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项目会议制度规范（试行版）
为了有效保证项目类会议的质量和效果，针对性的解决问题，现要求各项目组固化会议周期，加强会议计划性。相关事宜明确要求如下：
一、会议类型分类
项目会议根据会议目的、参与人员不同，包括但不限于如下几种会议类型：项目周例会、项目专题讨论会、PMO管理工作沟通会、PMO管理工作例会、PMO管理汇报会等。
（一）项目周例会
会议目的：项目组沟通工作进度和成果；讨论项目中遇到的关键问题点；制定下一步行动计划；重大议题提请上级或PMO协调解决。
主要议题：
1、项目工作进度和成果
2、项目关键问题讨论
3、下一步行动方案 会议要求：
1、项目经理安排并确定会议召开的相关事宜：如具体会议时间、会议地点、出席人员等。
2、项目工作例会提前下发会议通知（附件1）至与会人员。
3、原则上会议时间1小时左右。
4、会议召开后形成会议纪要（附件2），编写项目双周计划（附件3），于当周周五-周日提交至ITP系统。针对正在开展但未在系统中立项的项目，会议纪要、项目双周计划线下提交给PMO各产品中心对接人。
（二）项目专题讨论会
会议目的：项目组各架构领域汇报工作进度及议题讨论等。主要议题：
1、项目组根据实际需求自行安排 会议要求：
1、项目经理安排并确定会议召开的相关事宜：如具体会议时间、会议地点、出席人员等。
2、项目经理于会议前准备汇报材料（可参考附件4，具体内容自行调整）,并下发会议通知（附件1）至与会人员。
3、会议召开后形成会议纪要（附件2），与汇报材料一起提交至PMO。
（三）PMO管理工作沟通会
会议目的：项目组与PMO沟通工作进度和成果；讨论项目中遇到的关键问题点；制定下一步行动计划；重大议题提请上级或PMO协调解决。
主要议程：
1、项目工作进度和成果
2、项目关键问题讨论
3、下一步行动方案 会议要求：
1、PMO与项目经理确认会议召开时间，原则上会议时间0.5小时左右。
2、会议召开后，PMO整理项目重要议题、风险等作为PMO管理工作例会材料。
（四）PMO管理工作例会
会议目的：各项目群/产品中心项目执行情况及议题讨论，确认PMO管理汇
报会内容。
主要议程：
1、项目执行情况
2、议题及行动跟进
3、风险和议题讨论 会议要求：
1、PMO于会议前准备相关材料，会后整理汇总项目群/产品中心重要议题风险等，当日形成PMO管理汇报会汇报材料。
（五）PMO管理汇报会
会议目的：讨论项目风险问题、目标，并对执行情况进行评议。主要议程：
1、PMO管理工作汇报与成果
2、重要议题和风险讨论
3、下一步行动计划 会议要求：
1、PMO安排并确定会议召开的相关事宜：如具体会议时间、会议地点、出席人员等
2、在会议召开前一天发送会议通知（附件1）及会议汇报材料至相关与会人员
3、会议召开后一天之内完成会议纪要（附件2），发送至各项目经理，传达会议精神。
二、会议基本原则
1、各参会人员接到会议通知后，必须按照通知要求的时间、地点参加会议，提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，更不能无故不参加会议。
2、参会人员不得泄露会议机密，并妥善保管会议材料。
3、会议召开应当目标明确、准备充分、组织有序、议程合理、过程高效、结论清晰、记录准确、跟进后续行动。
三、会议材料命名规范
会议通知：项目会议通知_XXX项目_YYYYMMDD_V1.0.doc 会议纪要：项目会议纪要_XXX项目_YYYYMMDD_V1.0.doc 项目双周计划：项目双周计划_XXX项目_YYYYMMDD_V1.0.xls 项目汇报材料：项目汇报_XXX项目_YYYYMMDD_V1.0.ppt
附件1：会议通知模板 附件2：会议纪要模板 附件3：双周计划模板 附件4：项目汇报材料模板
项目管理中心2014年2月23日
