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山东师范大学商学院秘书处工作制度 第一章 总则
第一条 学生会秘书处是在院团总支领导下，主席团指导下开展学生工作的学生组织，秘书处本着做好本职工作、服务同学、锻炼自我的工作原则来开展日常工作，工作内容基本包括：财务报销、公共物品管理、例会监察、月报和对学生会其他部门活动的档案管理。
第二条 为了加强与完善学生会内部财务管理、公共物品管理以及保证各项工作有条不紊进行。更是秘书处管理制度化、规范化，各成员有章可循，有据可依。根据学生会实际情况和学校、学院有关规定，特制定秘书处工作制度。本制度本着“公平、公正、透明、谨慎”的原则，旨在“全心全意为同学们服务”。秘书处管理制度包括：财务报销制度、公共物品管理制度、例会监察制度、月报制度、档案管理制度。
第二章 财务报销制度
学生会实行资金统一监管调拨的财务制度，学生会财务范围包括学院拨款、活动收入等。全部财务在主管老师指导下由秘书处统一管理、调拨。任何部门都应秉承“艰苦朴素，勤俭节约，财尽其用，适财而用”的原则，有计划地执行各项开支。
第一节 申请
第一条 各部门经费使用预算制度。学生会组织的各项活动，相关部门要在活动前就活动物品作出预算，并向秘书处提出申请，填写预算申请表，由秘书处审核，审核通过后向主管老师汇报，经主管老师批准后，由学生会组织人员进行领取、租借或购买，期间秘书处组织人员陪同采购。
第二条 采购人员应本着“勤俭节约”的原则，杜绝浪费现象。执行采购任务的部门，应就近完成任务，尽量做到所购物品价廉物美。购买过程中，除由于所购物品的体积或重量等客观因素限制必须打车返回外，一律不准打车。如确有特殊情况，可经主管老师批准后打车前往。
第二节 报销
第三条 各项费用的报销须持有效的报销凭证，包括国家工商局规定的商业发票及购物明细，企事业单位的收据（该单位财务公章）以及交通运输的车船票，信件的邮寄费用需与邮局开具的有关票据报销。
第四条 报销中实行“实报实销”的原则，所凭单据背面必须有该部正（副）部长的签字和开销的具体事项（购买物品的明细，包括所购物品名称，件数，总价等）。实际申报金额不得与提交的预算有较大出入。发票题头一律写“商学院”（必须写全称）。秘书处人员就开销的实际情况进行询问、调查，经确认无误后，由部门负责人填写学生会物品采购报销表，最后给予报销。
第五条 对因票据持有人未尽必要的注意，致使票据丢失，一律不予报销；致使物品丢失的由责任人负责赔偿。对票据管理者因过失使票据在报销后丢失时，该人承担责任。
第六条 报销中不许打白条，严格遵照“钱票数额相符”原则，各部报销款的领取人在领到现金后，须在秘书处记账簿上签字。
第七条 报销经费只限于各部活动所必须开支，属个人使用物品或私人开销不予报销。
第八条 在因公行为购买物品所开的有奖发票中奖时，所有收益归学生会集体所有。
第九条 若原先未向秘书处、主席团以及主管老师申请，事后报销的，若主管老师认为是不合理开销，可以不予报销。
第十条 各部门应安排自己的财务管理人员，对部门所负责的活动经费加以监管。每张发票都应由经手人签字，并且写明具体用途，在本部门留下账底与记录，之后与秘书处核实，发票须经秘书处签字方可生效。
第十一条 秘书处负责人将发票上交办公室审批，经同意后将发票保存。
第十二条 秘书处设立学生会明细账目，详实记录学生会收支情况，并留单备份。
第十三条 学生会一般财务支出的审批权由秘书处享有，若遇无法与其联系的紧急事件，由主席决定，最终决定权属于上级主管老师。
第十四条财务管理由学生会主席团监督，学生会其他职能部门均享有对该部门财务支出的知情权。无特殊情况，秘书处在每月初必须公示学生会上月财务经费流量明细。
第三节 处罚
第十五条 国际商学院学生会的财务管理实行部长负责制。任何由所属部门造成的钱物损失，均由该部正部长承担。但该部正部长享有对直接负责人员的追偿权。
第十六条 现金、存单、支票、票据等有价凭证在秘书处掌管期间，若发生损失，由秘书处负责人员承担责任。
第十七条 绝对禁止假以学生会之名谋取私利。对为满足自己在精神或物质上的私人需要而违反规定、滥用钱财、挥霍钱款、侵吞钱款的行为，一经发现，将严肃处理。
第四节 裁定
第十八条 对学生会主席或秘书处的处理意见有异议者，可在争议发生后10日内向主管老师提出申诉，要求仲裁。
第三章 公共物品管理制度
为了加强学生会的物品管理，防止物品流失，使各种财务能得以妥善保管，做到用物即有、物尽其用，学生会特制定公共物品借还管理制度。
第一条 学生会所有物品由秘书处统一保存和管理，各种物品借用需有正当理由并经秘书长或负责副秘书长同意，方可使用。其他物品使用有特殊规定的，依特殊规定。对擅用公共物品者，视情况给予严肃处理。
第二条 从仓库借出物品须填秘书处物品借出登记表，包括物品名称、数量、借物人姓名、联系方式、借用日期、借期及预定归还日期等。（各社团必须以社团部的名义借公共物品）
第三条 衣物服饰等永久性物品，借出数量在25件以上的需向分管老师请示，由老师签字同意；借出数量25件以下的则可由秘书处分管仓库负责人签字即可。
第四条 一次性借出文体用品、生活卫生用品时，估价在100元以上的需向老师请示，由老师签字同意；估价在100元以下的则由秘书处分管仓库负责人签字即可。
第五条 院旗、国旗、条幅等物品的借出需向老师请示，由老师签字同意方可借出。
第六条 永久性物品中除上述的其它物品以及一次性用品的借出只需由秘书处分管仓库负责人签字即可，无需向老师请示。
第七条 需要向老师请示的借出物品，如因特殊情况而无法由老师签字，可有主席团签字或者由秘书处视情况而定。
第八条 对于衣物服饰类物品，各部门在归还之前必须清洗干净，而且不能有异味。如果归还衣服时，存在衣服没有清洗干净、清洗之后有异味以及没有清洗等情况，秘书处负责人有权要求其重新清洗并按登记表上所填的预定时间归还。
第九条 学生会各部使用公共物品时应注意节约，坚决反对铺张浪费，经查实有浪费行为者，将严肃处理。各部门财产如需添置或报废，应及时向秘书处申报。申领新物品时，应先将旧物交回。秘书处视情况处理旧物。
第十条 若各部所需物品非秘书处仓库所有，可以申请购买。申请购买程序及经费报销以《山东师范大学商学院学生会财务报销制度》为准。
第十一条 各部门所购买的物品均为学生会所有。在活动结束后，若有剩余（一次性物品除外），需交回秘书处仓库，由秘书处统一保存和管理。
第十二条 如遇特殊情况，不能及时通知秘书处的，需由学生会主席批准才可从仓库借出物品，事后要主动说明，并补填表格。
第十三条 学生会一切物品属公共财产，任何集体和个人都不能私自占有。学生会成员有责任保护和爱护学生会的公共物品。物品归还时如有损毁或者丢失，必须照原物购买并交还秘书处（消耗型、一次性物品除外）。
第十四条 物品使用后应按预定归还期归还，以避免因延误其他部门使用物品而造成损失。秘书处有责任督促借物部门或借物集体及时归还物品。借物部门或借物集体归还日期不得超过预定归还日期两日。若逾期归还，每超过一日，需交0.5元的延期费。
第十五条 如物品需要协调，应一律由秘书处进行协调，严禁私自做主，将物品据为部门内部所有，影响其他部门的工作进程。
附注：第四章会议监察制度
第一条 会议通知：例会时间由学生会主席团确定，一经确定，不得随意变更；非例行会议由学生会秘书处负责通知到部长级干部，各部部长负责通知到各部成员。
第二条 会议考勤：学生会成员应按时参加各项会议，不得无故迟到、早退、旷会；由学生会秘书处于会议规定时间前组织点名，考勤情况由学生会秘书处记录。
第三条 会议请假：（1）学生会成员如不能参加学生会例会，需本人直接向学生会主席团或秘书处请假，由学生会秘书处负责记录。（2）请假依事由不同分公假和私假：因有课、校会或者办公室工作等请假视为公假，其他事由请假为私假，公假不做考勤记录。（3）迟到、早退、请假（公假除外）累计达五次者，记旷会一次，私假请假时如发现有虚假情况记一次旷会，旷会累计三次者除名。
第五章 月报制度
第一条 各部门需在每月的月末将本部门本月的工作内容报到秘书处，由秘书处统一整理并制作学生会月报，于次月月初公示到宣传栏。
第二条 无特殊情况，秘书处必须公示月报；如有特殊情况，秘书处需和主席团商量，并向主管老师说明。
第六章 档案管理制度
学生会的内部档案包括历届主席、部长、副部长及干事参加竞选的原始材料和数据，各部门的工作计划、工作制度、工作总结等都由秘书处统一保存管理。
第七章附录
2011—2012届学生会秘书处主要负责人、职务以及联系方式：
职务 姓名 联系方式 宿舍内线 秘书长 柳敏 *** 86181402 副秘书长 孙汝萍 *** 86183505
副秘书长 刘法益 1505319456
第八章 附则
第一条 本制度的一般解释权归秘书处，最终解释权归商学院学生会。
第二条 本制度自公布之日起施行。
山东师范大学商学院秘书处
2011年9月14日
