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档案管理制度
1、目的为进一步完善资料建档工作，充分发挥档案在工程建设．生产（使用）管理．工程维护和建设扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司质量环境职业安全健康管理体系兼容文件的相关要求，特制定本制度。
2、范围
本制度适用于公司各部门，包括竣工资料、会计档案、人事档案、安全事故档案、合同决算档案、企业改制资质建设档案、实物、声像、电子档案等。
3、职责
3.1公司综合办公室全面负责档案室的管理工作。3.2质量技术部负责竣工资料的整理立卷工作。3.3财务部负责会计档案的整理立卷工作。
3.4人力资源部负责人事档案的整理立卷、保管工作。3.5企划部负责企业改制、资质建设档案的整理立卷工作。3.6安全保卫部负责安全事故档案的整理立卷工作。3.7经营部负责合同、决算档案的整理立卷工作。3.8行政管理部负责企业不动产档案的整理立卷工作。
4、制度内容：
4.1档案分类
4.1.1竣工资料是在施工活动过程中形成的具有保存价值的文字，图 发行版本：A 修改码：0
表，数据等形式的文件材料。
4.1.2会计档案是企事业单位在经济管理和各单项会计核算活动中直接形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等材料。
4.1.3人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现等情况的原始记录。
4.1.4安全档案是在施工活动中形成的工伤事故或死亡事故等材料。4.1.5合同、决算档案是企业在生产经营和管理中形成的重要材料。4.1.6企业改制、资质建设档案是企业资产与产权变动中形成的文件材料以及资质申报过程中的全部材料。
4.1.7企业不动产档案是指包括地产、房产、土地证等资料。4.1.8实物档案是指工程的获奖证书、奖杯、奖状等。
4.1.9声像档案是除文字以外直接用照相、录音、录像来积累和保存的历史记录手段。
4.1.10电子档案是随计算机的应用及普及以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，通过计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
4.2档案管理 4.2.1竣工档案管理
a 按照标准化要求，档案室向档案归档单位提出对案卷整理和装订规格要求。
b 在对竣工档案入库鉴定验收时，档案室对档案文件材料归档内容不完整、不准确、不系统的不予验收。
c 竣工档案移交入库后档案室进行分类编目，登、建索引卡，设专 发行版本：A 修改码：0
柜保管，保证竣工档案的安全。
d 竣工档案销毁按照《中华人民共和国档案法》中档案销毁制度办理。
4.2.1.1组卷要遵循文件材料的自然形成规律, 保持档案卷内文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。
4.2.1.2要保证案卷内所反映问题的文件材料的齐全完整。4.2.1.3案卷内文件材料的制作和书写必须益于永久，长期保存。4.2.1.4案卷装订要求，竣工资料部分一定要装订成册，案卷内要有卷内目录，按其目录排列有序。竣工图部分可采用装订和不装订两种形式，两者均要有卷内目录或者蓝图目录，按其目录排列。
4.2.1.5案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面，并要取掉金属物。
4.2.1.6卷面标题要简明．准确地揭示卷内文件材料内容，必须用毛笔或用钢笔（碳素墨水）书写清晰端正，杜绝圆珠笔书写。
4.2.1.7每卷内的尾页要有备考表，在备考表内要标明案卷内文件材料的件数．页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
4.2.1.8档案接收与移交
每项工程竣工交验后由质量管理部向档案室移交一套完整准确齐全的档案，经档案室有关人员验收合格方能入库，移交时，交接双方按照移交目录逐项填写清楚，经过清点无误后，履行交接手续。
4.2.2会计档案管理
4.2.2.1归档的会计档案范围： 发行版本：A 修改码：0
A.会计凭证类 ａ.原始凭证 b.记帐凭证 c.汇总凭证 B.会计帐簿类 ａ.明细帐 ｂ.日记账 ｃ.固定资产卡片 ｄ.辅助帐簿 e.总帐 C.财务报告类 ａ.月季度财务报告 ｂ.年度财务报告(决算)D.其他类 ａ.会计移交清册 ｂ.会计档案保存清册 ｃ.会计档案销毁清册 ｄ.银行余额调节表 ｅ.银行对帐单
4.2.2.2会计档案材料的积累和立卷应由会计工作人员负责。4.2.2.3会计人员应在会计文件归档时认真填写“会计文件移交清册”由财务部与档案室各存一份。发行版本：A 修改码：0
4.2.2.4单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷装订成册。
4.2.3安全事故档案管理
4.2.3.1单位每年发生的工伤事故,具体资料应由安全保卫部统一集中,报档案室留存.4.2.3.2有关工伤事故的处理结果及遗留问题报综合办公室存档。4.2.4企业改制、资质建设档案管理 4.2.4.1企业改制、资质建设档案归档范围: 包括企业营业执照、企业代码、国有资产产权登记证等、资质申报、审批过程以及企业改革改制中形成的文字资料，其中：
A.实行股份合作制的企业形成的文件材料包括: ａ.企业改制方案申请报告及有关主管部门的各种审批材料 ｂ.职工代表大会同意改制的决议 ｃ.股份公司发起人协议书合同书 ｄ.公司及持股会章程持股名册 ｅ.公司及持股会法人登记材料
ｆ.董事会监事会股东会议记录决议及有关司法公证等方面的文件材料B.实行转让出售的企业形成的文件材料主要包括: a.转让出售的方案、请示、报告及上级有关部门的各种审批材料 b.转让出售协议、合同书
c.职工安置方案、申请报告及有关主管部门的各种审批材料 d.职工安置申请书、协议书、公证书、花名册等文件材料 发行版本：A 修改码：0
C.实行合资合作的企业形成的文件材料包括
ａ.可行性报告、合资合作各方意向书、建议书、协议书、会议纪要、章程、营业执照、上级有关主管部门的审批材料及有关司法公证材料等
4.2.4.2企业改制、资质建设档案由企划部整理汇总统一交档案室保管。
4.2.5合同、决算档案管理
4.2.5.1合同决算档案由经营部整理造册按规定自管年限（5年）交档案室统一保管。
4.2.6 人事档案由人力资源部自建档案室自行保管。
4.2.7 企业不动产档案由公司档案室统一管理，行政管理部复印留底。4.3 保管期限
4.3.1竣工档案保管期限
4.3.1.1竣工资料、竣工图纸分为短期．中期．长期三种。a.短期工程包括局内工程，保存期为3－5年。b.中期工程包括代办工程，保存期为5－10年。
c.长期工程包括特殊工程，保存期为10－20年。特殊工程指工程造价高结构．桥梁．管道．泵站．道路等）。
4.3.2会计档案期限
4.3.2.1会计凭证类，保存期15年 4.3.2.2会计帐簿类，保存期15年
4.3.2.3财务报告类，其中：a.月、季度财务报告保存期3年
b.年度财务报告保存期为永久。发行版本：A 修改码：0
4.3.2.4其他类中：会计移交清单，保存期15年
会计档案保管清册，保存期永久
会计档案销毁清册，保存期永久
银行余额调节表，保存期5年
银行对帐单，保存期5年
4.3.3人事档案、安全档案、合同决算档案、企业改制、资质建设档案、企业不动产档案保存期为永久。
4.4归档要求
4.4.1竣工文件材料归档要求：
4.4.1.1按照工程竣工程序建立竣工文件材料整理和归档制度，确保竣工归档文件材料符合质量环境安全的要求。
a 竣工文件材料在竣工交验后及时归档。
b 归档竣工文件材料必须是原件，用钢笔或毛笔书写，字迹工整，装订整洁。
c 质量管理部门应负责竣工文件的形成、积累、立卷和归档工作。d 竣工文件材料归档要做到完整、准确、系统。
4.4.1.2质量管理部填写《档案移交（接收）登记簿》（TUCG6A(04)01），同时提交《档案移交（接收）登记簿》（TUCG6A(04)01）所列的竣工资料内容。
4.4.1.3档案室对《档案移交（接收）登记簿》（TUCG6A(04)01）和内容进行查对审核，审核要求按兼容认证的标准进行。
4.4.1.4对竣工资料《档案移交（接收）登记簿》（TUCG6A(04)01）审 发行版本：A 修改码：0
核无误后，双方正式办理交接手续，并由档案室出据《档案交接收据》（TUCG6A(04)02），经填写双方签字后，由档案管理人员接收入库。
4.4.1.5接收后的档案由档案室填制《企业档案分类目录》（TUCG6A(04)03）, 档案室负责文件资料的整理．编序，并确定保管期限。（按兼容认证的标准进行）。
4.4.2会计档案归档要求：
4.4.2.1当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年，期满后编造清册移交档案室。
4.4.3安全事故档案在事故处理完毕后，整理完整归档。4.4.3.1遗留问题材料整理清晰，说明未完原因再归档。
4.4.4合同、决算档案由经营管理部自行管理5年，期满后编造清册移交档案室。
4.4.5企业不动产档案行政管理部复印留底，原件交档案室管理。4.4.6人事档案由人力资源部自建档案室，自行管理。
4.4.7企业改制、资质建设档案由企业策划部整理、编序、造册移交档案室管理。
4.5档案借阅
4.5.1统一填写《文件借阅记录》（TUCG6A(04)05），经主管领导审批同意后，方可借阅。
4.5.2，认真保管，按时归还，不得损坏、涂抹、丢失。4.6文件销毁
4.6.1档案室提交到期档案目录，交由主管部门审核，并签署销毁意见。发行版本：A 修改码：0
4.6.2在综合办公室主任的监督下进行销毁工作，并填写《档案销毁清册》（TUCG6A(04)04）。
5、相关文件：
5.1《中华人民共和国档案法》 5.2《现代档案管理学》
5.3《市企业档案管理规定实施细则》 5.4《市档案管理条例》
5.5《国有企业文件材料归档办法》 5.6《企业档案管理规定》
6、记录：
6.1《档案移交（接收）登记簿》TUCG6A(04)01 6.2《档案交接收据》TUCG6A(04)02 6.3《企业档案分类目录》TUCG6A(04)03 6.4《档案销毁清册》TUCG6A(04)04 6.5《文件借阅记录》TUCG6A(04)05
