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2002年科技活动周（实验室开放）校研究生会工作总结
2002年5月18日－24日，我校第二届科技活动周获得圆满成功。本届科技周在“科技创造未来”的主题下，面向校内师生和社会公众举办了四个专题、十大类、三十九项内容丰富、形式多样、参与性强的活动。校内的活动项目主要有5月18－19日的23个实验室开放和5月20－24日的系列科普学术报告会等。据现有资料不完全估计，在实验室开放中，共接待参观者14440余人次。
校研究生会成功地协助学校科普工作领导小组开展了科技活动周的部分工作，其中主要有：负责联系安徽省各主要高校、合肥地区各中学，联系11个实验室并协调相关事务，实验室开放两天中（5月18－19日）东西区参观的咨询和服务，维持实验室的参观秩序，统计参观人数并收集整理人员意见和建议，活动周期间校内新闻稿件的采写，具体承办科技活动周学术报告会中的4场报告会等。现将有关情况进行总结汇报，并针对活动中出现的一些情况提出相关的建议。
一、具体到位的事前准备工作
1、参加学校科普工作领导小组的会议
在4月初，研究生会根据以往的经验，拟定了详实的工作计划，研究生会主席傅荣强同学参加 了学校科普工作领导小组召开的一些会议，确切了解了具体承担的工作分工。
2、成立科技活动周项目小组
为了使研究生会承担的工作能够有序地进行，研究生会专门成立了实验室开放日项
目小组，负责前期的准备工作。项目小组多次集中讨论有关事宜的处理，项目小组的前期工作主要包括：（1）通过各院系了解其实验室并联系各个实验室的负责人，确定可以开放的实验室，收集实验室的简介资料，协调开放日的事务安排（此项事务一直延续到实验室开放日前的5月17日）；（2）向省内各高校，合肥地区各中学发放科技活动周和实验室开放日简要介绍，欢迎他们届时前来我校参观实验室。（注：合肥市的各个高校由研究生会办公室协助主席直接联系到各校的团委）
3、专门召开校研究生会工作会议进行工作分工
5月12日（星期日）在科技活动周开始前的一周，校研究生会专门召开了一次部长
会议，会议中专门讨论和布置了科技活动周中研究生会所承担的工作，此次会议把活动的工作进行明确分工并制定相关的工作人员职责，将任务和责任具体落实。细化的工作主要有：科技活动周实验室开放期间的宣传工作、志愿者的征召、网页制作、各种资料物品的准备等。这种分工协作和责任制，使活动有条不紊，增强了大家的责任感。
5月12日会议之后的几天时间内，校研究生会的多位同学分别完成了以下工作：（1）通过校团委和学生记者团取得联系，得到学生记者团的积极响应；（2）和芳草社志愿者服务队取得联系，得到了他们的积极配合；（3）和校团委一起，准备科技活动周的各种资料和物品；
（4）结合从科技处获得的科技活动周总体项目表，结合实验室资料，在研究生会的主页（http://）。
（5）在校园网BBS上的“研究生沙龙”及其他相关版面如“布告栏”、“我说科大”上集中宣传科技活动周的各项活动。
4、配合校团委，做好相关工作
―1― 在整个活动的准备过程中，在校团委董雨老师的具体指导和校团委其他老师的协调帮助下，完成了许多琐碎但必要的工作。校团委除了自己需要完成的各项工作如设计制作咨询服务台的彩色牌子、标定各个开放实验室的地址和其他活动的地址并设计制作科技活动周的精美宣传彩页，设计制作各个实验室所在楼前张贴的彩色介绍等，还要指导帮助研究生会做好工作，如帮助协调从学校总务中心借调开放日4个服务台的桌椅，协调系列学术报告会会标的制作，制作实验室开放日的信息统计表，制作实验室开放的各类工作人员工作牌等。
二、紧张有序的实战阶段
在5月18－24的科技活动周实战阶段里，研究生会的主要工作有：5月18、19日两天实验室开放参观的咨询服务，各个实验室的工作协调，5月20－23日连续4天承办4场科普学术报告会等。
1、咨询服务台：
在5月18、19实验室开放的两天中，校研究生会在东区中门口、东区行政楼前候车亭附近、西区大门口、西区图书馆对面候车亭共4处设立了活动的咨询服务台，担当实验室开放的东西区所有事务的总体协调，为分处于各个实验室的研究生会人员、志愿者、讲解员提供服务，为参观实验室的学校内外人员发放科技活动周的宣传彩页，答复参观者的各种咨询，引导团队参观者的参观等。服务台由研究生会的一位副主席（东西区各一位）负责总体工作，人员包括研究生会人员和志愿者，在服务台的协调下，在各个开放实验室所在楼的显要位置张贴了该楼所开放的实验室名称和位置，将印制好的实验室简介（单页）发送到各个实验室，将讲解员牌、工作人员牌和开放实验室的信息统计表发送到各个实验室并在活动结束时收回，为分布在各个实验室的工作人员（针对研究生会负责的11个实验室）送去矿泉水等。
2、各个开放实验室
研究生会在所负责的11个实验室都派驻了研究生会人员和志愿者负责实验室内部有关事务的联络、维持实验室参观秩序、统计各个实验室的参观人数并记录实验室的参观情况和各类人员的意见和建议；在科技处负责联络的部分实验室也安排了志愿者（有些实验室不需要）协助实验室内部人员维持参观秩序，统计人数并记录意见。
3、摄影和新闻稿件的采写
校研究生会宣传部的两位同学参加了实验室开放的摄影工作，同时宣传部部分同学和校学生记者团的30余位学生记者奔波于各个开放的实验室进行新闻稿件的采写，分别采访了参加开幕式的学校领导、作为代表领取“科普工作先进集体”荣誉称号的校研究生会主席，参与活动组织的学校有关部门负责人，实验室的负责人和讲解人员，还有来自社会各个层面的各种年龄的参观者们。经过研究生会宣传部和学生记者团的共同合作，关于科技活动周的系列报道已经发到校园BBS上（学生记者团版和研究生沙龙版），另外，近期的校报（中国科大报）也将开辟专版对科技活动周的情况予以报道。随着校报在学生宿舍楼的发放，也会使更多同学深入了解科技活动周活动。
4、具体承办4场科普学术报告会
为了让广大同学了解我校各个学科的总体情况和学科前沿，校研究生会受校科普工作领导小组委托，邀请并具体承办了了我校俞汉青教授、郑惠南教授、谢家纯高工、杨金龙教授等人作了4场具有科普性质的学术报告会，在第二教学楼的321多媒体教室，5月20日到23日晚，每场报告会都吸引了很多的同学前来参加，各位老师的精彩讲解和进行准备的图片和动画，使与会者了解了环境化学及其与可持续发展的关系，太空物理这门年轻的边缘学科，现代通讯与集成电路等知识，并在原子分子的尺度上初步了解了我们的物质世界。通过这些报告会，我们看到了全校同学渴求了解各学科知识的热情。我们认为，以后应该
―2― 多组织类似的学术报告会，这对开拓我校学生的专业视野是非常有益的。
三、活动中取得的经验，出现的问题和一些建议
（一）活动中取得的经验：
1、周详的计划是活动成功的前提
校研究生会曾经成功地主办过2000年和2001年多次实验室开放活动，仅2001年就举办过3次全校性的实验室开放活动，在活动中取得了较为丰富的经验，参照这些经验，制定了周详的活动计划，将活动细化，分成一系列的小活动，每个活动安排了负责人，并指定了完成期限，使活动进行得有条不紊，忙而不乱。
2、大量人员的投入是活动成功的保证
就校研究生会所负责的工作，校研究生会的大部分成员参与了本次活动。活动得到了校团委老师的大力指导和帮助，还得到了来自芳草社志愿者服务队同学和其他志愿者同学的大力协助，宣传报道方面得到了学生记者团同学的全力支持，在各个实验室讲解的老师和同学尽心尽责，共同使 得本次活动得以顺利开展。
（二）活动中出现的问题和一些建议
1、希望学校能建立一定机制，由学校和各个院系以及开放的实验室共同为实验室开放筹集资金，激励各个实验室积极主动地要求开放，并且能够按照科学普及的总体要求制作各种模型和演示程序，学校可以选取其中优秀的作品进行表彰，并以适当的途径送到省市科技馆进行展示，真正做到面向大众进行科学普及工作。
2、希望明年科技活动周的准备工作能够提前，如此可以使得很多工作做得深入和细致。（1）要尽早联系和确定所开放实验室的名单和详细资料。
各个开放实验室的联系，一定要尽早确认各个开放实验室的详尽资料，如实验室全名、校内详细地址、开放日的安排（展板，实物，演示，录像，讲解等）、开放日负责人员的姓名和电话等；（2）向更多地区的中学发放科技活动周的活动介绍。
鉴于今年参观者中的中学生不光有来自合肥地区的，还有来自六安地区及其他地区的，建议明年科技活动周时，能够面向全省范围的各个主要中学发送有关信函，在发出的信函里最好能够包括科技活动周的较为详尽的信息，如印刷精美的宣传彩页和我校的招生宣传品等。相信在高考的前夕，这样做至少有利于吸引安徽省更多的优秀学生报考我校。
（3）希望各个实验室的讲解能够面向不同的参观群体，做到更加科普化。
在加速器的一个大厅里，有“211工程成果介绍”，可能是专门为专家准备的，所以连非本专业的大学生也很难看懂。很少有参观者听懂“非线性”几个字。很多中学生对仪器的关心程度与仪器的尺寸成正比，对体积庞大、功能简单的抽湿机等仪器很感兴趣，但对于体积很小、功能强大、价格昂贵的工作站等仪器却不闻不问。因此，讲解者也应该对不同参观者做出不同的讲解。如果将自己从事的研究工作以一种浅显易懂的语言表达出来，让其外专业的师生和中学生都能听明白，对自己的言语表达也是一种锻炼。而且，实验室开放的目的是科普性，不是让大家了解几个概念，而是让大家对我们研究的东西产生一点兴趣。因此，讲解者多主要讲解做实验的目的，并穿插做实验过程中的乐趣，效果也许更好。
鉴于有参观者提出实验室的讲解不易听懂，建议从科普的角度对讲解者提出一定的规范。尽量做到针对观众群体的不同，提供稍有分别的讲解。
（4）建议能够较早征召志愿者，并对其进行适当的培训，这样可以使得工作更加有序化。（5）制作校内路标和其他指示标志，方便参观者。
由于参观者对校内道路不熟悉，即使有参观彩页提供引导，很多参观者也不易找到想去参观的实验室，而面临众多的参观者，服务台人员有时应接不暇，因此建议明年的活动，制作一些指示性强的路标和具体到各个楼的指示标志（如物理楼一楼东侧有电梯等），结合今年张贴于各个楼的实验室名称和地址，使得
―3― 参观者更加快捷地找到相应的实验室。这样做，也可以适当减轻服务台的压力。（6）希望发动更多老师参加科普学术报告会。
科技活动周期间的报告会，对象是全校的同学，科普的要求是第一位的。研究生会承办的4场报告会中的一场，刚开始台下座无虚席，但半个小时以后就有人离场。一个半小时后，报告会结束，教室内只有一半人了。报告会的内容和实验室讲解人员的语言一样，如果听不懂，大家就索然无味了。希望下次的准备可以更好。
（7）希望在各个院系研究生会健全以后，参与到科技活动周的组织和服务工作中来。
由于校研究生会的人力资源有限，很多开放日当时的工作和之前的准备工作做起来非常紧张，希望在各个院系研究生会建立健全以后，能够和校研究生会合作，共同做好、做细相关工作。比如，校研究生会在完成了大量的前期工作后，在开放日当天，可以以一种总体协调的姿态出现，充分调动院系研究生会同学、实验室工作人员以及志愿者的力量，让所有与活动有关的人员全部变成主动者，让活动真正变成全校性的活动。这样，每个实验室指派的人员可以是相应院系研究生会的同学，安排几名志愿者，讲解和记录由实验室人员和志愿者负责。校研究生会人员的主要精力主要放在咨询台，并不定时的去各个实验室察看情况。
（8）加强实验室开放期间的安全保卫工作。
5月18日，到西区开放实验室参观的合肥一中学生中，有两人找不到自己骑来的自行车。因此希望学校在组织活动的时候能够加强安全保卫工作，避免参观者蒙受不必要的损失。
3、在活动的现场，应该有相关人员随时深入各个实验室了解情况，解决问题。
无论事前的准备工作如何充分，都难免有不足的地方。今年由校研究生会主席在东西区之间进行协调，解决了很多问题。建议对于开放日的当时，需有专门人员对有关现场（包括咨询服务台和各个开放实验室）了解情况，并将其中问题及时反馈和解决。如西区复杂流动实验室的地址由于不太清楚，使得很多参观者未能参观（复杂流动实验室的地址在：西区火灾重点实验室附近，西区锅炉房对面）。这类问题需要现场负责人员及时发现并采取适当补救措施。
4、宣传的时间要提早，形式可以更加多样化。
今年科技活动周的校内宣传较晚，因此会对校内同学的参观产生一些影响。这主要是由于各项准备工作较为紧张的缘故。在明年准备工作提前和今年经验的基础上，校内的宣传工作可以提早进行。可以将活动周简介和宣传彩页放到教学楼和学生宿舍楼，让所有同学了解这个活动。
今年采取的宣传形式主要有：向相关高校和中学发放科技活动周介绍，在研究生会主页上制作专门页面并提供各个实验室的链接，在校园网BBS上进行大力宣传，在校内张贴活动海报，在活动开始前在各个校区发送宣传页，在活动中发送宣传彩页，在活动中进行新闻稿件的采写，等等。
中国科学技术大学研究生会
2002年5月（撰写：崔海龙）
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