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巫溪县红池腊鲜食品有限公司
办公室管理制度
第一章 总则
第一条 目的。为进一步完善公司行政后勤及人事管理流程，建立规范化的办公室相关管理制度，提高管理水平和工作效率，使公司各项行政人事工作有章可循、照章办事，特制定本制度。
第二章 公文处理规定
第二条 公司文件由办公室部拟稿，经总经理签发；业务文件由相关部门拟稿报分管领导审核后由办公室报总经理签发。属于机密的文件，核稿人应注明密级，并确定报送范围。机密文件按保密规定，由专人印制、报送。
第三条 已签发的文件报行政人事部由办公室登记存档，并按不同类别编号后统一登记下发，并填写《发文登记簿》。文件由办公室负责校对、审核后按要求的份数复印盖章，并做好已发文件的留底保管及备查工作。
第四条 外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日填写《公文收文处理笺》，呈领导批示后按批示要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送，每一个签批环节时间不得超过一天。办公室追踪相关责任人办结情况，并整理归档。
第三章 办公用品的申购、购置和领用
第五条 公司各部门所需的办公用品，由部门填写，各部门负责人签署《物品申购单》，报办公室审批并安排采购。涉及到办公用的机器设备等固定资产还需经分管领导和总经理签字批准，按照公司《采购管理制度》指定专人采购。
第六条 办公用品购置后，由采购人持购货发票、清单、采购物品到库管处办理入库。凭签准的《物品申购单》、购货发票、库管开具的《入库单》，按公司《财务管理办法》的规定流程签字报销，手续不全者，财务不予报销。
第七条 申购部门或领用人领取办公用品，需填报《领料单》，经申购部门负责人签字同意，交办公室办公用品管理人员按库存核查后签字，再交库管出开具《出库单》，方可领用。为方便领用和管理，各部门应根据需要每半月到办公室集中办理一次办公用品的领用，集中领出的办公用品需各部门安排人员统一管理，并做好部门领用记录。
第八条 办公用品只能用于办公，不得挪作他用或私用, 费用由财务部进行部门分摊，纳入各部门办公费用，办公室对各部门办公费用支出进行考核。
第九条 各部门领用的办公用品，如笔、笔芯、鼠标、键盘等消耗性办公用品，自第二次开始领用时，除需经过上述领用流程以外，必须凭旧品换领新品，各部门应严格遵守，办公室须严格执行本条规定。
第四章 印章管理制度
第十条 公司印章实行分类保管，公司公章、合同专用章由总经理指定办公室专人进行管理，公司财务专用章、由会计保管、法人章及总经理私章由出纳保管。上述印章实行专人保管、专人使用，任何部门、人员不得借用上述印章，违反规定造成的后果由印章保管人负责。保管人必须严格履行用印登记手续进行登记备案。
第十一条 办公室用章、收货章等其他的专用印章由其相关使用部门自行使用和安排专人保管，各部门负责人对其保管使用情况进行监管，并负主要责任。
第十二条 公章及专用印章保管人员要明确职责，印章要进入保险柜或铁皮柜牢固加锁，确保印章的安全，防止印章被盗用或丢失。丢失印章、违反规定使用印章或印章被盗用，要追究保管人员的责任。
第十三条 无特殊情况使用印章要在办公室内，因工作需要必须将印章携带出单位以外使用的情况，必须要经过总经理的许可，并且印章不能脱离印章保管人员的监督。若公司公章或重要印章出现异常，应立即报告领导，必要时应该报告公安机关协助处置。
第十四条 印章保管人员在用印时应慎重，应审阅、了解用印的内容，不能不看内容就盲目盖印。对于公章及合同专用章等重要印章的使用要求每次用印时，印章保管人员必须要求用印人员在《印章使用登记表》上办理登记手续，对于重要文书用印还需要履行用印审批手续。
第十五条 公司红头文件，内部文件、上行综合性汇报材料、项目申报材料、人事证明等应由公司办公室主任审批方可用印；法律诉讼类文件需加盖公章的、公司的对外的财务报表、统计报表、审计报表、公司对外重要合同、合作协议的公章用印或合同专用章用印须由总经理审批确认后方可用印。
第五章 车辆管理制度第十六条 公司车辆均由办公室管理和调度。原则上公司车辆必须按规定停放在公司院内，一般不允许在外过夜。因保管不善造成车辆被盗、损坏而无法理赔的损失，由驾驶员和相关责任人共同承担部分赔偿责任。
第十七条 公司车辆由指定的专职或兼职驾驶员保管和驾驶，驾驶过程中如果出现交通事故、违章责任在我方之罚款和修理费用（无法理赔的部分），以及因违章驾驶造成的扣分，原则上由驾驶人员自行承担。如遇特殊情况，经总经理特批，可报销部分费用。
第十八条 车辆使用实行派车制度，由办公室统一调度安排方可使用。使用车辆按照以下程序进行：
（一）部门填写《派车单》提出用车申请，经分管领导签字认可后交办公室根据行车路线及具体情况安排车辆。
（二）驾驶员在接到核准的《派车单》后方可出车，并按批准的行车路线和目的地行车。
（三）驾驶员在出车和返回后登记《行车情况记录表》，包括填写公里读表数与使用公里数，以及相关费用。
（四）驾驶员交接应核对《行车情况记录表》的公里数记录是否完备，是否与实际读表数一致，未记录清楚的，可拒绝接车。
（五）驾驶员未按规定认真填写《行车情况记录表》，发现一次扣罚5元，第二次扣10元，发现3次以上警告一次。
第十九条 车辆的保养。由驾驶员填写《车辆保养（修理）单》，经办公室核准后送公司指定保养厂定期进行，新车前两次可以按每5000公里进行例行保养，其后的定期保养可以8000-10000公里保养一次。
第二十条 车辆的维修。保修期内驾驶员需根据车辆需维修的情况提前填报《车辆保养（修理）单》，经批准后可到4S店直接修理。如出现车祸等情况，按照保险公司的要求到指定维修厂进行维修。超过保修期的车辆需要维修的，驾驶员需根据车辆需维修的情况提前填报《车辆保养（修理）单》，经办公室批准后到公司指定修理厂进行维修。车辆大修或更换超过5000元的零件时，必须总经理批准后方可进行维修。
第二十一条 车辆加油前期采用凭票报销的办法进行，驾驶员可先借备用金1000元用于加油，每周凭《行车情况记录表》和加油发票，按《公司财务管理办法》报销流程进行报销。后期可采用加油卡充值的方式加油。驾驶员必须严格自律，不得将用于购买饮料、食物等费用开入加油发票，一经发现处退回消费金额后罚款200元的处罚，发现第二次劝其离职。
第七章 办公室相关管理规定
第二十二条 本章规定适用于公司所有办公室。公司所有办公室均为无烟办公室，公司员工不能在办公室内吸烟，违法规定者，发现一次扣罚5元、第二次10元，发现三次全公司通报批评一次，扣罚50元。
第二十三条 办公室严禁大声喧哗，吵闹、严禁闲聊和传播是非,营造良好的工作环境和氛围，不得脱岗、窜岗，未经许可，员工不得随意进入其他办公室，特别是办公室、财务室等有重要文件资料和票据的房间。第二十四条 不准打听、窥视人力资源、财务等保密性文件、报表。对了解的信息做好保密工作,尊重别人隐私和公司制度；做到不听、不问、不传，违者发现一次处以警告、第二次劝其离职。
第二十五条 办公室传真机、复印机等公用物品，使用时请注意使用方法，不能粗暴使用，因使用人原因造成的机器损坏，由该使用人负责维修并支付费用，并扣罚50元。
第二十六条 公司电脑专人使用，做好保管措施。上班时间不得使用电脑玩游戏、聊天,上网浏览及下载与工作无关的内容，一经发现每次扣罚5元，第二次扣罚10元，一个月内被扣罚超过3次，按50元/次扣罚。
第二十七条 公司电脑及网络统一由专业机构维护，任何个人不得私自带盘上机操作及安装，如个人配置电脑因中病毒、木马而造成不能使用，需重装系统时，请通知办公室备档，并将电脑里重要文件备份保管好。
第二十八条 下班时随手整理自己的办公桌，将办公椅凳归位靠近办公桌沿，不可随意摆放。最后离开的员工应关闭空调、门窗、断电、锁门等以确保安全，下班因工作原因最后离开公司的员工，有义务再次检查公司内部的电源安全。发现离开办公室不关电脑的情况，对电脑使用人进行每次5元的处罚。
第二十九条 办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用文明用语，接电话应统一使用普通话，第一句统一为：“您好！红池腊鲜食品有限公司”，声音应热情、友好，以树立良好的企业形象。禁止使用公司电话聊天，接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。第三十条 公司电话费（含手机卡和通讯补贴）均已纳入各部门管理费用，各部门应注意电话费用的管理控制，员工禁止用公司电话打私人电话。
第三十一条 每天上班前20分钟内，全体员工对各自分管清洁区域进行清洁。公司公共区域卫生清洁（含厂区地面、办公室、卫生间等公共区域）由办公室统一安排员工清扫保洁，其他区域由该区域使用人员各自负责（范围包括房间地面、办公桌椅、文件柜、电脑、窗户及栏杆）。
第三十二条 下班前5分钟对桌上清洁和垃圾进行整理，各部门负责人须例行检查；办公室将不定期检查，凡桌面脏乱、垃圾未倒者，办公室将对值日人员按5元/次的罚款进行处罚。每周周六下午下班前20分钟为公司全员大扫除时间。
第三十三条 为确保节省办公费用，公司要求对剩余一面的废旧纸张进行第二次收集回收利用，主要用于内部打印，一般文件都应使用废旧纸张；新A4纸只能是打印重要或者正式文件。
第三十四条
所有员工必须严格执行公司考勤制度的要求，每天上下班时间按时到公司办公室指定地点签到。上班签到时间（早上7点40分前），下班签到时间（下午5点30分以后）。特殊岗位如门卫要求全天在厂，炊事员工作时间遵照《食堂管理规定》。
第三十五条 上班时间所有员工均不得中途离开公司，若有工作需要外出办事的，或第二天需要外出办事晚到或不到公司签到的，需提前到部门填写《外出登记记录表》写明外出时间、办事事项，经分管领导签批同意后方可离开公司。工作出现特殊情况不能按时赶到公司的必须电话通知上级，经同意后回公司按要求到办公室补填外出登记记录，不履行上述手续擅自离开公司或不按时到岗的按公司考勤制度执行。
第八章 食堂管理规定
第三十六条 伙食团负责公司员工一日三餐，按照公司统一制定的菜品安排进行烹饪。保证三餐按时、按质、按量供给。
第三十七条
炊事员原则上必须全天驻公司，早上7点20分准时开始供应早餐，7点40分前结束早餐；中午12点必须准时将中餐准备就绪，考虑到因中餐需分轮就餐的情况，中餐结束时间为13点00分；晚餐开餐时间为下午18点，炊事员需等全部人员进餐完毕，清洗餐具清洁厨房后方可离开公司。炊事员未按时保证三餐供应或提前早退的，每次扣罚5元，第二次10元，一月内发生三次的扣50元，警告处分一次。
第三十八条 炊事员必须严格遵守公司各项规定，每天做好厨房卫生及周围的环境卫生，注意个人卫生、勤剪指甲、勤理发、勤洗手、不要随地吐痰。
第三十九条 炊事员必须严格按照食品卫生要求去操作，注意食品安全。工作时必须自查食物是否变质、变味现象，发现问题及时处理，防止食物中毒。
第四十条
整个烹食过程中炊事员对食材原材料必须认真分拣和清洗干净，工作中按伙食标准精打细算，以最大限度内尽量做到色香味全，每日菜品花样、品种多样化。
第四十一条 定期对厨具（灶具、冰柜、砧板、菜刀、锅、瓢、铲、盆）、餐具（碗筷、杯碟、餐盘、毛巾），进行清洗、蒸煮和消毒。保管好厨房的厨具和餐具，防止损坏丢失，发现厨具和餐具丢失和非正常损坏的，炊事员需照价进行赔偿。
第四十二条 炊事员必须对每次采购人员购买回来的食材，核对数量、检查质量，合格后签字确认验收。对不合格食品，拒收并按规定上报办公室领导。
第四十三条 办公室每周不定期对伙食团进行抽查，抽查内容包括：三餐供应时间、食材数量质量、菜品质量、环境卫生和个人卫生。发现环境卫生问题和个人卫生问题按每次5元扣罚；发现食材保管不善腐烂变质的、按每次10元进行扣罚。员工反映和办公室抽查发现菜品口味和质量差的，第一次要求改进，第二次扣罚10元，第三次扣罚50并责令改进，经改进后仍不能达到公司员工要求的，劝其离职。
附则
第四十四条 本制度由公司办公室编制，并负责解释。第四十五条 经公司总经理办公会审议通过后开始执行，由公司办公室实施相检查和考核。
第四十六条 本制度在实施中可根据具体情况制定实施细则，或提出修正意见提交公司总经理办公会审议修正。
