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关于办公室文员需求情况的调查报告
根据学校的实训课程安排，在钱立静老师的指导下，于12月3日起对芜湖市办公室文员需求情况开展调查。这次调查是为了让我们提前感受职场文化，了解相应职业岗位基本信息，逐渐明确未来学习方向，为以后职场求职提供经验，写一份关于办公室文员需求情况的调查报告。现将调查报告综合情况报告如下：
一、调查时间、地点、对象及方式
1、调查时间：2014年12月3日至12月7日
2、调查地点：芜湖市人才招聘市场
3、调查对象：各招聘企业负责人
4、调查方法：实地访问
网上调查
访谈问法
二、调查结果及分析
（一）、文秘专业人才的需求情况
从需求层次上看，70％以上的单位选择了大专(高职)毕业生，有不到20％的单位表示无学历限制，只有10%的单位学历要求本科及本科以上的毕业生。这显示，民企对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。
从需求的文员类型上看，大部分的单位选了复合型文员，这表明，当前复合型人才最受欢迎。其余，文员的需求类型要根据公司的类型。
（二）、岗位基本信息及总体性质
办公室文员是文员的一个分类，在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都是比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同，当然少数公司可能也不需要电脑的），一些的公司对语言也有所要求的（普通话标准流利，会基本英语口语交流之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作热情、认真负责、思想品德良好、积极向上、吃苦耐劳、良好的人际关系、有工作能力、随机应变、任劳任怨、服从领导、当好参谋、善于合作、严于律己、实事求是、勇于创新、甘于奉献、恪守信用、严守机密、遵纪守法、廉洁奉公等）。
办公室文员的的工作范围是办公室，其工作特征是：工作相对繁琐，待遇和 环境较为清苦。但是不可否认的是，办公室文员是一个培养人才的好岗位，是一 个有利于提升自己，磨练自己的岗位。办公室文员既要有一颗细腻的心，又必须 要有坐下能写，出去能干，进来能谋的综合素质。
通过数据分析，文员的月薪情况如下: 平均文员月薪在2500元左右,大部分文员对薪金现状表示不太满意,有的文员甚至还打算向高层次拼博,成为高级管理阶层,获取更高的薪金。
（三）、岗位任职条件
1.文秘或行政管理类专业优先考虑，70％以上的单位选择了大专(高职)毕业生，有不到20％的单位表示无学历限制，只有10%的单位学历要求本科及本科以上的毕业生。
2.67.3%有从事一年以上企业文员的工作经验，大约32%无工作经验也可。
3.熟悉办公室办公软件，打字速度快，会写公文、有一定的行政管理知识
4.工作认真仔细、热情、责任心强、为人正直、敢于坚持原则 5.有较强的沟通协调能力，有良好的纪律性、团队协作以及服务创新精神
6.年龄在20至25岁左右
（四）、文员在组织内部总体分布情况
1、文员主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员、销售文员。
2、职责
办公室 主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：
（1）、接听、转接电话；接待来访人员。
（2）、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
（3）、负责总经理办公室的清洁卫生。（4）、做好会议纪要。
（5）、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。（6）、负责传真件的收发工作。
（7）、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。（8）、做好公司宣传专栏的组稿。
（9）、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。（10）、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
（11）、每月环保报表的邮寄及社保的打表。
（12）、管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
（13）、社会保险的投保、申领。
（14）、统计每月考勤并交财务做帐，留底。
（15）、管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。
（16）、接受其他临时工作。销售
(1)行政隶属
上级主管：企划部经理
工作对象：各办事处（区域）相关业务人员
(2)主要职责 A.在企划部经理的领导下，负责公司促销活动方案的设计、策划、实施与业务管理。
B.负责编制公司年度促销活动预算，提交年度促销方案，制定与协调各区域促销活动推进时间与方案选择。
C.负责各区域促销活动的工作指导与审批管理，协助各区域市场开展促销活动。
D.负责制定公司公共关系计划与实施方案，策划与组织实施公关活动。
E.负责促销活动的方案管理与文档备案，评估活动效果，提交季度促销活动分析报告。
F.完成企划部经理交办的其他任务。档案
1、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要；
2、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理；
3、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；
4、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录；
5、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；
6、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；
7、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；
8、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制。
（五）、文秘专业人才的职业能力和知识结构要求情况
调查显示，中小企业最看重的文秘专业毕业生的前五项综合能力，依次为语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力。文秘从业人员必须具备这五种综合能力才能适应现代民营企业的要求。认为文秘从业人员应该具备的职业能力，按重视程度，依次为职业道德、敬业精神、专业素养、使用和维护现代办公设备的能力。民营企业在录用文秘专业毕业生时最看重的能力因素是“专业水 平”(26％)，其次是反映专业能力、沟通能力、心理素质等综合能力的“面试的第一印象”(19％)；再次是“社会实践经历”(18％)。此外，“外语水平”(15％)和“计算机水平”(9％)，而这两项也可以视作专业能力。专业水平是民企最看重的素质，它是文秘专业学生就业能力的基础。
另据问卷调查显示，在被调查单位中对应聘秘书岗位的毕业生是否获得秘书职业资格证书表示重视的占35％，一部分单位表示不会十分在意，关键是看是否真正具备秘书的职业技能，当然有的话最好；对获得电脑操作等级证书重视的占55％，但对是否获得外语等级证书却100％表示重视。
在涉及到文秘专业毕业生除了文秘专业知识外，最需要掌握的其他知识时，民企的老总选择最多的是经济管理、科技等方面知识会计、统计和财务管理等方面知识以及企业管理知识、法律知识等。
大部分民企认为高职学生最需要进一步培养的能力是：敬业精神、知识能力水平、文化素养和吃苦耐劳精神。在问到高职毕业生与其他重点或名牌学校的毕业生在知识能力水平上有否明显差距时，85％的民企单位认为有一定差距，还有的认为有明显差距。在问到高职生就业中存在的主要问题，大部分民企单位认为是高职院校的人才培养规格和质量目前还难以满足社会的需求，高职生的知识结构还不能完全适应经济的快速发展。
——中小企业秘书职能的调查报告
（六）现在文员对工作的期望
通过采访调查，大部分文秘专业的学生对今后毕业找工作的期望 1.能找到一份自己比较感兴趣且稳定的工作 2.能到一家有发展空间的公司 3.工资相对所在城市中等的三、调查心得体会
从各种调查途径中知道，文秘类工作的社会需求在不断的增长，大多数文秘人员在从事工作3-5年后会转换岗位或得到晋升。文秘人员在日常工作中接触到人事、财务、专业业务的机会比较广泛，对各方面技能要求很高，富有经验的文秘人员才是在社会急需的复合性人才。社会对文秘人员的需求情况决定文秘职业是一个充满活力和挑战性的职业，也是一个具有广阔发展前景的职业。
