第九节 会务工作考点总结由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“关于会务工作总结”。
一． 会务工作流程图
会前：
（1）确定会议主题与议题
（2）确定会议名称(单位+内容+类型)（3）确定会议规模和规格（大、中、小规模；高、中、低规格）（4）确定会议时间与会期（5）明确会议所需设备和工具
（6）明确会议组织机构（会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组）（7）确定与会者名单（8）选择会议地点（9）安排会议议程和日程
（10）制发会议通知（书信式和柬帖式；书面、口头、电话、邮件）（11）制作会议证件（12）准备会议文件材料（13）安排食住行
（14）制定会议经费预算方案（15）布置会场（16）会场检查
详细列举：
15.布置会场（全围式、半围式、分散式）
根据会议的规模、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。（1）会场的风格特点：庄严、肃穆、轻松、简洁、儒雅、朴素（2）会场的类型及布局
a.小型会议室——椭圆型、回字型、T字型、“马蹄”形、长方形 b.中型会议室——“而”字型、半圆型、课堂型 c.大型会议室——礼堂型、弦月型
（3）会场的布置
a.主席台
布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应该有休息室。
总之，主席台的布置一是对称，二要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，由前至后的顺序依次排列。
b.场内会场人员座次安排
遵循“主左客右“原则
横排法：按照会议人员名单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列。竖排法：将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列。
左右排列法：将横排法从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。
c.会场气氛布置
会徽：能体现或象征会议精神的图案标志，一般悬挂于会场前上方中央位置。会徽可以使组织已定徽标，如团徽、警徽等，也可以是本单位的企业图章。
会标：将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前上方，即为会标。会标能体现会议的庄严性，激发与会者的积极参与感。
灯光：注意灯光亮度，一般主席台上的灯光要比台下代表席灯光亮。
色调：不同色调会给与会者不同的感官刺激，如红、粉、黄、橙亮丽明快，给人感觉热烈辉煌，适合庆典类会议。蓝、绿、紫庄重典雅，给人感觉严肃端正，适合一般工作会议。旗帜：强化会议主题
花卉：既能点缀会议氛围，又能减轻与会者长时间的疲劳。
16.检查会场（1）方式
A．听取会议筹备人的汇报
B.现场检查。（2）检查的内容 A.文件的材料准备情况 B．会场布置情况 C．会议保卫工作情况 D．其他内容
案例分析
1.一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟然将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的全家福中，竟然找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。从此案例中说明会议组织应该注意哪些问题？ 点评：
在涉外场合合影时，应该遵守国际惯例，宜令主人居中，主宾居右，令双方人员分主左宾右依次排开。简言之，就是讲究以右为上。
具体涉及合影的排位问题，关键是要知道内外有别。
国内合影时排位，一般讲究居前为上、居中为上和居左为上。通常，合影时主方人员居右，客方人员居左（若是外宾，刚好相反）。主客间隔排列，两端一般由主方人员把边，尽量不要让客人站在边上。
2.某公司举办大型服装新品展销会，市长由于有另一个活动不能确认及时到席。展销会即将开始时，市长却来到了，各嘉宾已经在台上就坐，但发现没有市长的名字和座位，会议主办方十分尴尬。
点评：秘书应该事先考虑好领导到来的可能性，即使不来也要做好物品的准备工作。3.天地公司召开客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。由于时间紧，钟苗在抄写时漏了应该安排在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。点评：钟苗在安排晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的拜访，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良影响。
会中：
（1）报到及接待工作（2）组织签到（3）做好会议记录（4）会议信息工作（5）编写会议简报或快报（6）做好会议值班保卫工作（7）做好会议保密工作（8）做好后勤保障工作
详细列举：
会中服务性工作包括：
（一）会议中的事务性工作
1.报到以及接待工作（1）与会人员的接送（2）会议交通工具的安排
（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买（4）会议文娱活动的安排和组织 2.组织签到和分发资料
签到时，事先应该印好签到薄，内容包括：姓名、性别、年龄、职务、职称、工作单位、通讯地址（含邮政编码、电话号码）、房间号等项。
（二）会议中的组织联络工作
协助会议主持人组织好大小会议，做好上下沟通的联络工作。
（三）会议中的信息沟通工作
1.做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作。2.会议期间的对外宣传
（1）妥善处理与新闻媒体的关系。（2）注意内外有别，严守单位秘密。
（3）选择宣传内容应该坚持对象、效果、时效和费用的原则。（4）收集媒体对会议的报道提供给领导。（5）为领导召开记者招待会提供资料。
案例分析1：
新产品发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准备了详尽的会议资料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体的报道内容详实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。
点评：会议期间一定要注意接待好新闻媒体，让记者能够有充分的时间与机会了解相关信息，为记者的报道提供方便。案例分析2：
......秘书邓负责会议的信息宣传工作，因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集，留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。
点评：作为会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。在会议期间，还要及时做好简报收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。
（四）会议中预订表管理、来客和电话等事务
1.管理计划（预订）2.来客接待
如果遇到来访上司的客人或有别的重要事情汇报，以便条递进会场，然后守候旁边，等待回答。3.电话
秘书应该先要询问事情的紧急程度或重要程度，再判断与会议的优先顺序，以确定处理的方针。若会议重于会客，等上司会议终了报告详情。问清对方联络电话号码和地址。若电话重于会议，就立即以便条告知上司：谁来的电话、什么事、从哪儿打来的、紧急的电话、要求立即回电等事情。
（五）会议中的文字工作
做好会议记录、编写会议简报、根据会议中提供的材料加紧撰写会议总结报告、修改会议决议（决定）草案等。1.做好会议记录
（1）会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部
记录头：会议名称；时间；地点；主席（主持人）；出席、列席和缺席情况；会议记录人；会议主要议题
记录主体：与会者的发言、议定事项 记录尾部：散会时间、主持人、记录人签字（2）会议记录的要求：准确、完整、简洁、明确
（3）会议记录方法：摘要记录和详细记录（运用速记方法）（4）会议记录重点
——会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 ——会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解 ——权威人士或代表人物的言论
——会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 ——会议已决议的或议而未决的事项 ——对会议产生较大影响的其他言论或活动
2.编写会议简报
会议简报是迅速传送会议信息的重要文件。它的主要内容是反映会议的情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言的要点，让有关部门的领导及全体与会人员及时了解会议情况和讨论结果。规模大、会期较长或较重要的会议，一般都要印发会议简报，以便交流信息，开好会议。因此，会议简报是为会议服务的，有较强的时效性。
（1）会议简报的表达方式： A．摘要式
将有代表性、有启发性的大会或小组会的发言摘录整理，让与会者对各小组发言的内容有个比较详细的了解。B．概括式
编写人根据会议记录进行分析综合，概括的介绍大会或小组会的讨论情况或发言内容，供与会者了解会议的概况。C．综合式
除上述内容外，可以编进其他内容，例如上级对开好会议的指示，其他企业的贺电、贺信，未能出席者的书面发言，其他轶事、花絮等。
（2）会议简报的写作要求：真实、简要、快速、要按格式办报
（报头、正文、报尾）
（六）会议中的值班保卫和保密工作
1.值班工作
——会中协助搜集有关信息和资料 ——控制与会无关人员随便出入会场 ——督导专职服务人员的具体服务工作
——备有公司及各部门领导、后勤服务主管人员的电话通讯录 ——协调会中各种矛盾等。
案例分析1 海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。
点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿责任。在值班时，手边要有相关人员的通讯录。
2.保卫工作
——重要与会者人身安全保卫 ——重要文件的保卫 ——会场和驻地的保卫 ——会议设备的保卫 ——与会者贵重物品的保卫 3.保密工作
（1）会前保密工作
——涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员 ——召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。
——根据实际需要，确定会议印发的文件数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。
——选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设备，电话进行防窃密、泄密检测。
（2）会中保密工作
——加强保密教育 ——加强文件管理 ——加强重要涉密会议管理
(3)会后保密工作
——做好保密文件的回收工作
——私密文件通过机要通信部门递送
——对会议驻地、房间、会议室进行保密检查
（七）会议中的后勤保障工作
1.做好食宿管理工作 2.做好迎送交通工作 3.做好会议车辆管理工作 4.做好财务管理工作 5.安排好会议的文化生活 6.做好会议医疗卫生工作
案例分析1 开具发票时有出入怎么办？（财务结算工作）
公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了1600元的会务费，组织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发票寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。考试大编辑整理
点评：发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。
会后：
（1）安排与会人员离会（2）撰写会议纪要（3）会议的宣传报道（4）会议总结（5）催办与反馈工作（6）会议文书的立卷归档
会议纪要
组成：
（1）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员、基本议程。（2）会议的精神和议定事项。一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
例如：XX大学教育基金会第一次理事长办公室纪要
时间：
地点： 参加人员： 列席人员： 主持：
办公会围绕以下既定的五项议题进行：
（一）关于理事长的分工。......（二）......会议简报范例： 一． 主持人讲话：......二． 宋董事长致欢迎词。三． 省旅游局张副局长讲话：......四． 李总经理讲话：......五． 客户代表发言：......六． 李总经理的总结：......七． 散会（上午12时）
主持人：（签名）记录人：（签名）
