北京市国士资源系统档案管理调研报告由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“档案管理系统调研报告”。
市土地权属登记中心
为了深入了解北京市国士资源系统档案管理现状，落实关于“改进全局系统档案管理现状及存在的问题，进一步夯实档案基础性工作，建立健全长效监管机制”的工作要求，本人走访了部分分局，并参加市登记中心召开的会议，听取了各分局档案管理工作情况的汇报，对全局系统的档案管理现状进行了全面调研。
通过此次调研，了解到十八个区县分局、经济开发区分局和市局在内共二十个单位档案管理方式、软硬件条件、人员配置情况等方面都存在着很大差异，档案管理水平参差不齐，急需对全系统档案工作进行规范管理。
一、全局系统档案管理现状 〔一）档案管理方式
全局系统档案管理存在两种方式:集中统一管理和分散管理。所谓集中管理是指同一立档单位形成的各类档案山档案部门负责集中统一管理;所谓分散管理是指同一立档单位的各类档案由形成部门分散保管。
实行集中统一管理的有包括市局在内的10个单位，占全部的50%。市局的集中管理也只是相对而言，2000年机构改革时地质资料馆己并入市权属登记中心，7年过去了其档案管理至今仍保持着合并前的状态。其他集中管理的单位设有专门的档案管理机构，如综合档案室，其中8个单位的档案机构隶属于办公室，2个单位的档案机构隶属十登记中心。设有专职档案工作人员，能够对本单位各类档案的形成进行指导，对集中保管的档案进行管理和提供借阅服务。
实行分散管理的单位有10个，也占50%。这些单位没有专门的档案机构，各类档案山形成部门自行管理，视档案数量的多少配备了兼职或专职人员进行管理。档案数量多的部门根据需要建立了专业档案库房，集中管理某一门类的档案。
（二）档案管理的硬件条件 1.档案库房条件
全局系统各单位都配备了档案库房，库房面积受单位办公条件的影响而不同。除市局档案库房面积在600平方米以外，各分局档案库房的面积在30-130平方米之间不等。
在全局系统中能够按照档案工作要求做到“办公、库房、借阅室二分开”的有5个，分别是延庆、密云、昌平、顺义和房山分局，仅占全部的25%，多数单位都没有独立的档案阅览室，有的单位甚至无法将办公和库房分开。2.档案装具及库房设施情况
各单位都配备了档案装具及档案管理工作所需的设备，有招个单位在库房内安装了密集架，占全部的65%，其余单位配备了档案专用五节柜。
各单位为档案工作的开展创造了较好的条件，配备了防盗门窗、空调、温湿度计、遮光帘、装订机、部分单位配备了计算机等档案管理所需要的专用设备。
（三）档案人员配备情况
全系统共有专兼职档案人员169人，专职29人，兼职135人。市局配备专职档案员4人，其他分局配备专职档案员1-4人不等;其中有16个单位配备了专职档案员，4个单位没有专职档案人员。全系统专兼职档案员中具有人专以上学历的有147人，参加过市档案局培训获得合格证书的35人。年龄在50岁以上的18人，40岁以上的38人，30岁以上的87人，20岁以上的21人。
二、存在的问题
（一）从全局系统的角度来看，档案管理机制不顺畅 2004年房地职能分开以后，市局档案馆的机构设置被取消，由原来的正处级单位变成目前的科级部门，在编人员由过去的10人锐减为现在的4人，档案馆的职能也由原来负责市局机关各类档案的接收、整理、保管、利用和对局属事业单位、区县局档案工作业务指导、监督、检查变为负责市登记中心土地权属登记档案的管理。登记中心曾就恢复档案馆牌子一事多次给市局写报告，至今尚无结果。2005年，全局系统实行垂直管理后，档案馆责无旁贷地承担起对各区县分局的档案业务指导和监督、检查的任务。但是，由于目前市局档案机构设置不合理、职能不明确，导致工作的不顺畅。主要体现在以下两方面:
1、指导分局工作时存在“名不正、言不顺”的问题由子档案馆隶属于市土地权属登记中心，形成目前地籍处统管全系统档案工作的局面，导致档案业务管理上的不顺畅。根据市局发文编一号原则，档案馆起草的有关档案工作通知和管理办法只能使用地籍处的文号，文件下发后，常常会被当作是地籍业务方面的文件发到地籍科，等弄清是档案业务文件时，已经延误了文件的时效。去年档案馆起草了《市国土资源局档案管理办法》，该文属于档案管理方面的综合性文件，却因文号编制问题至今不能下发。
2、档案管理困难受市局机构设置的影响，部分区县分局也将档案室设在登记中心，打破了原来档案集中统一管理的格局，造成其他土地专业档案分散管理局面。由于全市采取档案分散管理方式的分局占50%。使档案馆对分局的指导由一个部门变为多个部门，大大增加了档案管理工作的难度。特别是市局布置的一部分工作得不到及时地贯彻落实。
（二）部分单位档案机构不健全，亟待加强
档案工作的基本原则就是集中统一管理，这一原则要求各单位要建立统一的档案机构，由档案部门集中统一管理本单位各类档案。房地职能分开后，全市国土资源系统档案管理经历了由集中管理到分线管理的过程。机构调整前包括区县局在内的各单位己全部实现集中统一管理，现在全局系统有50%的单位未实现档案集中统一管理，这个问题在城近郊区分局反映得更为明显。城近郊的8个分局中有6个分局采取的是分散管理，只有石景山和丰台分局采取了集中管理。
档案的分散管理导致档案管理标准的不统一和管理上的各自为政，制约了档案工作的发展。在分散管理的模式下档案的归档标准、管理标准、借阅标准和保管条件等都难以达到上级档案行政管理部门的要求，在档案归档、保管以及利用等方面存在诸多安全隐患。市局因库房饱和及承重不达标的问题，在不得已的情况下采取了档案分散管理的措施，其他单位档案分散管理的情况不容乐观，久而久之势必会对档案的安全带来不良影响。
（三）档案办公条件有限，档案库房面积严重不足
随着房地产市场的快速发展，国土资源行政管理工作的加强，土地专业档案数量不断激增，而《行政许可法》和《物权法》的出台决定了土地专业档案的法律凭证作用日益重要。而档案库房条件和面积是保证档案安全管理的必要物质条件。
纵观全局，各单位都不同程度存在档案库房紧张的问题。特别是土地登记业务即将市权下放，颁发个人土地使用证也是工作发展趋势，这就势必造成土地登记档案数量急骤增加，对档案库房的需求由会更大。目前大多数区县分局的档案库房仅够满足1-3年的存储。市局档案库房己出现饱和，地质资料档案馆需增加1000平米的馆藏面积才能满足未来五年的使用需要。
此外，目前还有四个单位〔包括市局、石景山、门头沟和经济开发区）同建委或其他单位共用档案室，同样不利于档案的安全管理。
（四〕档案专职人员数量不足，水平有待提高
档案人员水平决定着档案管理工作水平，从全局系统来看，虽然档案人员多数具有大专以上学历，但具有档案专业学历的人员很少，有档案管理中级以上职称的仅为三人。专业人才少导致了我局系统的档案管理以事务性工作为主，缺乏宏观管理理论研究和科研创新，在土地专业档案管理方面没有突破性的研究成果。
受人员编制的限制，各单位普遍将招聘重点放在重要业务科（室），对档案工作的专业性认识不足，多年来未招聘过档案专业人才，有些单位依旧把档案部门用于安置老弱职工，制约了档案管理水平的提高。
（五）档案借阅管理缺少有效的控制手段
档案馆虽然已建立了档案借阅和催还制度，对于多次催还不归的档案没有更加行之有效的办法和措施，致使一部分案卷长期滞留在使用部门不能归还。
三、建议措施
（一）加强档案管理，尽快将顺关系 建议今后档案馆对外发文统一使用局办公室文号。
（二）建立健全的全局系统档案管理制度实现档案管理的规范化、制度化和标准化
（三）强化各级档案管理
由市局出台刚性文件，建立健全的各级档案管理机构，集中统一管理各类档案。
（四）进一步加大对档案工作的资金投入
在硬件建设上，特别是市局和区县分局档案用房的配备方面给予财力物力的支持。立足长远，充分考虑全系统各类档案的现有数量和增长速度，统筹解决各单位档案库房面积不足的问题，议建市局在条件允许的情况下新建综合性档案馆，对于目前档案馆急需解决库房承重和人员不足的问题，采用租赁场地和外聘工作人员等临时措施予以解决。
（五）确保档案人员的稳定加强专业培训和继续教育，力争引进高素质人才
（六）加强档案工作的宣传。提高全员的档案意识
综上所述，根据调研的结果，我认为要规范全市国土档案的管理工作，为土地业务基础工作搭建有力平台，建立统一的档案管理规范与标准，使档案的分类与存放更加合理，为档案数字化工作的实施创造良好条件，为数字化档案馆的建立奠定坚实基础，进一步推动档案工作再上新台阶!
