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解析商务英语函电在对外贸易中的重要用途
摘 要：随着全球经济的飞速发展，尤其是我国加入WTO以后，世界经济正趋于无国界经济发展，这就避免不了各个国家进行大大小小 的国际性的贸易合作与商务洽谈。商务英语函电作为国家贸易交易中的重要支撑点，它的作用越来越重要。本文总结了商务英语函电的特 点，进而探析了商务英语函电在对外贸易中的作用。关键词：商务英语函电 对外贸易 作用 1 概述
在加入世界贸易组织，成功申办奥运会之后，我国的国际地位明
显增强。随着世界经济一体化进程的加快，国际贸易的飞速发展，我
国的对外贸易在总体经济中所占的比重越来越大。商务英语函电作
为对外贸易的载体，它的发展与更新有效的促进了对外贸易的发展。
随着经济的全球化，国际间贸易合作的加强，商务英语函电为各个企
业迅速、准确、细致地传递着各方所需信息。商务英语函电的发展极
大地解决了供给与需求方信息不对称的弊端，使得各方的有效信息
能够及时的传递在世界的每一个角落，在各国各企业之间建立了无
数沟通的桥梁，给各个企业带来了更多的洽谈商机。2.几个概念的阐述（1）对外贸易
对外贸易是一个国家或者地区看待它与其他国家和地区的贸易活动，主要是商品、劳务和技术的交换活动。对外贸易不但可以把发达国家互相联系起来，也可以把生产发展水平低的国家以及地区加入到交换领域，使这些国家和民族的劳动产品日益具有商品以及交换价值的性质，带动他们的发展。进行对外贸易活动就可以参与国际分工，节约社会劳动，使各国的资源得到最充分的利用，加速社会扩大再生产，保证社会再生产顺利进行。按照货物移动方向可以分为进口贸易、出口贸易、净出口与净进口贸易等；按照运输方式可以分为陆运贸易、空运贸易、海运贸易等；按照交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易。（2）商务英语函电
商务英语函电是对外贸易中交流的主要途径之一。是以英语为载体而进行的函电往来，主要应用电报、电传、信函、传真、电子邮件等通讯方式。它是函电发出者编码和接受者解码的过程。只要能顺利编码和解码，函电交际过程就可以顺利进行。商务英语函电包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。它是公司之间联系顾客的工具，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介作用；它涉及的业务包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。贸易双方业务联系越来越多，彼此间的了解与沟通日益深入，这也是函电存在的原因。3新形式下商务英语函电的特点
（1）具有明显的法律特征
在市场经济时代，法律是约束人们经济行为的重要准绳。随着
国际往来的日益繁密，国际贸易程度的日益加深，法律的规范成为
人们自我保护的重要工具。商务英语函电是对外贸易活动中必不可
少的工具之一，并且能够有效记录各方在国际贸易的行为，具有突
出的法律特征及一定的法律效力。一旦在对外贸易中出现了纠纷，商务英语函电即可成为双方联系中的证据。商务英语函电的内容必
须要符合中国的法律法规，而且要遵从贸易合作方国家的经贸制
度。商务英语函电的术语则要遵循国际惯例和法律法规，即内容与
表达形式能够得到国际的认可。
（2）文体的正规性
由于商务函电涉及进出口业务，而且在函电的撰写过程中要
充分考虑海关、银行、运输、法律等专业要求，写作格式内容等都
要符合各方的规定，因此文体上可以归于专业文体或者正式文
体。商务函电类型主要有请求函、询问函、联系函、答复函、告知函
和商洽函等。商务英语函电的传递方式多种多样，主要包括邮寄、快递、电报、电子邮件以及基于互联网的在线即时沟通。
（3）受文化因素影响
由于商务英语函电的主要功能是与对外贸易中的合作伙伴进
行业务上的沟通与交流，那么自然要与不同国家的商人进行交流。
商务英语函电的根本目的是实现跨境文化的沟通无障碍和与不同
文化背景下生活的人们产生某种共鸣，达成某种共识。商务英语函
电的写作过程中如果不充分考虑对方的文化因素，就很难抓住合
作方内心的真实想法与合作欲望。因此，商务英语函电不单单是进行简单的外语翻译，而且还从另一面考验函电撰写人员和对外贸易
伙伴的交际技巧，特别是跨越文化差异的交际能力。
4.函电格式逐步创新
在新的时代背景下，商务英语函电的格式也在逐步的创新。为
了适应纷繁多变的世界贸易和日益加快的网络化进程，商务英语函
电格式较之以前发生了较大的改变，外贸函电的书写格式越来越
趋向趋同化和精简化。主要表现在以下几个方面：
(1附带文件及抄送的操作简化。新形势下，商务英语外贸函电 的附件以及抄送只需要添加多个收件人电子邮件地址，即可将同
一外贸函电发往所需的多个对象，而不再需要象传统的操作方式
那样去复印或抄写数份寄送不同的人等，这样的操作过程大大简
化，节约了人力物力才。
(2排版方式的便捷化。随着办公网络化的发展，外贸函电书信
体的整体布局和排版也有了较大的改善。从理论上来说，虽然只有
缩进式、齐头式和综合式三种方式，但随着电子商务的飞速发展，电子通讯和
Internet即时性、高效低耗的特点，人们逐渐摒弃单
一、冗旧的信函格局，转而广泛适用简单明了、便于操作、节省时间的信
函排版格式。
(3整体步骤的简约化。随着商务英语函电的发展与不断更新，一些陈旧的繁杂的步骤在逐步消除。例如，attention line(特别称呼
在后者格式中不再出现，或者出现在主题部分
(有的在此部分标注
何人接收此信
。又如，传统函电中的“识别记号”已废弃不用，以前是
需要打字、校正人员签字来确定责任承担，而现在的商务英语函电已
经基本上属于个人操作，已不再需要相关人员签字进行内容确认。
(4函电主题、称呼、正文、结尾谦称等主要信息不变。尽管在新 的形势和贸易环境下，传统的外贸函电格式已经发生了较大的变化
和演进，商务英语函电的发展已经能够胜任国际间交流支撑的主要
任务。但是商务英语函电从信函的主要构成内容层面上来讲，函电主
题描述、称呼、正文、结尾、谦称等的书写规范和构成，依旧没有改变。
5.商务英语函电在对外贸易中的作用
随着世界经济一体化进程的加快，经济全球化的特征日益明
显，国际贸易的步伐更加紧密。网络化进程的加快，使得信息的传
递更加便捷，网络的身影已经遍布社会的每一个角落。商务英语函
电，作为国际贸易交流的主要方式，几乎完全替代了普通信函，使得
普通信函逐渐退出了国际贸易的舞台。商务英语函电虽然在内容和
形式上较之普通信函没有太大的区别，但是它的快捷性、简单性、方
便性已经被人们所熟知。商务英语函电在很大程度上减少人力、物
力的耗费提高工作效率。从本质上看，商务英语函电就是省时省力
省成本地传递信函。
在新的经济形势下，几乎所有的对外贸易都可以在网上轻轻松
松地操作。在电子商务飞速发展的今天，网络国际贸易的效率越来越
高，国际贸易的电子化、网络化的进程越来越快。加入世界贸易组织，奥运会的成功申办，金融危机中的国际态度，使得我国更加被世人所
熟知，拉近了我们与其他国家的距离。我国的对外贸易也更加繁荣，国际经济交往日益频繁，经济与技术合作更加紧密。在对外贸易过程
中，商务英语函电记录了企业与合作方联系的各个环节。商务英语函
电不仅仅是方便企业间的交流，促进企业间的合作，更是处理企业
之间纠纷的重要证据。商务英语函电的主要作用如下：
（1）商务英语函电是企业取得信息的窗口
随着世界经济一体化进程的加快，世界经济的联系性日益紧
密，任何一个国家的任何一个环节出现波动，都会对其他国家的贸易
产生重要影响。在这样的环境下，商务英语函电不仅仅是单纯的交流
工具，更是交易双方即时获得信息，了解对方状态的重要窗口。正所
谓“牵一发而动全身”，在对外贸易中一丝一毫的变化，对企业来说都
是重要的商业信息。通过仔细研究商务英语函电，可以了解对方的情
况及变动，善于从中发现细节与问题，并认真对交易方进行分析、总
结，从而为对外贸易事业的发展进行良好的铺垫。
（2）节约对外贸易中的成本，提高工作效率
商务英语函电不仅仅是企业取得信息的主要窗口，商务英语函
电还能够有效的节约成本，提高工作效率。商务英语函电的网络传
输性，较之传统的信件有很多的方便之处显著降低对外贸易成本，与国内贸易相比,对外贸易的单证数量繁多,处理费用高昂.“通过商务英语函 电进行对外贸易,既可节省大约90%左右的文件处理费用,又可缩短交单,结算, 汇款的时间,加快资金周转,还可节省利息开支,成本优势十分显著”.交易成本的降低还表现在由于减少了大量的中间环节,使买卖双方可以通过网络直 接进行商务活动,交易费用明显下降.“在传统的对外贸易业务中,因为大量的中间 商的参与,国外进口商的进货价往往是国内生产企业交货价的5-10倍”.现在有不少 对外贸易商务英语函电平台直接把中国的生产企业和国外的进口商的供求信息整合 在网上,让他们在网上直接交易,由于减少了中间环节,使中国的出口企业和国外 的进口商都得到了实惠。商务英语函电的存储简
单性，使往来邮件的管理的工作量减少，节约了许多工作时间；商务
英语函电的易分类性，减少了工作中的易错环节，提高了工作效率；
商务英语函电的保存长久性，使得客户信息的存储更加长久，便于
与更过的客户建立长期有效的联系；商务英语函电的传输即时性，减少了流通时间，缩短了贸易中的交流时间与交易时间，利用商务英语函电开展对外贸易,买卖双方可采用标准化,电子化的格式合同, 提单,保险凭证,发票和汇票,信用证等,使各种相关单证在网上即可实现瞬间传 递,大大节省了单证的传输时间,而且还能有效地减少因纸面单证中数据重复录入
加快了企
业的整体运行效率，减少了企业的成本。
（3）提高客户满意度 由于世界各地存在时差,进行国际商务的谈判就相当不便,对企业来讲,在传 统的条件下,提供每周7天,每天24小时的客户服务往往感到力不从心.而利用商务 英语函电可以做到
7×24的全天候服务,任何客户都可在全球任何地方,任何时间从 网上得到相关企业的各种商务信息.如果得不到理想的答案,还可以通过电子邮件 的形式进行询问,只要企业及时回复,即可使访问者得到满意的答复.商务英语函 电全天候,不间断运作可使全球范围内的客户随时得到所需的信息,为出口企业带 来了更多的订单,并且可大大提高交易的成功率.（4）扩大贸易机会 因特网作为一个全球性的网络,彻底消除了地域的界限,对减少对外贸易中的 有形和无形壁垒有着积极的意义.在网上做生意,没有了宗教信仰的限制,也没有 了种族的歧视,甚至公司的规模和经济实力的差别都显得不再重要.以美国为主的 发达国家极力主张商务英语函电达成的对外贸易免征关税,这一方面有力地推动了 对外贸易的发展,促进对外贸易业务量的迅速提高;另一方面,也有力地促进了世 界范围内的商务英语函电的发展,使全球经济一体化的进程更快地向前推进.（5）减轻对实物基础设施的依赖 传统的企业开展对外贸易业务都必须拥有相应的基础设施,如办公用房,仓储 设施,产品展示厅,销售店铺等.与开展国内贸易相比,进行对外贸易对实物基础 设施的依赖程度要高得多.滨州学院专科毕业设计(论文
因此,利用商务英语函电开展对外贸易可以显著减少在实物基础设施方面的投入.对于信息产品而言,如报刊杂志的电子版,视听娱乐和电脑软件及信息咨询提供等, 如果产品本身可以在线成交和在线交付的话,则销售柜台,仓储实施等完全是多余 的.整个销售环节,从研制开发,订货,付款到产品的交付都可以在网上实现.由 于减轻或消除了对实物基础设施的依赖, 企业可以将节省的开支大部分让渡给客户.（6）改变对外贸易成本结构 在传统的对外贸易交易中,花费的成本主要指买卖过程中所需要的信息搜寻, 合同订立和执行,售后服务等方面的成本,而商务英语函电可以大大节省这些方面 的支出.有调查显示, “在传统的对外贸易中,一笔进出口业务要处理交易相关机构 的单据约200-350份,业务流程长达一至数月;而纸张,行文,打印及差错的总开销 约为货值的7%”;另外, “在公司间共享的所有信息中,70%是从采购订单中获得 的” ,商务英语函电的应用,可以发掘定单附加的信息潜力,简化数据处理程序, 缩短对外贸易的文件处理周期,降低企业的库存水平,消除信息传递过程中的人工 干预, 从而降低成本.据统计, “商务英语函电可以节省企业交易成本的5%到10%”.但是,商务英语函电又在传统贸易成本之外出现了技术,安全,法律等新的成本, 不过两相比较,总体成本还是大大下降了.（7）便于与合作方的结识与联系，搭建沟通桥梁
随着网络化进程的加快、电子商务的飞速发展、经济贸易的全
球化，商务英语函电的作用也在逐步壮大。商务英语函电通过各种
各样的通讯方式的使用，使得国际贸易的通讯更加快捷、方便，同
时便于与合作方的结识与联系，搭建沟通的桥梁。商务英语函电的
出现和快速发展，使得国际间的沟通更加快捷。在对外贸易的过程
中，企业可以通过网络查询意向客户信息或者经过第三方介绍的
潜在客户的联系方式，直接通过便捷的商务英语函电访问对方。在
经过交流和相互了解后，就可以与客户建立长期的合作关系。这样
积累的客户会越来越多，业务量当然也会随之上升，企业的发展进
入良性循环，企业就会一步步发展壮大。
另外，在经济飞速发展的今天，信息与技术传递的及时性，使
得同类企业在硬性条件上的差别越来越小。那么一个企业想获得
长久的优势，就要注重软件设施的建设，比如服务的提升。商务英
语函电不仅能够传递订单等信息，也可以通过细微的精心安排，达
到让客户过目不忘的效果。通过商务英语函电可以与客户建立更加
深厚的合作情谊，便于日后的交流与业务的往来。（8）为企业挖掘更多新客户，加深彼此之间的联系
商务英语函电的出现和快速发展，使国际通讯方式更加便捷。许多外贸企业可以通过网络信息或者经过他人介绍后得到潜在客户的联系方式，然后就可以使用方便可靠的现代商务英语函电使他们在短短几分钟内与客户取得联系。在经过询问和相互交流后，就可以与客户建立长期的合作关系。这样企业的客户会越来越多，业务量当然也会随之有很大的提高，企业就会一步步发展壮大。建立客户群以后，平时与客户的联系也会相当简单，可以随时了解客户的需要，解决客户提出的问题并加深了解。例如，当外贸企业业务员在执行合同时，出现任何问题或困难可立即与客户取得联系，并通过商议得到解决途径使合同得以顺利履行；另一方面，常与客户保持联系了解近况、加深感情，为以后能方便顺利的合作打下了坚实的基础。（9 提高了企业在同行业，甚至于世界市场上的竞争力-至关重要的。传统的贸易通讯方式是个比较耗费体力的过程，不仅浪费时间，而且运作过程历程复杂，成本用度高，速度缓慢，并还存在很大的安 全需要急需解决，极不符合贸易的高效、快速、及时性。有时还需要 贸易双方重复进行屡次的面对于面的接洽商谈和信息交流，而且贸易 活
浅谈商务英语函电在外贸中的作用
制，同样也受到时间和空间的局限，常常很容易丢失或损坏物品，造 成一定的经济、信誉上的损失。现代商务英语函电的快速发展，为企业供给了进入国际市场的快 捷通讯方式，东西方外贸企业从此时起几乎没有了地理区域的限制，可以在全球的范围内寻觅贸易伙伴和开展业务关系，并且可以及时有 效地与客户进行交流，就不会造成贸易双方在接洽、商谈和信息交流 上的不便； 使事实贸易的全球化，企业就能够及时了解目标市场信息，顺利进攻国外市场。
（10）对外贸易经济增长的支撑点
国际贸易进程的加快，对信息及时性的要求更加突出。在新形
式下，电子信息与科技的发展，企业在电话、传真的基础上，可以进
一步完善网络信息系统的建设。现阶段，众多企业已经习惯了应用
网络平台来展示自己，发布及时信息以及需求合作信息。商务英语
函电的出现使得合作伙伴间信息传递更快捷，使得世界上各个角落的需求与供给信息能够及时有效的交汇。以前的国际贸易交往汇
中，往往由于信息不对称或者信息不及时，使得国际间的供给与需
求总是不能够有效的匹配。商务英语函电进一步的加快对外贸易 的发展，许多中、小型企业纷纷进驻国外市场，寻找新的贸易伙伴，建立良好的合作战略，更加迅速地促进对外贸易的增长。
(11 加快了贸易全球化的进程
国际贸易不同于我国内部企业之间的合作，企业之间不可能
总是面对面的进行交流，毕竟成本和时间是决定经济利润的关键
性因素。而传统贸易通讯方式的繁琐，必然会阻碍国家间贸易的发
展，阻碍贸易全球化进程的速度。商务英语函电的出现，客服了时间
和空间的限制，简化了贸易活动中的繁杂程序，节约了交易成本费
用，提高了交易的速度，保障了交易的安全进行，有效的避免了数据 的丢失和毁坏。现代商务英语函电的迅速发展，成为企业进入国际
市场的良好的支撑点。国家贸易间从此没有了时间和空间等因素的
限制，节约了交易的成本，提高了交易的效率，增加了企业的经营利
润。在此基础上，不仅原有企业会扩大规模，而且会促进新的企业 的诞生。对外贸易活动会更加频繁，国际间的交流日益紧密，国际间 的合作规模与次数会逐步增多。商务英语函电的发展与应用，逐步
推动了世界经济的发展，促成了国际间的更多合作，加快了经济全
球化的进程。6.结语
在对外贸易中，商务英语函电已经成为一个重要的组成部分，在提高企业效率、降低成本、促进集约化经营等方面的作用举足轻
重。但在新的经济形式下，电子信息技术的发展也给商务英语函电
提出了挑战，电子方面的一些安全隐患是商务英语函电的对手。由
于商务英语函电中所包含的信息是一个企业经济活动的重要内容，我们不能忽视这些安全隐患的存在。尽管商务英语函电也在不断 的自我更新和完善之中，但是我们不能让一丝的风险在对外贸易中
寄存。重要信息的泄露或者被恶意删除等，会给企业带来损失，有
些企业可能会为此付出比较沉重的代价。因此我们要为商务英语函
电建立一个良好的网络环境，注意密码的使用与更新，防范病毒等 的侵袭，不断完善运用以及增加网络的安全系数，相信在不断地发
展中，商务英语函电对国际贸易的影响与作用会越来越大，促进经
济全球化与世界经济的发展。
总之,在对外贸易活动中,要善于运用商务英语函电, 实现利用商务英语函电开展 对外贸易,它不仅改变了企业本身的生产,经营,管理,而且对传统的贸易方式带 来冲击.其最明显的标志就是显著降低对外贸易成本,交易效率显著提高,提高了 客户的满意度,扩大了贸易机会,使全球经济一体化的进程更快的向前推进.只有充分应用好商务英语函电，充分发挥其作用,才能有助于双方在平等互利 的基础上建立贸易关系,树立自身的良好商业形象,促进对外贸易活动的双方相互 交往沟通和传递信息,从而获得交易的成功,实现共赢.商务英语电函，形式的变革，贸易本质更好地实现方式！参考文献
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