女秘书工作典型的一日由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“女秘书工作典型的一天”。
女秘书工作——典型的一日
秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规。她必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。
——美国国家秘书协会会长凯勒女士
苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断地进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的概念。她的看法几与凯勒女士的前述一席话不约而同。苏珊说：‚当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表（我的上司经常作业务旅行）、处理邮件以及各项交办事务。‛
经两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作6个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销学及广告学。她目前在这家公司服务已6年多，并且数度获得晋升。
苏珊写篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司营业部经理麦克先生及广告部经理惠特先生两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知，将升任麦克经理的行政助理，并且当她训练杜娜小姐担任惠特经理的秘书而能独立作业时，即行生效。
苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，麦克经理已因公出差，而惠特经理正准备远行。苏珊告诉我们：‚这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正。‛
苏珊的一天工作详记
（办公时间从上午9时到下午5时，中间有1小时午餐时间，两次咖啡小憩各15分钟）。
8：30 抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理惠
而不是原定的5点钟动身。因此我至少必须在2点半左右为他准备好应带的公事包。
11：15 回到办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定4点钟召开的会议提前到2点钟。惠特经理应带的文件几乎皆已备齐，为了慎重起见再检查一遍，并通知杜娜小姐来作实地见习。
征信所来电话，告知客户B先生的账目详情，既得完整资料，自可回复B先生，一面打电话，一面教杜娜小姐留心为惠特经理所准备应带的文件。
与B先生通电话，他似乎很满意，将经过记下准备告知麦克经理，并将这种作业程序示知杜娜小姐。当我的上司远行期间，我皆将所有重要电话及访客谈话摘要记录，函件也作札记。惠特经理的公文包已准备妥当，只等最后一份的资料。
11：45 整理档案并与同仁会议后，开始处理麦克经理的信件。他希望当天能知道来信的大致内容。惠特经理提早离开办公室去进午餐。当他经过我的办公室时，交给我一份简短的备忘录，说是回到办公室时再由他签名。我的案头始终准备好一本笔记本，翻在空白的一页，以备不时之需。将备忘录立即誊正，并臵于惠特经理办公室的签字卷夹内。第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要惠特经理立即注意，从档案中找出有关资料附于来信之后，一并臵于惠特经理办公桌上的“速件”卷夹内。
12：15 正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见麦克经理。假如麦克经理此时尚在办公室，照例会留访客午餐，乃决定请客人到我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，乃一并邀请他同桌进食，请来客在访客名簿上签名。
杜娜小姐通常都在1点正吃午餐，征求她是否能改变计划，暂且照顾一下我的办公桌，留一便条与惠特经理，告知他我去何处。
1：15 重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客。将进餐时与客户谈话要点记下，留供麦克经理参考，并将来客姓名记入访客名单中。
杜娜小姐将她接听的电话告诉我，即去进餐，并说在半小时内回办公室。
1：30 惠特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函。他要我替他的太太办一些私人的事情。问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？他表示同意。
1：40 将紧急信件誊正，请惠特经理签名，并以副本一份纳入其公文包中。检查是否有致麦克经理紧迫邮件，其中有一封须于晨间转寄资料时一并转致，在惠特经理离开后应立即准备。杜娜小姐餐毕返回办公室。嘱她备妥惠特经理的最后资料。
不责怪她，于是这位打字员重新去打字。
我则前往接待室，那位领班正在与一位访客交谈，而我则招呼另外一位，并将他们的来意记录下来，以便转告麦克经理。
4：40 电话铃响，原来是惠特经理从机场打来的，他忘了一件必要携带的重要包裹（我不觉自言自语地说：“哦！真糟糕！”），所幸离他起飞时间还早，我希望能赶得及送给他。立即打电话到西联信差服务处，告诉他们时间紧迫，他们答应在5点钟之前派人来办公室。将包裹交与接待员，并且告诉她西联公司即将派人来取。
4：45 一位打字员已完成她的紧急任务，我们一块儿校对后，我问她能否接替杜娜小姐末完成的工作，而由杜娜小姐将2点的会议记录用复写纸打字誊清，因为这是密件不能假手打字员。
打电话告诉母亲我会晚一些吃晚饭，7点钟左右才能到家。也关照杜娜小姐及两位打字员打电话回家。
5：00 接待员来电话，告诉我西联公司的信差已取走了包裹，总算又舒了一口气。
两位打字员都已打好了字，我们一起检查一遍，她们在5点25分离开办公室。对于她们的全力帮忙面致谢意，并记下来明天早晨第一件事是向她们的主管致谢。
5：30 办公室只剩下我与杜娜小姐两人，杜娜小姐继续整理会议记录的誊清稿。当她完成后，告诉她处理邮件的程序，并且解释我整天保存麦克经理封袋的原因。会议笔录原稿将送给惠特经理。
当杜娜小姐清理她的写字台，并在她的日历上记下明天待办事项之际，我急速赶办麦克经理交代之事，将其纳入一牛皮纸信封，称过重量之后，贴上足够的邮票，即将投邮。
6：15 接惠特经理电话，说信差已将包裹送到。杜娜小姐问我还需要帮忙的事，我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作，看样子今天只好破例了。我从不让该做的事积压到第二天，因而我把它记在行事历上作为明天紧急待办事项。嘱咐杜娜小姐共同再检查一遍。尽管时间已晚，我仍然把许多“应办事项”记在行事历上，以便打电话给文书中心有关惠特经理交办之事。
苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时，同时说：‚不要以为我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做。我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。‛
我们问她：‚苏珊，你能不能举出两项使你得以从容不迫地忙过这个‘典型’的一天的秘诀？‛
她略一沉思，接着回答说：‚我想第一是我能专心致志，心无旁骛；其次便是自动自发的精神，不管我的雇主是不是催促我，我总是按部就班地做好我该做的工作。‛
