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饭店业协会会议前台接待总结
入住前准备方面:
参与两次协调会沟通工作,确认接待工作中的以下内容: 1.团队房卡套的打印模板确定;
2.接待工作中需要前台和会所通力协作,派出9个人在入住当天负责接待收费工作; 3.报道当天在工作台需要准备验钞机,POS机,发票机等,以及大量票据; 4.确认入住当天的收费模式,以先开收据后补发票为主,保证入住效率;
5.向销售及客人解释酒店实际的房间情况,表示及确认大床房将给不到客人期望量; 6.协调后将有12个单间升级到酒店套房,为各地领导准备;
在确认各项信息后,向各个部门沟通操作细节,此次接待的准备工作告一段落,并且效果良好。
入住接待方面:
前台会所及财务共12人,分为6个小组负责团队接待工作。
1.首先在入住前一天,全部接待人员同会务组了解确认各类收费标准,并且分配好各自的接待地区,对与会人员名单进行熟悉,由前台分发准备好的保险箱、找零、收据及各类资料; 2.入住当天,在9点到12点间,客人较少。单在接待工作中,由于收费方式多样,接待员并没有操作经验,所以在效率方面有一定欠缺。团队大多数客人在12点以后到达酒店,人员来往比较密集。但因为有了早上的操作经验,下午的接待工作效率比较理想,并且得到了多数客人的好评。整个接待工作持续到下午2点基本结束;
3.在接待工作结束后,前台及会所的接待员仍在原岗位为少数不确定客人的接待等候。在等候过程中,核对收费标准及实收金额。地区接待结束的接待员,转战前台,为陆续来换开发票的客人服务。其他接待员在原岗位等待。到下午5点,前台负责把所有接待物品收走,留下一个干净的台面,等待宴会收整;
4.前台负责人继续在前台等待客人,同时整理各地区收费明细,为对账做好准备;
5.晚上7点,团队会务组与前台负责人核对收费明细,由于提前已有准备,所以快速清洗地完成了核对工作;
此次接待的难度在于,收费项目较多较烦,客人报道比较密集,接待要求高。但是在这种情况下,接待员可以迅速适应,并条理清晰地完成了接待工作,在接待及收费方面都没有出任何差错,而且得到了不少客人的好评。接待较成功。
团队离店方面:
前台保证三个人进行退房及开票工作。
1.由于不少客人还是选择在退房时开具发票。在12点到1点的集中退房时间,退房客人较多,同时还有大量的开票需求,还是出现了几次较为混乱的场面。但是前台本着接待台尽量不排队等候的原则,还是较快地办理好了离店手续,客人等候情况不多。
2.该团队要求所有房间开小冰箱开长途,但是费用会务组不承担,客人又没有各自缴纳押金,所以在退房时容易造成漏结账的问题。前台在此次退房工作中表现优异,在尽量不让客人等候的同时,并没有漏结任何账目。除客人未来前台办理离店手续的情况(总额32元)。3.在大量房间退房之后,前台主管对账目进行了整理,并到客人房间核对账目。在解释沟通中,最后确认了账单金额及事后操作方式。团队接待工作完成。
此次接待工作中,值得以后延续的是良好的准备工作。在各项工作进行之前,为操作预想到所需环节并做好准备。这是顺利接待工作的必要条件。但是弊端毕竟还是有。比如在接待当天的人员调配方面,如果可以有一个总的统筹者负责各地区各方面的协调工作,接待工作会更加完美。不会造成拼房单住等情况。总的来说此次接待还是比较成功的。
Sharon.