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关于机关公文处理工作的汇报
2010年8月20日
各位领导、各位同事：
十分荣幸有机会和大家共同交流公文处理工作，下面我结合自身工作，从办公室工作、公文处理工作和政务信息工作等三个方面向大家汇报，不妥之处敬请各位批评指正。
一、局办公室工作
办公室主要工作概括起来是三句话，即：“参与政务、管理事务、搞好服务”。
具体工作主要体现在十个方面：
1、重点工作目标考核：迎接上级考核，参与县区考核；
2、机关公文处理：来文拟办、批示交办、发文审理、重要公文起草（年度总结、工作目标考核报告和工作报告起草拟等）；
3、政务督办：提醒承办部门按期完成任务；
4、政务公开：政策公开、审批公开、信息公开（网站公开、新闻公开）；
5、综合协调：纵横协调、工作协调、活动协调；
6、新闻和信息宣传：网络、声像、报刊；
7、提案议案办理和来信来访；
8、财务管理、车辆管理、档案管理、物业管理；
9、综合治理、保密、安全防范；
10、公务接待、会务承办、办公保障等。
二、公文处理工作
公文处理：是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
★公文处理OA系统：政务新区即将推行电子政务，我局是首批启用单位，届时，绝大多数公文处理将实现电子化。
公文处理原则：坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
局办公室负责局机关的公文处理工作。
★在此重点介绍公文种类和形式、公文格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文管理、公文归档7个方面。
（一）公文的主要种类和形式
公文种类主要有：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等10类。
1、决定
适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
2、通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
3、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
4、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
5、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
6、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
7、批复
适用于答复下级机关的请示事项。
8、意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
9、函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
10、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。市局机关公文形式主要有七类：
1、发文标识为“芜湖市人力资源和社会保障局党组文件”，发文代字为“芜人社党组”的公文，主要适用于局党组向上级党组织报告、请示工作和呈报意见，安排部署工作，发布重要通知事项等。
2、发文标识为“芜湖市人力资源和社会保障局文件”，发文代字为“芜人社”的公文,主要适用于向市委、市政府及省人力资源和社会保障厅报告、请示工作和呈报意见；
发文代字为“芜人社发”的公文,主要适用于传达上级的方针、政策、指示，部署全局性和重要工作，发布重要规范性文件以及其他必须以局名义办理的重要事项等。
3、发文标识为“芜湖市人力资源和社会保障局文件”，发文代字为“芜人社秘”的公文，主要适用于局对有关单位通知重要事项、批复请示事项，与市政府有关部门或兄弟市人力资源和社会保障部门商洽问题等。
4、发文标识为“芜湖市人力资源和社会保障局”，发文代字为“芜人社函”的公文，主要适用于与我局没有隶属关系的单位之间知照和商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
5、发文标识为“芜湖市人力资源和社会保障局”、发文代字为“芜人社办”的公文，主要适用于以局办公室名义与有关部门或单位联系一般性的工作事项，办理局内部事务等。
6、发文标识为“中共芜湖市人力资源和社会保障局党组会会议纪要”，“芜湖市人力资源和社会保障局局长办公会议纪要”、“芜湖市人力资源和社会保障局局务会议纪要”的公文，用于记载、传达局党组会议、局长办公会议、局务会议决定事项和主要精神。
7、局政务信息标识为“芜湖市人力资源和社会保障政务信息”、“芜湖市人力资源和社会保障局送阅材料”。
（二）公文格式
1、公文的组成要素（13）：发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、发文机关印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。
2、需要特别注意的几点：
⑴ 联合行文。联合行文用几个机关名称为发文标识，将主办机关排列在前，只标明主办机关发文字号；上行文应注明签发人、会签人姓名。
⑵ 公文标题。应准确简要地概括公文主要内容，一般不用标点符号
⑶ 主送机关。除 “通告”外，其他文种的公文都应标明主送机关。主送机关，应使用全称或规范化简称、统称。
我局的规范化简称、统称分别为：“市人社局”、“市人力资源和社会保障局”。
①发往市政府各部门的公文，写作“市政府各部门”;②发往市内各县区人力资源和社会保障部门的公文，写作“各县、区人力资源和社会保障局”；
③发往局机关各单位（包括局机关各科室，市外国专家局）、局属各事业单位的公文，写作“市局各单位”；只发局机关各单位的公文，写作“局机关各单位”；只发局属各事业单位的公文，写作“局属各事业单位”。
⑷ 附件，应在正文之下空一行、成文日期之前，注明附件顺序和名称。
⑸ 成文日期，以负责人签发的日期为准。联合发文以最后一个机关负责人签发的日期为准。会议讨论通过的“决定”，以通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体加圆括号注明会议名称和通过日期。
⑹ 附注（需要说明的其他事项），应在成文日期左下方，主题词之上加圆括号标注。如属请示件，应在该处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以本机关经办科室负责人为宜。
★不得出现“此页无正文”字样。
（三）行文规则
1、行文范围
可以与省厅，市委、市政府及其部门、各直属机构相互行文；
可以与各县、区人力资源和社会保障局相互行文； 可以与省外市人力资源和社会保障部门等相互行文。我局可以与市委各部门、市政府各部门、县区政府、同级军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位等联合行文。
2、注意事项
⑴ 一般不得向县、区人民政府正式行文（除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外如需行文，应报请政府批转或由市政府办公室转发）；
⑵ 局内单位（市外国专家局需向市委市政府请示报告的事项，应以市人力资源和社会保障局名义上报。
⑶ 局机关各科室不得对外正式行文。确因工作需要，经分管局领导批准，只能以函的形式与相关单位进行工作商洽。
⑷ 局属各事业单位非以局名义对外行文不得使用局文头纸，应使用署有本单位名称的文头纸。
⑸ 一般不得越级请示和报告。对发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级行文时，应抄送被越过的机关。
3、“请示”应一文一事。一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
4、请求市政府批转或市政府办公室转发的公文，应同时附代拟稿。
5、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以局名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”；如属上级机关负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。
（四）发文办理
发文办理主要包括：草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等8道程序。
1、草拟（拟稿）草拟公文应做到：
⑴ 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如制定新的规范性文件等，要充分论证，切实可行。
⑵ 观点鲜明、正确，表述简捷、准确；结构严谨，条理清楚，逻辑性强；内容充实，数据准确；语言平实，标点正确，篇幅力求简短。
⑶ 公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
⑷ 拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
⑸ 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写具体的年、月、日。
★⑹ 结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“l．”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。
⑺ 应使用国家法定计量单位。
⑻ 文内使用非规范化简称，应在第一次出现时先用全称并注明简称。
⑼ 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
2、审核（核稿、审理意见）
⑴ 以局名义的发文，由主办单位草拟，单位负责同志初审，局办公室提出审理意见后，报分管局长或局长签发。★审核的重点是：是否确需行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。
⑵ 对涉及两个以上单位业务工作的文件，主办单位草拟后，在局办公室审核前，须先经所涉业务单位签署审核意见，再按程序办理；对涉及出台人力资源社会保障规范性文件，在局办公室核稿前，须先经承担政策法规职能的部门进行合法性审核，再按程序办理。
3、签发
⑴ 以局名义的发文，由局长签发或由经局长授权的分管局领导签发。呈局长签发的公文，分管局领导应签署明确意见。
★上行文和联合发文，以及涉及人事、资金方面的文件由局长或主持工作的局领导签发。
⑵ 以局办公室名义制发的公文，一般由局领导签发；事务性公文也可由办公室主任签发。
★⑶ 局领导一般不签发未经办公室审理的公文。★草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水一律使用符合存档要求的黑色墨水笔
4、登记和缮印
⑴ 文件经局领导签发后，局办公室要及时进行登记、编号、标引主题词；
★⑵ 主办单位进行校对，确认文稿无误后，按照发放范围确定印刷数量。
⑶ 局文印室按要求统一排版、印制，缮印要讲求时效，保证质量，做到字迹清晰，版面清洁，庄重大方。
5、用印和分发 ⑴ 局印章要确定专人保管，实行用印审批制度； ⑵ 其他事项用印要严格履行审批手续，经用印部门经办人申请，部门负责人审核，分管局领导审批后方可用印；
★凡涉及人事、资金方面等重要事项须经局主要领导审批。
（五）收文办理
★收文办理主要包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办等6个环节。
1、签收。凡送我局的文电、信函，一律由局办公室签收，按程序办理。
局领导不受理未经局办公室签收的公文。
2、登记。公文签收后，由局办公室分类登记，粘贴《芜湖市人力资源和社会保障局公文处理标签》。登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。
3、拟办。对需要办理的公文，由局办公室提出拟办意见。对紧急重要公文应提出办理时限；对需几个单位承办的公文，需明确牵头单位。
来文有重大事项的，拟办时列入督查计划，由局办公室督查人员全程跟踪督办，确保按要求办结公文。
4、批办。对需请局领导批示办理的公文，局办公室要及时呈请局长阅批；
按批示要求，及时转送有关分管领导，经分管领导签署意见；
转承办单位签收、办理。局办公室要对领导批阅的主要内容及要求等进行摘录，以备查考。
5、承办。承办单位接到交办的公文，应当逐件登记，并抓紧办理。有时限要求的公文，应在时限内办结；一般公文应在7个工作日内办结；涉及需要研究、协调解决问题的公文，应力争在3个工作周内办结。确有困难的，应当予以说明。对不属于本单位职权范围或不适宜本单位办理的，应在1日内退回局办公室并说明理由。
6、督办。建立公文督办制度。局领导批示交有关单位办理的公文，局办公室负责督办，紧急公文跟踪催办，重要公文及局领导批示的公文重点督办。督办过程要做好记录，准确掌握公文办理情况。
（六）公文归档
1、局机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材料、领导批示等，应及时按局档案管理规定整理(立卷)、归档。
2、公文办理结束后，应将3份公文正本交局办公室；绝密公文办结后应及时整理(立卷)；个人不得保存应当归档的公文。
3、归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等组卷，并保证公文材料齐全、完整，正确反映公文的形成过程和本机关的主要工作情况，以便保管和利用。
4、归档范围内的公文应当明确保管期限，并按照有关规定定期向市档案主管部门移交。
5、草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨水一律使用符合存档要求的黑色墨水笔。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。
（七）公文管理
毁。
2、局办公室要认真贯彻执行国家、省、市有关公文处理的规定和本办法，建立健全局机关公文处理工作有关制度。对不符合规定的公文，可以不予办理，退回呈报单位。不得违规转发、翻印公文。不得利用传真机传递带有密级公文，以确保公文安全运行。
3、上级机关的公文，经批准后方可翻印，并应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围等。公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关证明章。
4、公文被废止的，视作自废止之日起不产生效力；公文被撤销的，视作自始不产生效力。
5、局办公室应于每年的第一季度对局上年度形成和接收的不具备归档和存查价值的公文进行清理、集中，经鉴别并报局办公室主任批准后，到指定场所予以销毁。销毁秘密公文应由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文（含密码电报），应当进行登记。
6、机构调整时，需要归档的公文、资料应整理立卷后，按有关规定全部移交局档案室。
★工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
1、公文由局办公室统一收发、审核、用印、归档、销★
7、涉密公文不得翻印、复制。
8、查阅公文案卷，按档案管理有关规定办理。成卷公文不得外借。
三、政务信息工作
（一）市局政务信息三种形式
1、送阅材料：主要向市委、市政府主要领导报送我局有关方面工作情况；
2、上报信息：主要报送创新做法、工作进展、推进工作中存在的问题等。报送范围是省人力资源和社会保障厅、市委办、市政府办、市人大办、市政协办，以及市政府主要领导、市委市政府分管领导等；
3、普发信息：主要是编发各县、区成功经验、创新做法等，发送范围是各县区人力资源和社会保障局、市局机关各科室、局属事业单位。
（二）政务信息的五方面作用
信息是决策的基础和依据，信息是领导的耳目。
1、推进重点。当前的人力资源和社会保障工作千头万绪，但要抓好工作就必须突出重点，抓好重点就能获得“牵一发而动全身”的效果。我们将重点工作进展情况、所采取的举措等通过信息发布出去，引导社会各界和人力资源社会保障系统的重视，动员和协调尽可能多的力量，将重点工作抓紧抓好抓出成效，使人力资源和社会保障的整体工作获得长足发展。---引导型宣传。
2、交流经验。当前人力资源和社会保障工作是社会关注的热点，也是我们工作的难点，通过信息把各地的创新做法发布出去，供全系统借鉴、参考，使全系统各单位结合自身实际开展工作，进而推动全市人力资源和社会保障工作的整体前进----指导型宣传。
3、鼓励先进。我们可以通过信息及时把目标任务、重点工作进展情况印发全系，以达到表扬先进、促进落后，形成比学赶帮超的争先进位氛围，进而推动各项工作的深入开展。
★
4、扩大影响。通过信息将人力资源和社会保障部门如何围绕党委、政府工作大局拼搏进取、贯彻落实、破解难题、解决问题的工作情况宣传出去，引起领导层和社会各界对当前人力资源和社会保障工作关注，使我们在开展工作方面获得尽可能多的支持----平行宣传
★
5、引起关注。通过信息，我们可将人力资源和社会保障工作面临的困难及解决困难的建议呈给决策层，使领导者能及时把握我们工作的脉搏，从而在决策时给我们以支持和资助。--向上宣传
（三）报送信息的四点要求
1、及时准确。时效性的信息报送必须迅速、及时，超过了特定的时间就失去了意义。如：特定节日的招聘活动、突击性的工作等。
2、主题突出。要报送有新意、有深度、有针对性的重要信息；既要有准确的数字，又要有定性的分析和结论，力戒内容空洞；文字要准，内容要精，质量要高。
3、喜忧兼报。要客观反映工作中所取得的成绩和出现的问题，切忌报喜不报忧。
4、规范报送。报送信息实行一事一报，即一期信息一件事。一报多事，什么也说不清楚。
（四）报送信息的重点
三类内容：报成绩、讲做法、说问题。
1、围绕领导关注点收集报送重要信息。
从信息工作的角度看，我们人力资源和社会保障部门有“信息源广、关注度高、热点事多”的特有特征，这是我们做好信息工作的必要条件，如：人才队伍建设、就业培训工作、社会体系完善、依法维护权利、优化窗口服务、民生工程建设等等，我们就要围绕这些指点编发和报送信息。
2、突出工作亮点报送特色信息。如：创业园街建设、农民工培训、解决用工荒；新农保建设、社保征缴、基金监管；人才引进、事业单位改革；仲裁、劳动监察等；
3、抓好问题信息的报送。领导最关注的是工作中“对存在问题分析、处理、建议”，这类信息要抢主动、换视角、争夺话语权。
4、报送深层次的信息。这类信息各级都喜欢用，但编发这类信息要下功夫，需要我们把工作研究深、问题分析透。建议切实可行。
（五）报送信息的几点技巧
1、信息的题目要醒目，题目要准确地概括内容；
2、文字要精练、朴实，少谈重要性。这是与新闻稿件的最大区别，信息的对象是领导，新闻的对象是大众，需求不同；
3、要善于把数字用到题目上；
4、可以从工作总结、汇报材料中找信息；
5、可以从调研材料中找信息；
6、从信访中找信息。
各位领导、各位同事，以上的汇报仅供参考，诚恳地欢迎各位批评指正。
谢谢大家！
