
第九条 人事档案管理办法
一、设立档案柜。设立档案柜可以便于档案的调卷和管理、便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。
二、借出使用。借出库房须满足特定条件，如：本公司领导需要查阅人事档案；公安、其他部门因特殊需要必须借用人事档案等。外借的时间最长期限为3日，到期未还者应限3日内及时催还，逾期不还的部门和个人按《保密制度》有关条例进行处罚。
三、出具证明材料。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
四、查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后由总经办审核，董事长批准。总经办 对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
五、外借手续。
1、借档部门写出借档报告 黑龙江省大庆市铭丰保安服务有限公司
2、借档部门盖章，负责人签字。
3、总经办负责人对其进行审核、批准。
4、进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字，归还时，及时在外借登记上注销。
5、未经总经办负责人及总裁批准，任何组织和个人不得擅自查阅、复印员工人事档案，更不得将档案带出公司，如有违反，按泄露公司机密进行处罚或承担相应责任。
