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10／11学年第一学期机械系秘书处
工作总结
首先，秘书处和其他部门一样，作为团总支的一个常务机构，负责处理档案、文件、日常会议、各种申请、秘书处物品管理等工作；
其次，秘书处应该是一个监督管理机构，通过各项制度的制定、实施、监督三个环节，协助团总支对各部门工作进行监督管理；
最后，秘书处还应该是服务机构，是团总支和各部门的情报机构，咨询机构，各项活动的全程参与者，协助者。
一切的工作开展都得在此定位的基础上开展。
下面是秘书处具体负责工作：
一、常规工作
主要在值班和资料整理存档，以及每次的会议通知，会议记录和工作证的制作。
存在问题：
1、值班方面存在早退、未到等现象。
2、有时通知还不够及时。
3、收集材料格式不规范。
4、值班没人开门。
5、值班的反馈无用处。
建议：
1、在安排各种事项前（紧急情况除外）计划、安排好，并提前告知秘书处，以保证能有充分时间通知各部门及相关工作人员。
二、内部建设
1）干事发展：对于自己部门的干事进行培养，对部门加深了解，熟悉工作。建议：
1、进行纳新培训，并写出部门纳新计划，保证能找到最适合的同
学加入部门；
2、应该由部门定期组织各方面培训讲堂（电脑应用技能、文案写作技能、日常礼仪等），也可以不定期播放电影，组织集体郊游
或运动比赛（拔河、篮球、足球等），在安排干事干部学到一些
实用的知识的同时，让大家树立整体观念和集体荣誉感，也保
证了大家的兴趣和积极性；
3、提升干部的领导技能和素质，同时干部应该和干事之间建立私
人友谊，多联络，多沟通，经常集会或活动，用个人感情和魅
力凝聚部门。
2）内部分工：秘书处内部工作要分工明确，从而加大工作效率。对于每项
工作，根据干事干部的能力正确的分配好工作，使工作更加
准确而有效率的完成。
建议：秘书处针对工作，具体分工，权责清晰。
三、活动组织
秘书处这学期组织、协助了以下几个活动：1、2、3、4、团代会。知识竞赛。“争创先进集体，争当优秀团员”的系列活动。机械系、船舶系、应用设计系交流会。
设想：针对秘书处的职能和特点，应该多举办像内部联谊和培训讲座、座谈
会等密切联系各部门干部干事，提高团总支内部凝聚力的活动。以后
要由秘书处组织办公技能讲座、礼仪讲座、内部联谊、学生组织联谊
等活动。
10／11学年第二学期秘书处工作计划
1、不要把工作只停留于常规工作上，扩展秘书处的工作。
2、活跃部门的内部气氛，提高工作效率以及自身的能力。
3、做好本职工作外，开展大家的思维进行创新。
4、使机械系团总支认识到秘书处的意义，提升秘书处的潜在意义。
5、每月进行部门例会，增进彼此感情以及探讨工作中的问题。
希望秘书处全体成员的工作和努力，能给各部门带来方便，并能加深各部门的沟通联系，为各部门的合作打好基础。
机械系团总支秘书处2011年01月05日
