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接待联络组工作实施方案
发布时间： 2008/6/26 11:07:00 被阅览数： 1290 次 来源： 中国盐湖城-青海格尔木市门户网站
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2008中国青海柴达木循环经济试验区项目推介会
暨盐湖城旅游文化艺术节格尔木市筹备工作领导小组
接待联络组工作实施方案
（2008年5月）
为认真做好“2008中国青海柴达木循环经济试验区项目推介会暨盐湖城旅游文化艺术节”接待服务工作，切实做到热情、有序、细致、周全，确保节会活动顺利进行，根据《2008中国青海柴达木循环经济试验区项目推介会暨盐湖城旅游文化艺术节格尔木市筹备工作方案》及相关工作要求，特制定本方案。
一、组织机构
组 长：王伟华
副市长
副组长：刘 军 市政府副秘书长、市接待处主任
王慧琴 市政府副秘书长、西宁办事处主任
张永庆 市财政局局长
成 员：李 顺
市城管局局长
二、工作职责
1、负责制定接待组工作实施方案；
2、负责做好回执统计工作，统筹安排各级领导、嘉宾、专家、学者以及新闻记者的接待服务工作；
3、负责安排、落实接待场所，提供良好的食宿环境；
4、负责接待场所员工培训，全面提升接待标准；
5、负责处理来宾对各接待场所服务质量提出问题的解决；
6、负责各界客商的接待协调安排；
7、负责新闻记者的接待协调安排；
8、负责大会各项会议、活动参观路线编排及参观活动的组织；
9、负责落实来宾参加节会各项活动的入场票位；
10、负责培训志愿者和联络员；
11、负责节会期间有关文件的发送工作；
12、负责各单位、各部门接待联络任务的分配和督促落实；
13、负责节会期间集体活动的车辆安排调度；
14、负责来宾接站、接机工作，协调落实来宾往返车票、机票的定购工作（含在西宁地区的工作）；
15、负责与省发改委、省科技厅、盐湖研究所在西宁接待小组的联络工作；
16、完成市筹备工作领导小组交办的其他事项。
三、接待办法
根据《市筹备工作方案》确定的基本原则，沿袭去年的做法，按照统一邀请、分口接待的要求，接待组按照以下办法实施会务接待服务工作：
1、统一安排中央国家部委领导、省级班子领导、州级班子领导同志、州辖县（市、工行委）领导、友好地市（县）嘉宾的食宿，费用由接待组负责承担；
2、负责提供省、州直机关部门来宾和新闻记者所需房间，具体接待工作由各部门对口负责；
3、负责提供市筹备工作领导小组确定的外地参会客商所需住房，但费用自理。
四、责任分工
为了进一步细化职责分工，落实工作任务，确保接待服务工作有序推进，接待组下设食宿票务组、协调联络组、迎宾礼仪组3个工作小组，王伟华同志负责总体协调，具体组织开展工作。
1、食宿票务组
组 长：刘 军 市政府副秘书长、市接待处主任
副 组 长：王慧琴 市政府副秘书长、驻西宁办事处主任
成 员：李芙华 市卫生局局长
徐安策 青藏铁路公司格尔木车务段段长
王永青 青海机场格尔木分公司总经理
李晓青 市人大办公室副主任
张 勇 市接待处副主任
袁 军 交通局副局长
张 莉 市委办公室行政科科长
马伟力 市政府办公室行政科科长
李海霞 格尔木宾馆副总经理
褚庆黎 市接待处干部
朱海萍 市接待处干部
乔海生 市接待处干部
崔秀琴 市委办公室出纳
盖云霞 市政府办公室会计
李宽燕 市政府办公室出纳
杨秋霞 市政府办公室出纳
梅克英 市宾馆财务科科长
马 斌 市政府办公室通讯员
李志斌 市委办公室通讯员
市旅游局行业管理科干部1名
市工商局干部1名
市公安局干部1名
工作职责：
（1）提前衔接和落实来宾在西宁周转期间的食宿等，负责做好票务代购、迎接送行等方面的协调和服务工作；
（2）提前衔接落实宾客抵达和离开格尔木时在车站、机场的迎接、送行等事宜，衔接具体时间，组织落实车辆，开设路色通道，确保顺利通行；
（3）详细调查了解全市星级宾馆饭店的基本情况，全面掌握床位分布及构成、食宿条件等方面的状况，根据往年来宾数量，充分估计各方面因素，匡算留足所需食宿等方面条件，编制接待工作经费，并提前协商和预定宾馆、饭店，衔接落实节会活动所需的床位、餐厅等事宜，确保节会接待工作的需要；
（4）来宾人员名单初步确定后，统筹安排来员住宿、用餐、出行等事宜，制定来宾住宿工作方案、餐饮工作方案、大型宴会方案、乘车分配方案，其中归口部门接待的来宾，总体提供所需房间，由各部门自行分配；由会务统一接待的来宾，具体分配房间号、确定乘车号。在确保来宾食宿出行的同时，充分考虑各种不可预见因素，适当预留部分房间、餐厅和车辆，用于临时调剂所需，并制定详细的应急预案，保证遇有突发特殊情况，原有工作秩序不乱，接待工作不受大的影响，亦能顺畅运行；
（5）负责安排落实各宾馆联络人员、保安人员、医护人员、会务车辆及工作人员用房；
（6）负责与后勤保障组和交警等部门的联络，衔接落实来宾参加节会各项活动的行车线路，根据实际需要组织编排车队，提前印制和发放车辆通行证等，确保节会期间车辆顺利通行；
（7）负责安排落实各接待宾馆的欢迎横幅、标语、指示牌等。
2、协调联络组
组 长：张永庆
市财政局局长
副 组 长：娄海东 市科技局局长
祁小青 团市委副书记
成 员：尹剑云 市发改委副主任
秦进安 市经贸委副主任、市招商局局长
袁 梅 市计生局副局长
刘慕英 西城区纪工委书记
易竑炜 市委宣传部副部长
刘起林
市文体广电局副局长
朱 洲 市医保局局长
宋元红 昆仑经济开发区招商局副局长
张 瑛 市档案局副局长
张春香 市人大办公室科长
顾庆初 市旅游局财务科科长
习明茹 市旅游局干部
马 勇 市就业局干部
李维芳 团市委干部
夏广明 团市委工作人员
刘文梅 西城区行委干部
吕 勇 青年志愿者
冉彩林 青年志愿者
省、州、市确定的各级联络员及部分省外参会的联络工作人员，志愿服务人员。
工作职责：
（1）负责与市筹备领导小组的联系与沟通，及时掌握《邀请函》发送的范围，认真做好回执收集整理工作，分类统计来宾信息，跟踪了解来员变化情况，汇总确定的来宾人员名单，逐人逐项落实参与哪些具体节会内容等细节问题，确保给市筹备领导小组提供的情况准确无误；编制《2008中国青海柴达木循环经济试验区项目推介会暨盐湖城旅游文化艺术节代表名册》，向市筹备领导小组提供编制《大会指南》所需的人员方面的相关资料；
（2）做好来宾报到工作，在来宾签到表中清楚反映出来宾姓名、单位及职务、性别、民族、所住宾馆、房间号、返程方式、返程时间、联系电话、备注等内容，及时掌握和准确统计来宾参会的具体日程安排，并在第一时间反馈食宿票务组提前落实车票、机票等；负责分发住宿安排表、《大会指南》、宾馆联络人员及电话一览表等节会会议相关材料，遇有来宾人员出现变化，及时反馈食宿票务组统一调剂安排食宿等事宜。
（3）负责联系市级对口接待单位负责人及联络员，协调各对口接待联络单位的来宾接待工作；
（4）配合食宿票务组做好住宿、餐饮、乘车等调配工作，配合迎宾礼仪组做好宾客的其他各项服务工作；
（5）负责与节庆其他工作组的联络协调工作，协调解决宾客在格期间的生活、工作等各方面所存在的问题。
3、迎宾礼仪组
组 长：李 顺
市城管局局长
副 组 长：娄海东 市科技局局长
祁小青 团市委副书记
成 员：朱 洲 市医保局局长
李海霞 格尔木宾馆副总经理
张 瑛 市档案局副局长
顾庆初 市旅游局财务科科长
马 勇 市就业局干部
李维芳 团市委干部
习明茹 市旅游局干部
刘文梅 西城区行委干部
夏广明 团市委工作人员
吕 勇 青年志愿者
冉彩林 青年志愿者
青年志愿者若干名
工作职责：
（1）负责利用手机短信等做好天气预报、交通运输、旅游指南、节庆活动日程指示等公共信息的发布工作；准备迎宾所需接站牌、哈达、鲜花、酒、银碗等必备品；
（2）负责青年志愿者的招募、培训、调配等，分组安排宾馆联络员、门迎、引导员及礼仪人员；
（3）根据来宾职务职级、抵（离）格方式，及时向组委会办公室汇报，协调落实相关领导，衔接食宿票务组提前安排车辆，组织迎宾人员前往迎接；
（4）配合食宿票务组做好来宾报到工作，引导宾客及时、准确入住宾馆，并及时了解和反馈宾客参会的相关信息；
（5）负责联系各宾馆联络员和被接待单位的联络员，做好会议材料领取分发等服务工作，做好食宿、乘车引导工作，提醒宾客按时参加相关活动。
五、工作进度
1、从即日起迎宾礼仪组即开始志愿者的招募工作，考虑到今年循环经济发展论坛与艺术节暨推介会一并举行，参会人员可能多于往年，因此志愿人员的数量应在去年的基础上有足够富裕，以防止出现人员不足、服务滞后的情况。
2、迎宾礼仪组于5月中旬全面展开人员培训工作，培训的对象不仅包括接待组工作人员、志愿服务人员，还包括各宾馆、饭店的相关服务人员。培训内容以基本礼仪为主。接站接机所需的指示牌、酒具、哈达等6月15日前采购到位。
3、食宿票务组于5月15日前全面完成各宾馆、饭店的摸底调查工作，详细掌握相关情况，接待宾馆、饭店须于6月5日基本确定。
4、节会开始前一周，协调联络组负责将初步反馈的人员名单整理完毕，及时报告市筹备领导小组，并反馈食宿票务组着手宾馆、饭店的预定工作和食宿、宴会、车辆方案的制定工作。接待宾馆、饭店初步确定后，食宿票务组负责会同有关部门进行全面的安全、消防、卫生检查，及时整改相关问题。节会开始前3天协调联络组确定最终人员名单，向市筹备领导小组汇报后开始着手编印代表名册。食宿票务组据此调剂住宿、就餐、乘车安排等，确定工作放案和应急预案，并开始实施清房清退工作。迎宾礼仪组安排志愿者和宾馆工作人员到位，开始悬挂横幅标语、发送短信提示等；
5、节会前3天接待组全体人员全部到位，做会前的全面检查，进一步衔接接待工作中可能出现的相关具体问题，进行查漏补缺，自此进入实施阶段。
六、有关要求
1、全体工作人员必须牢固树立大局意识、责任意识，坚决服从领导安排，勇于接受任务，积极主动、无条件地做好分配的各项工作，确保关键时刻不出问题；
2、进一步增强协作精神，加强各个工作环节之间的相互衔接与信息沟通，积极进位补缺，步调一致地开展工作，及时请示和汇报情况，坚决不自行其是、罔自决断；
3、注重个人仪表形象与细节，切实做到细致周到、热情大方、得体优雅，保证工作的质量与效率。
