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档案工作进展情况——个人总结
转眼间我来公司工作已经有4个月零8天了,在这四个月中每天都是新鲜的。我每天都能学到很多东西,对于还没走出校门的我来说东大自动化就是我的第二个大学。在这期间我学到了很多学校没有教给我的但对我却十分重要的东西,也使我对档案工作有了新的认识,同时,也扩展了我的知识范围。那么现在就对这段时间的收获及工作情况做个总结吧。
1.岗位职责
做为一名档案员我的岗位职责是:忠于职守,爱岗敬业,遵纪守法,严守机密,博学求进,真诚服务。作为一名合格的档案工作者,首要的就是维护所保存档案的完整性,其次应当保守档案的内容,增强保密观念,培养良好的保密习惯,杜绝不经意之间把公司的机密档案泄露出去的现象。最后要最大限度的让档案发挥作用。公司之所以要开档案员这一岗位不仅仅是要求把档案管理好,更重要的一点是要使其为公司所用,发挥档案的价值,不可以重管轻用。在档案工作过程中经常会有公司的同事来查阅、复印、借出档案,一定要真诚的为同事服务。但是不是为同事服务就可以不履行手续,每一次的借阅都需要履行手续,从而保证公司重要的档案不会流传出去保证公司信息安全。
2.工作内容
目前我所做的工作主要是整理以前留下来的档案,在岳老师的带领下我把各个部门保存的档案收集过来,按照公司的档案整理规范的要求把收集上来的档案重新整理,著录到电脑内,装盒整理并将整理好的档案按顺序上架到档案室。目前已经整理好的档案类有纵向课题类、标书类、合同类、工程类、行政办公类及部分设备采购类。对于整理好的档案我可以保证只要收集上来的档案都著录到了电脑里形成了清晰的电子文件,而只要电子文件能找到的档案我都会找到实体的档案,到现在为止历史遗留的档案已经基本处理完成了。但是只是粗粗的分了一下类并没有真正达到归档的要求,档案的整理工作任重而道远。
3.工作中的不足及原因
(1)借阅手续履行的不够。工作中总是会有同事过来借阅、复印档案,由于没有涉及到公司的机密我并没有严格履行借阅手续,基本上只要是过来借我都只是打印清单然后借阅人签字。而借阅的时候我都只是一同前往并没有填写借阅
登记,这样做不利于公司的信息安全。在今后中我一定改变观念凡是借阅档案都要严格履行借阅手续。
(2)完整的档案体系迟迟建立不起来。公司原来的档案大多存放在各部门并没有集中存放,而在收集档案时往往收集的不彻底,原来也没有一个完整的档案管理规范个人手中的档案上交不及时,长此以往会造成档案的永久性却是,这严重的影响了档案的完整性与整体性。
(3)办公室工作参与的较少。办公室的工作我基本都没有参与一直都是在整理档案,这为办公室工作的开展造成了不便。而且同事之间我也不大走动影响同事团结,不利于档案工作的开展。
4.解决问题的方法
(1)日后应当严格履行借阅手续
(2)尽最大努力收集原来的档案,日后的档案收集要规范化
(3)现阶段档案的整理工作已经告一段落,马上就会回到办公室来参与办公室日常的工作也可以和同事多一些交流。
最后感谢吴主任的细心栽培,相信在吴主任的带领下档案工作一定会越做越好的,感谢同事的照顾在未来工作的中我们一定会携手并进为公司创造辉煌的。