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潞蒲常煤总企字„2012‟70号
关于下发XX煤业文件材料收集归档的通
知
公司各部门、驻矿各施工单位、监理项目部：
为做好我公司基建项目档案收集归档工作，顺利通过档案专篇验收。根据上级档案主管部门对我公司档案工作的具体要求，结合我公司档案工作现状，现将档案资料收集的有关事项及要求通知如下，望各部门认真遵照执行。
一、工作职责及内容
1、各部门负责人为本部门档案归档工作的第一责任人，负责全程监督管理本部门档案资料的移交工作。
2、各部门的兼职档案管理员为第二责任人，负责文件资料的收集、整理及归档工作。移交时，要基本完成移交资
产品销售，生产，技术，财务，职工素质方面的分析材料，市场预测的综合性分析材料，国家政策相关的分析材料，同行业的分布，规模，发展趋势，主要产品生产能力，产品质量，创优产品，产品价格；国内外行业的调查，考查报告)。
（2）、股东、董事会、监事会、经理办公会，工作会所形成的会议纪要、记录决定等文件；
（3）、本单位的工资计划、总额，奖金指标等文件表册；
（4）、本单位制定的计划管理，责任管理和各种统计报表(例：年终工资统计报表，劳动管理的各种统计报表，职工教育工作的规划，计划，统计报表……)；
（5）、财务管理工作的计划，总结；本单位制定的财务管理规定，制度；
（6）、经济合同，协议等；
（7）、维简资金计划，大修理资金计划，煤炭生产安全费用及煤炭安全技改项目资金和调整计划的有关文件。
4、生产技术类
（1）、安全生产有关规章制度，技术规程，措施，标准，经验汇编等综合性文件材料；
（2）、全面质量管理的制度，条例等；
（3）、矿井开拓，巷道掘进，采煤方法，顶板管理，盘区设计等；
（4）、矿井提升，井上下运输，矿区运输等；
（7）、井上下控制测量，采区测量等（8）、地形测量，高程测量，三角测量等；（9）、三维地震，瞬变电，航测图等。
6、基本建设类
（1）、建设管理工作法规，总体规划设计，经验汇编等综合性文件材料；
（2）、项目法人营业执照(正、副本)及税务登记证、勘查许可证、采矿许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、煤炭生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证；
（3）、项目可行性研究报告(项目建议书)及其咨询、评估、批准文件；
（4）、矿井项目工程初步设计(矿井单位工程明细目录、设计说明书、专业设计图纸、工程概算书及主要机电设备、器材目录)及其报批文件；
（5）、招投标文件及承发包合同协议；
（6）、地质环境保护与治理恢复方案及批复；环评报告编制的依据性文件；水土保持方案报告书及批复；
（7）、水资源评价报告、取水许可证申请及批准文件；
（8）、节能评估报告及批复文件；安全预评报告及批复；
（9）、文物、考古调查(勘探)报告及批复；、（10）、矿井(改扩建)各阶段设计，矿建施工技术组织措
市级以上各种奖杯，奖牌，奖旗，奖状，证书，徽章等： 重要活动，重要会议形成的照片，录像带，光盘及电子版等。
（三）、附表《煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表》表中归档单位：
A 代表建设单位； B 代表监理单位； C 代表施工单位；
三、收集整理要求：
1、在7月10日前，各部门兼职档案员对照归档范围，完成本单位各类资料的收集工作，编制移交资料目录，并负责后期向档案室移交；
2、各部门对所收集的资料进行初步整理：
（1）、部门领导负责所移交资料的鉴定：是否齐全、系统和准确，并组织相关人员加以补充完善；
（2）、移交资料应为原件，无原件移交复制件，并核对印章签字的真伪；
（3）、所移交资料将进入归档、组卷阶段，各部门应将本单位常用资料复制留存；
3、会计档案
在会计年度结束后，由财务部门保存1年，然后向档案室移交；
4、照片和声像档案、实物档案
采取即时归档的办法，由单位的形成部门负责收集，并编写必要的文字说明，及时向档案室移交；
四、其他注意事项：
1、各部门在其职务活动中形成的、具有保存价值的各种档案资料，必须按照规定及时移交，任何单位和个人，不得据为己有或自行处理。
2、文书资料必须有收发文卡、阅处卡、原文和底稿。
3、移交时，交接双方清点核对，无误后履行移交手续，详细填写并签订移交表。
五、绩效考核
为顺利做好本次档案资料收集工作，为档案专篇验收夯实基础，经领导同意，本次档案资料收集、移交、整理工作，列入公司后半年各部门绩效重点考核项目，具体考核内容如下：
1、施工、监理单位在项目完成，通过验收后向我公司移交经整理完善后纸质及经数字化加工后的成品各一套，不完整、不完善，不予结尾款。
2、涉及前期手续办理、前期招投标项目资料，若出现档案资料缺失，由原事务经办人负责追回，及时补充完善。
3、各部门对业务负责范围内现有的档案资料应按时收集、整理、移交，逾期未完成移交工作的，考核部门10分。
4、任何人不得将涉及公司资料占为已有，拒绝移交，
