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安徽科技学院第九届第五任学生会2012-2013学年第一学期专
用材料
安徽科技学院学生会人力资源部
档案文件管理制度
人力资源部制 2012年10月30日
像绿茶一样 安徽科技学院第九届第五任学生会2012-2013学年第一学期专
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目 录
第一章
总则
第二章 适用范围 3 第三章 原则 3 第四章 文件材料的收集管理 3 第五章 各部门汇报员的职责 3 第六章 档案文件的分类 4 第七章 案卷目录 4 第八章 档案文件的编号 4 第九章 登记 5 第十章
档案利用制度第十一章
档案销毁制度第十二章
档案柜负责人责任制第十三章
保密工作制度
第十四章
档案文件管理注意事项
像绿茶一样 安徽科技学院第九届第五任学生会2012-2013学年第一学期专
用材料
安徽科技学院学生会人力资源部
档案文件管理制度
第一章
总则
为加强本部门的档案文件的管理，建立健全人力资源部的档案文件的案管理制度，特制定本规定。
第二章
适用范围
归档的档案文件材料必须按时间顺序排列，本部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。（电子档和纸质档分别存档）
第三章
原则
档案文件负责人员应保证经办档案文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。工作调动或因故离职时应将经办的档案文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第四章
文件材料的收集管理
1、新干事在通过试用期以后，按部门统一填写学生会入职信息表，建立原始的干事档案。
2、在各部门内指定人员，负责本部门的人事变动的相关信息的收集和汇总工作，并及时的上报到人力资源部。由档案文件负责人汇总，更新每个部的人事变动情况。
3、由档案文件负责人及时督促本部内的每人干事和副部把每次的工作安排表、部门会议记录、以及主席团下发的指示等相关档案文件的电子档和纸质档上交到负责人的手里；每个活动办一次，交一次及时的汇总相关资料。
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第五章
各部门汇报员的职责
1、每个部门内部挑选责任心强的一位干事作为人力资源部的信息汇报员；
2、信息汇报员要及时的反馈本部门的人事变动和一些信息的更新工作。（比如：最新的联系方式、本部门的新增课的相关情况等）
第六章
档案文件的分类
1、根据档案文件的重要性程度将其分为三类普通、加密、绝密。分别以不同的颜色的加以区别白色、粉红色、红色。
重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2、普通档案文件（白色）：各类活动的工作安排表、每周的绩效考核表、每周的考勤汇总、各种关于人员考核的规章制度、本部门对外的正式发文，及与其他部门的来往的文书等；此类档案文件放在学办的铁皮柜子里面，经本部门人员同意以后就可以查看。
3、加密档案文件（粉红色）：主席团发布的与本部有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等档案文件材料，本部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表。此类文件必须向人力资源部申请，经人力资源部部长批准以后才能查阅。存放到学生会仓库的人力资源部的柜子里,没加锁。
第七章
案卷目录
有负责人召集本部人员对储存的档案文件加以归类，在档案文件的柜子的门上张贴目录。
第八章
档案文件的编号
对档案文件按时间顺序进行排列。编号的形式是：
普通档案文件：G---I+数字（一个月为一个字母；数字为日期）加密档案文件：D---F+数字（同上）
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绝密档案文件：A---C+数字（同上）
第九章
登记
负责人应及时将已归档案文件材料，按照档案文件的重要性的不同，划分为不同的级别加以管理，放到相应的文件盒内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明，并在目录上加上。
第十章
档案文件利用制度
1、凡查阅本部涉密档案，须经主席团批准，人力资源部部长签字方可生效。
2、严格履行借阅手续，并将利用结果及时向负责人反馈。
3、查阅利用档案，必须在负责人的监督下完成，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制。
4、摘录或复制档案材料需经负责人的同意，摘抄时必须保持档案内容的准确性，不准任意篡改。
5、要爱护档案，确保档案的完整与安全，不准折叠、勾划、涂改、抽撕、拆卷，不准在阅卷时吸烟、喝水。
6、利用完毕，将档案及复制件负责人的检查、审阅。
第十一章
档案销毁制度
1、根据档案性质的重要性，确定保管期限的长短；对到期的档案经部长同意，上报主席团批准后，对档案进行销毁。
2、销毁档案文件必须采用直接审阅档案、文件的原件的方法，严禁只看案卷、文件的标题的间接销毁方法。
3、对已经销毁的档案要编造销毁清册，及时更新登记薄。
4、销毁档案时，必须有两位以上副部监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。
5、严格遵照保密工作守则办理销毁工作。
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第十二章
档案柜负责人责任制
1、对我部档案室保管的档案科学分类、排列、编号，要排列整齐。
2、定期检查和核对档案内容和数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。
3、搞好档案柜内的清洁卫生，库房内要适时投放和更换防虫药物，严禁虫、鼠害发生。
4、严格遵守机要保密制度，非本部人员未经许可不准查看档案室内物品。
5、严格各项规章制度，坚持档案收进、移出登记，统计制度，查点、注销手续。
6、档案文件负责人在离开库房时，应关锁好本部的档案柜，钥匙应妥善保管；钥匙不得随意借给他人使用，只有经部长同意以后方能借于钥匙。
第十三章
保密工作制度
1、由指定副部负责保密工作。（监督、管理等）
2、定期的对全部人员进行保密教育。增强保密意识，提高保密观念，严防丢失泄密事件发生。
3、在保证利用的前提下，强化保密意识，严格控制阅档范围，严禁擅自翻阅、抄录及复印秘密文件资料。
4、发现丢失泄密情况后，立即向负责副部报告，并积极配合调查。
5、对绝密或加密档案文件的查阅，必须提前申请，管理人员不得擅自随意让其他人员查阅。
第四章
档案文件更新制度
档案文件每一个学期更新一次，原档案文件仍保留；每个学期开学的第一周我们会安排专人负责档案文件的收集、更新工作。这样就把最新的个人资料收集到档案里面，以确保信息的最新化。
第十五章
档案文件管理注意事项
1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。
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用材料
2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。
4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将上报主席团经行严肃处理。
5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经主席团批准方可。
7、对各类文档资料应指定其存档期限，以及定期处理一部分的过期文件和档案，以便档案柜的资源的存分利用。
8、在本部门安排专人负责文件的管理、登记、保存等工作，定期对学生会人员的资料进行更新，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。
9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
10、新接管档案文件的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。
人力资源部-任占福制
像绿茶一样
