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五金库管理看企业内部控制
【案例介绍】
2011年8月的某天早上，杨明像往常一样来到自己的办公室。在翻看桌上已经摆的几份材料时，他的注意力一下子集中在了一张来自五金部门的月度汇报表上。作为内部控制主管的他敏感地发现本部门上月的办公耗材费用达4000多元。而这一数字与他自己的感觉相差很远，因为该部门平时自身有一定的记录，他月底也会有所翻阅。于是，他很快找人与平日的记录对比，并把相关财务部门的单据进行核对，发现五金库所报材料出现明显差错，单价0.4元的文件夹写成了单价40元。另外，内控部门上月实际领用书柜3个，单据上数量却为5个。这两项合计就差了近乎3000元。由于进入公司工作才1年半，杨明对有些部门的情况尚了解不足。但他直觉地意识到，五金部门可能存在一定的管理问题。
在简单了解了五金库的情况之后，杨明向分管企业内部控制的董事长助理李总进行了汇报。由于不久之前公司内部就出现某处处长贪污被举报和查处的事情，因此李总也下意识的认为可能会存在缺陷和问题。于是，立即召集了负责五金库的张处长、负责人付科长和内控主管杨明座谈，了解五金库的实际情况。
张处长的汇报
五金库职能
五金库负责原材料之外的主要耗材，包括生产部门的一些主要机电设备、易耗轴承、技改材料以及办公耗材等。五金库负责这些材料的入库、出库以及保管。
人员配备与管理
五金库原本有18人，2005年左右人员缩减到12人。2名搬运工，3人进行3班倒对口生产部门，1人半天加油站工作半天在五金库帮忙。剩余6人（包括付科长）负责共3层楼的五金材料，每层2人。
由于材料种类繁多，每天领取的数量也很多，因此为了便于管理，目前负责材料的6人会各自负责3大类材料，记录各类材料的入库、领用情况并发放给领用部门。五金库负责人付科长在1楼，同时负责3类材料的管理以及五金库的整体管理。如遇到领用材料特别多的情况，搬运工也都会来协助。 虽然目前6人会各自负责3大类材料，但单定期也会有所轮换，更换个人负责的材料类型。五金库内部也有相互检查监督机制，定期相互检查，保证账实相符。
入库管理
入库的材料主要由生产部门和其他需求部门提供采购计划，由公司的采购部门进行采购，采购的材料再由五金库进行验收入库。五金库验收入库时会核对需求部门的采购计划单和采购部门的采购单据，与供应商的材料进行比较，核对数量与规格。 五金库只负责材料的数量和规格，价格由企管部负责。五金库对入库的材料直接录入ERP系统。 通常情况下，五金库会电话通知需求部门，请他们派人来确认所需的材料是否合格，但有时需求部门会因种种原因过很久（最长的会有3、4各月）才来确认，有的直到需要领取的时候才来确认。
出库管理
材料入库后，五金库会通知各需求单位领取材料。各主要生产部门也都可以通过ERP系统看到五金库的机电设备、易耗轴承等材料的剩余情况，领取临时所需的备件等。
生产部门材料领取时，五金库负责人员根据实际领用情况在ERP系统中记录领取数量、规格。为了核算方便，五金耗材采用计划价格。
对于行政部门，由于目前缺乏权限，无法通过ERP系统看到五金材料情况，因此只能通过电话或者现场寻找的方式到五金库领取所需的耗材。填写纸质单据，根据计划价格内部核算。
盘点核算
五金部门每个月底会进行清点，进行账实核对。每个月向内控部门报告各生产单位和行政单位的五金耗材费用。
季度、年度都会有外部审计对五金库进行货物盘点。
从以往的检查来看，都是账实相符的，没有出现盘亏的现象。
杨明的疑问
对于张处长关于五金库情况的汇报，身为内部控制主管的杨明并没有直接指出五金库的问题，而是首先提出他的几点疑问：
1.如果有需求部门不来确认采购的所需材料时，五金库是如何处理的？ 2.如果有需求部门一直不来领取材料的，五金库如何处理？ 3.材料入库如果出现不合规格的，五金库是怎么处理的？
4.内部控制部门上月最初领取的3个书柜中有2个明显质量很差，甚至出现歪斜的情况。因此，当场退回了供应商直接送到办公室的书柜，并要求重新更换质量好的新书柜。当时，来当场确认材料是否送到的五金库小刘说没问题，回去他就重新进行记录。但当月拿到的五金耗材汇总情况显示内控部门用了5个书柜。类似这种退货情况，五金库是如何处理的？
张处长的解释
对于内控主管杨明提出的几个问题，五金库的张处长一一进行了解释。1.一般供应商将材料送到五金库时，五金库就会联系需求部门前来确认。遇到联系很久还不来确认的，五金库也没有办法。
2.确实存在有部门提出采购计划，材料也送到五金库，按一直不来领取的情况。像之前有些技改或者建造项目，由于领导决策原因不进行该项目了，采购的材料也就一直放在五金库。目前也没有相应的处理措施。3.五金库目前只是对供应商送到的材料的数量、规格与采购计划进行核对。产品质量因缺乏相关的专业知识无法检测，只能是对外形进行初步判断。产品质量的把握只能靠提出计划的生产部门来确认。一般情况下需求部门会派人来确认，但有些时候需求部门往往拖很久才来确认，甚至是等到需要材料时直接来领取。确认材料时，五金库会要求生产部门进行签字确认，但所有生产部门目前都不签字，怕承担风险。在供应商送货时就发现材料不合规格的，五金库会直接要求供应商退货，重新进行供给。但在已入库之后生产部门领用时才发现不合规格的，五金库只能作为呆物处理。这种情况已经出现过几次，有一次材料已经入库4个月，生产部门来领用时发现材料不符合要求，只好重新填写材料采购计划进行采购。不符合要求的材料就只好放在五金库，看其他情况是否可以使用。
4.出现需求部门退货的时候，按要求是应当填写退货单，再重新填写领料单，方可重新领取。但有些时候，某些领导或者重要部门为了省事，也就直接更换，单据可能也因为某些原因忘记补上。生产部门也常出现退库情况，一般五金库就在原始领料单上直接改领取的数量。很早以前是有过红字冲账的，后来为了方便在原始领取的单据上直接改数量了。
李总的疑惑
董事长助理李总对五金库目前的情况以及张处长的解释也提出了几点疑惑： 1.五金库目前的呆物大概有多少？呆物年限、价值如何？
2.上月李总办公室需要一台打印机，供应商直接送到李总办公室。但发现该打印机明显有问题，无法使用，于是重新更换。类似这种情况，材料不入五金库，而是直接送到需求单位或者生产部门的，五金库是如何处理的？
张处长的解释
对于李总提出的问题，五金库的孙处长解释到：
1.五金库每月末都会对物品进行清点，基本都有记录。呆物的种类、价值、年限可以等到月底清点之后进行汇报。目前大概情况还不是很了解。不过有些库存甚至是2000年左右的，5、6年前的东西也都有一部分。五金库只负责材料的数量和规格，价格由企管部负责。但有些材料的内部结算价格明显不合理，与现行市场价格差异很大。现在的内部结算价格基本上有5、6年没有变过了。曾经反应过，领导也提过，但没见改动。
2.确实有时供应商会将材料直接送到生产部门或者需求部门，需求部门会通知五金库材料的数量、规格。五金库会按照相关科目进行记录。
【思考问题】
1.该公司五金库的内部控制存在哪些缺陷？
2.该公司的内部控制还存在哪些问题？ 3.如果你是杨明，你该采取哪些措施完善公司的内部控制？具体到五金库的内部控制，哪些措施是必需的？
