文档管理制度(行政部)[材料]_行政部管理制度

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文档管理制度

根据国家档案法和档案管理规定，为进一步提高公司文档管理工作的质量和管理水平，确保文档的完整与安全，根据本公司特点，制定本规定。

1、文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；生产及管理的相关条例、政策、法规；全体员工档案；重要资料及文档资料的电脑备份等。主要包括：

A、以公司名义发出的文件。B、行政管理制度汇编。C、公司会议纪要。

D、以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。E、各部门呈报的工作计划(年度／半年度工作计划、筹建计划、经营活动计划)、总结(年度总结、活动总结等)、申请(采购申请除外)、报告及管理规章制度等。

F、公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等。

G、人员档案：内容包括个人简历、体检表、相关证书复印件等。H、重要资料：公司营业执照、资质证书、安全生产许可证、技术资料等。

I、上级检查或公司开展各项活动时拍摄的照片、声像材料（注明时间、地点、来宾姓名、活动内容等）。

2．文档资料收集及整理：

文档管理员负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找。

3、文档资料查阅或复印：

保密级文件，未经领导批准，任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。相关政策、法规及重要资料须查阅或复印的，持相关部门负责人批准单，在行政部办理登记手续；并经行政部经理方可查阅或复印。

4、文档资料的更改与报废：

A、各类文件张贴或下发后如须更改，必须由原文件签署人审批后，方可执行，并须即刻作废旧文件，同时在新文件上注明“以此文件为准”。

B、根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需填写《文件销毁申请单》报行政部经理批准后销毁。

5、各类文件资料的发放：

A、向各部门传达的公司通知、文件、制度的发放应办理签收手续。

B、有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、人事行政制度、质量体系文件等属机要文件，必须加封后传递。

6、电脑及电子文档管理：

文档管理员须在电脑上须按文件类别设立相应的文档目录，分类保存各类文件，重要文件须加密，且以光盘或软盘备份。内部发文须由资料员对格式、方法等方面进行审核，编发文号，并在电脑内保存后，交部门经理批准，方可按规定发送，同时发文原件由资料室存档。