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一、汇报的目的1.将前阶段工作所形成的开幕式方案、意见和安排向市长和在座的各位领导作个汇报。
2.请各位领导对方案、意见和安排给予进一步的科学完善。
3.请 市长给予指示，以便下阶段按照市长的要求，更科学地开展工作。
二、开幕仪式方案
1.构成：由时间、地点、要求、预计人数、会场布置和议程安排等六项内容构成。考察各投洽会的开幕式，基本上是由这六部分构成。
2.内容
（1）时间：2004年9月28日上午10：00-10：26
（2）地点： 市闽中汽车城
（3）要求：规模与省级同类展销会相当；仪式要求热烈、隆重、朴实、大方。
（4）预计参加人数：3500人（省、市领导30人，特邀嘉宾50人，境内外客商500人，市政府各部门及各县（市、区）政府领导、相关部门人员300人，参展参会人员500人，新闻记者30人，工作人员30人，各界群众2030人，军乐队30人）。
（5）会场布置。
主席台：
规格：为16米×8米，钢管构架，安全可靠，建筑模板铺台，红色地毯铺面；
款式：由主台及两个副台构成，形成两进两出错层，落差自然有序，主台突出，副台庄重，主次分明，整体感强。
背景规格：高5米，宽16米；以新、新形象为主题，配上会标及9.28 投资贸易洽谈会暨商品展销会开幕仪式字样，采用双层布置，第一层为红灯箱布配以白色立体字，底层为彩色喷绘主要以赞助企业形象产品为背景。
主席台前：用鲜花盆构成一个立体花坛。
闽中汽车城广场入口处：由一组8个充气拱门组成迎宾大道，“热烈祝贺9.28 投资贸易洽谈会暨商品展销会隆重举行”，左右各立灯笼柱一个。
闽中汽车城上空、墙面及广场：悬挂兄弟省、市及企业祝贺布条、广告汽球。
闽中汽车城围墙：现有围墙在竣工时除根据需要留出进出口及消防通道外，其余予以封闭，为渲染气氛，对围墙进行彩色喷绘。因商品展销会规模大，人流量大，这样有利于大会现场进出口人流有序及参展活动的安全，⑹议程安排
①司仪（电视台节目主持人）介绍大会情况，9：55-10：00。
②主持人（市政府分管领导）介绍出席仪式的领导、来宾，10：00-10：03。
（主持人：2004 商品展销会开幕仪式现在开始，首先，向大家介绍应邀参 加今天开幕仪式的领导、来宾，他们有：依序从国家至省、地、市，让我们对他们的到来表示热烈的欢迎！）③市委 书记致欢迎辞，10：03-10：10。
（欢迎辞：一是对国内外及港澳台客商应邀出席本次展销会表示欢迎；二是主办这一活动的目的，展示 市这几年来商品经济迅猛发展的良好局面，突出“新，新形象”；三是请来自五湖四海的朋友共同为 的发展出谋划策，让 的企业走出！面向全国！融入世界经济大潮中去„„）
④境外客商代表或团组负责人讲话，10：10-10：16。
（展销会的举办体现 市委、市政府对发展 经济的高度重视，通过举办展销会为企业创造一个良好的平台，并邀请了众多的国内外客商参加活动为 企业走向全国，与世界接轨提供了良好的桥梁和纽带，作为境外客商，对这一活动十分重视，希望通过这一活动把 产品介绍给各界朋友，为建设美好的新 而携手合作！）
⑤省领导讲话（或省相关主办单位代表发言），10：16-10：22。
（对 市成功举办如此大规模的商品展销会表示祝贺，展销会汇聚了 市各行各业的精英，这些企业为 市经济的发展作出了重大的贡献；展销会是 市委市政府为 企业搭建了一个展示企业风采的大舞台，我们希望参展企业把这台戏唱好唱活，把这次展销会办成富有成效的大会，而且一届比一届更好！）
⑥请领导为开幕仪式剪彩，10：22-10：25。
（主持人宣布为开幕仪式剪彩，礼仪小姐8-10人手持剪彩礼花、托盘、剪刀、彩球走入指定位置请领导为开幕仪式剪彩。鸣放礼炮、放飞彩球、威风锣鼓、军乐队齐奏等）⑦庆典仪式结束，请领导、来宾参观展销会，10：26。
三、方案的产生
1.与过家广告公司交流洽谈、比较综合形成了开幕式方案初稿。
2.经 秘书长召集市经委、市外经局研究，选择了 公司作为这次开幕式的策划代理公司。
3.经 市长两次开会研究，形成现开幕式方案。
四、方案中要明确的几个问题
1.时间要确定，这样便于我们按时开展工作。现方案中的时间是我们的假设。
2.主席台的款式有三种，我们倾向由主台及两个副台构成。请领导给予明确。
3.背景的主题、会标、字样是我们的初步安排，需要领导研究确定。
4.议程安排七项，这七项是否要增减，需要早日明确。
5.议程安排如无变动，需要市领导协调相关单位配合开幕式工作。
（1）司仪主持人需要电视台推荐。
（2）市政府分管领导为主持人要明确具体人，以便工作上好对接。
（3）境外客商代表或团组负责人讲话和省领导讲话是谁，这项工作由谁来负责要明确，以便工作上好衔接。
6.参加剪彩的领导人数要明确，以便好安排礼仪小姐人数等工作。
7.拨款经费不足部分通过赞助、广告等几个 一点解决。在非主办单位征集，筹委会统一操办的情况下，广告费的收入和开支最好指定人员立个规则。
五、下阶段工作进度安排
1.根据市长的指示和筹委会的要求确定的开幕式方案，做出每项工作的预算明细。
2.按 筹备，联系相关的施工单位进行具体实施。
3.与相关企业沟通，配合做好广告及赞助单位的征集工作。
4.草拟相关讲话材料。
会展资料的设计，分以下几个部分
（一）招展函
招展函也称展览手册，是用来说明展会相关内容的。招展函多为小册子，也有彩页或折页。
1、招展函的主要内容：
（1）展会的基本内容。（2）背景及意义。（3）工作计划。（4）参展办法。（5）相关图案。
2、展会的基本内容
（1）展会名称
（2）展会举办的时间和地点
（3）主办单位和承办单位
（4）展会特色
（5）展品范围
（6）展位价格
3、背景及意义
一般用来为举办展会做铺垫，同时也便于展会在立项时审批。
4、工作计划
（1）招商计划。主要是程序、目标客户等；
（2）宣传推广计划。新闻发布会、场地广告等。
（3）相关活动计划。论坛、讲座、沙龙等。
（4）展会服务项目等。酒会、旅游、表演等。
5、参展办法
（1）如何办理参展手续。是通过地区的有关部门、代理商，还是直接与主办单位或承办单位联系。
（2）如何付款。展会的开户银行及账号、付款方式、是全部交清还是交定金，如果交定金，数量如何，付款时间等。
（3）参展申请表。用于参展商填写产品名称、展位个数（或面积），联系方式等。
（4）办展机构联系方法。包括地址、电话、网址、E---mail等。有的还需要注明联系人。
6、相关图案
（1）展馆位置简略地图。
（2）展馆的摊位分布图。便于参展商根据自己的喜好和需要选择大概位置。
（3）上一届展会的照片。增加参展企业的信心，（4）展位和特装的图片。
7、编制招展方案的原则
1、内容全面、准确。
2、简单实用。
3、美观大方。
4、便于邮寄和携带。
（二）工作手册
1、主要活动日程安排
2、新闻发布会实施方案
3、展会实施方案
4、主要服务项目
（三）相关表格
1、征求意见表。一般在展会结束前，由参展商填写，包括需求和下次展会的意向。
2、统计表。
3、调查表。一般在展会中间，4、感谢信。在展会结束之后几天后，发给参展单位。
（四）服务指南
1、场馆、展位服务指南。
2、餐饮娱乐服务指南。
3、旅游线路安排及景区介绍。
4、城市和场馆的基本资料。
5、参展企业的相关资料。
