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关于固定资产投资项目档案管理质量控制策略研究
固定资产投资项目档案管理是现代市场经济条件下档案管理领域出现的一个新课题，是一项专业性很强的系统工程。该工程具有涉及部门多、涉及环节多的特点。笔者将从固定资产投资项目档案管理的要求、固定资产投资项目档案专项验收的内容与方法出发，阐述加强固定资产投资项目档案管理质量的控制策略与方法。
一、固定资产投资项目档案的概念
固定资产投资项目档案是为适应现代建设项目管理的需求而提出的一个特定概念。要明确这一概念，首先要清楚什么是固定资产投资项目。所谓固定资产投资项目，是指利用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行贷款等多种方式，以扩大生产能力(或新增工程效益)为目的而进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设项目。其投资的主要内容有：固定资产的建设和安装(包括建筑物、构筑物的建设和机器设备的安装)；固定资产的购置(包括设备、工具、器具的购置)；其它基本建设工作(主要包括勘察设计、土地征用、拆迁补偿和科学实验)等工作。
由此可见，固定资产投资项目档案是指在整个项目建设当中按照其自身的程序从项目立项、代写论文可行性研究、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中所形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式与载体的文件材料。一般包括：立项审批文件，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，生产技术准备、试生产文件，工艺、设备文件，涉外文件，财务、器材管理文件，竣工文件以及特殊载体资料等。
固定资产投资项目档案是项目建设的历史记录，是建设过程和建设成果的真实反映，是项目投产后运行、维修、管理、改扩建及后评估等工作的主要依据，也是项目建设及竣工投产、交付使用的必备条件，对于加强建设质量控制，追究建设质量责任，惩治项目建设领域的腐败行为等具有重要的作用。建设单位必须严格按照项目建设程序将建设过程中形成的文件材料全部归档保存。
二、固定资产投资项目档案管理质量控制的要求
固定资产投资项目档案管理的质量控制，必须从加强规范化管理入手，从源头介入，并对整个过程的管理提出全面的、系统的质量控制要求。
(一)一般性要求
1.加强管理，提高认识，实现项目档案管理制度化
档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案。这两部分共同组成了一个有机联系的整体。建设单位要加强固定资产投资项目档案管理，必须改变重外延、轻内涵，重投入、轻产出，重技术、轻管理的做法，注重基础资料的原始数据的收集、积累。从项目立项开始，就要有主管领导分管档案工作，把项目档案工作列入领导的议事日程，纳入领导责任制、项目法人责任制、监理制和合同管理制；加强领导，并且及时研究解决工作中的实际问题，为工作的开展创造一个宽松环境。
建设单位要加强项目档案管理的超前介入，确保档案管理与项目建设进程同步，使收集、归档制度化。在项目立项之初就要依据国家和本行业的各项管理制度，制定本单位的具体管理办法，完善本单位的项目档案管理体系；根据每个项目的不同特点制定其文件材料的归档范围和归档计划，培训指导专(兼)职人员，从而保证项目建设过程中产生的文件材料完整、系统、规范。
2.各部门密切配合，形成项目档案管理网络体系化
一个项目的建设不是一个部门所能完成的。在建设单位内部，涉及了项目管理、基建、财务管理、设备管理、档案管理等多个部门。这些部门因为项目建设而形成了一个具有裙带关系的网络体系。在项目建设过程中，每个职能部门都会产生与项目相关的文件材料，这就要求各部门都设有专(兼)职档案人员负责收集积累项目建设过程中形成的文件材料，以确保这些文件材料能够齐全完整的归档。另外，项目建设当中还有建设单位(业主)、设计单位、监理单位、施工单位为主体的项目建设网络体系。项目档案的形成贯穿于整个项目建设的全过程，建设单位、设计单位、监理单位、施工单位是项目档案形成的主体和主要责任者，必须承担档案资料收集、积累及移交的职责，在项目建设中相互配合，各负其责，共同实施项目档案的管理，以确保项目档案工作的正常开展。
3.加强过程管理，确保项目档案管理程序化项目档案管理必须坚持建设项目档案工作与建设项目“三同步”的做法。具体内容包括：
第一，在制定建设项目的各项计划、合同、协议和工程技术以及工程管理人员的岗位职责时，同时相应地提出对档案工作的要求，从一开始，档案工作与工程建设就同步进行。
第二，在检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案工作情况，以确保建设过程中档案工作同步进行。
第三，竣工验收时，同时验收工程档案资料，做到档案工作与竣工验收同步进行。
可见“，三同步”的做法实质是将档案管理纳入到工程项目管理的工作程序和业务流程，紧密结合防止脱节；项目各阶段要随时收集、积累文件资料，不能滞后，如在设备开箱时要有档案人员的验收以保证设备档案能够及时完整地归档保存。
4.重视法制建设，实现项目档案管理合同化合同是市场经济环境下约束参建各方的法律依据，是对项目建设过程进行管理与控制的行之有效的做法。《合同法》第十六章“建设工程合同”一款中明确了文件资料提交的问题。建设单位与项目建设参建各方签订合同时，要把档案资料方面的要求纳入到合同条款，对文件的编制质量、套数、归档职责(如：归档程序、归档范围、归档要求等)由当事双方根据各自的利益加以明确，作为制约档案收集、归档的手段。如：建设单位负责组织协调、检查、指导本单位和参建各方，并完成项目档案实体的管理；承包商(施工单位)负责收集整理建设项目施工、竣工及竣工图等档案资料，自检后立卷并向建设单位移交；监理单位负责向建设单位提交项目监理档案，并监督项目文件的完整、准确，审核、签署竣工图；监理单位和建设单位负责各自归档范围资料的收集及负责档案技术内容的审核；最终由建设单位档案部门按文件形成规律分类组卷，保持各种资料之间的有机联系；设计单位负责向建设单位提交经整理立卷的设计基础材料和设计文件，并受委托编制竣工图。
(二)具体性要求
一般性要求为固定资产投资项目档案管理质量控制提供了良好的外界环境，而具体性要求则是在这一环境下为确保项目档案管理质量对建设单位在项目档案管理程序上的要求。这些要中国论文联盟www.daodoc.com整理求归结起来主要包括：
1.加强组织建设，成立项目档案验收领导小组建设单位要加强项目档案管理的组织建设，在管理体制上组成由项目负责部门、档案部门、计划、基建、财务等相关部门参加的档案验收领导小组，全面负责项目档案验收工作的组织和协调，组织对已归档整理完的档案进行档案自检工作，并配合档案部门做好项目档案的登记上报工作。
2.细化管理程序，建立项目档案登记制度
项目档案登记制度是行业档案主管部门和建设单位档案部门及时掌握、了解各建设单位建设项目及项目档案管理情况，有效监督和指导项目档案管理的必要措施和手段。建立项目档案登记制度，是指各建设单位根据建设计划，对新建、在建、收尾等项目按时填写《固定资产投资项目档案管理登记表》，一般新建项目可在开工6个月时填写，在建或未竣工项目可每年填写一次。该《登记表》作为项目档案专项验收的依据之一。
3.把好鉴定关，确保项目档案资料准确无误对项目档案资料归档时的质量控制是项目档案管理质量控制的关键环节。完成这一环节的工作任务，需要各建设单位在接收归档文件材料时从齐全完整和准确无误两个方面进行技术鉴定和质量把关，确保归档的档案不仅能够反映项目建设的全过程，且其内容能够真实反映项目建设过程和竣工时的实际情况，做到图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备。
4.严格执行有关标准，对归档文件材料进行系统整理
系统整理是项目档案质量控制的核心内容，也是考核项目档案管理人员项目档案管理技能与水平的一项重要指标。各建设单位对归档的文件材料应按照国家及行业有关标准进行科学的分类、组卷、编目，以确保归档后的项目档案质量符合完整、准确、系统的要求。
5.实行前端控制，进行项目档案自检
项目档案自检是控制项目档案管理质量的又一重要环节。一般是由建设单位在项目建设完成后，根据建设项目的完成情况，在申请项目档案专项验收前，组织档案部门、设计、施工、监理及有关单位的项目负责人、工程管理人员、工程技术负责人等共同完成。项目档案自检的结论可体现在自检报告上，即根据自检情况从项目档案工作管理体制，项目文件材料的形成、积累、接收、管理与归档情况，竣工图的编制情况，项目档案资料的整理质量、存在问题、解决措施，在施工、试生产中的作用等方面提出档案完整、准确、系统性评价。自检通过是项目档案进行专项验收的前提条件。
三、固定资产投资项目档案专项验收的内容与方法建设项目的竣工验收是项目建设全过程的最后一道程序，档案专项验收是这道程序中的重要组成部分。项目档案专项验收是督促建设单位规范项目档案管理、控制项目档案管理质量的重要手段。通过对项目档案验收内容与方法的了解，也可以帮助建设单位进一步明确项目档案管理的方法与措施，以便有的放矢地完成项目档案管理的全部环节和内容。
(一)建设单位提出项目档案专项验收申请建设单位在准备档案专项验收前必须首先检查建设项目是否具备了档案专项验收的条件。这些条件主要有：项目主体工程和辅助设施已按设计、批复建成，能满足生产或使用的需求；项目试运行考核合格或者达到设计能力；经过项目档案自检并完成了自检报告；完成项目建设过程中文件材料的收集、整理、分类、组卷、编目等整理工作并按要求归档；按要求完成了项目档案登记上报工作。
项目档案具备了以上验收条件以后，建设单位根据本行业年度项目竣工验收计划，在竣工验收前1-2个月内，以正式文件向本行业档案主管部门提出档案验收申请。档案验收申请的内容应包括以下两部分：
第一部分是档案验收申请的主体部分，内容包括：项目(工程)概况(任务来源、建设起止时间、投资额、建成的主要单项工作、购置的主要设备等)；档案资料概况(档案种类、数量、归档情况、竣工图质量、案卷质量、存在的主要问题及整改措施等)；申请验收时间。
第二部分是档案验收申请的附件，内容包括：档案自检报告《；固定资产投资项目档案验收申请表》；项目档案总目录。
(二)行业档案主管部门组织档案专项验收行业档案主管部门于每年年初根据上级单位下达的固定资产投资项目竣工验收计划制订档案专项验收工作计划，并以正式文件印发至当年具备项目验收条件的项目建设单位。建设项目具备了档案验收的条件后，由行业档案主管部门负责组织项目档案专项验收工作。档案专项验收的程序一般如下：
1.审查项目档案验收申请材料
行业档案主管部门在接到建设单位的档案验收申请后，首先要根据有关规定认真审查建设单位验收申请材料是否满足了档案单项验收的条件。如不满足验收条件，则退回建设单位要求其进行整改并重新上报验收申请；如满足了验收条件，则组织相关人员组成档案验收组，并向建设单位下发档案验收通知。
2.确定档案验收组织
在确定验收时间后，行业档案主管部门组织有关人员组成档案验收组。
3.进行档案专项验收
验收主要对建设项目档案的管理体制，所形成档案的完整、准确、系统情况，案卷质量及保管条件等方面进行审查。一般从五个方面着手检查：查制度，看项目档案管理体制；查可研(批复)，看项目建设内容；查目录，看项目档案归档情况；查案卷，看项目档案整理情况；查库房，看项目档案保管条件。
4.验收结论上报备案
验收合格后，验收组填写《固定资产投资项目档案验收评审表》，由行业档案主管部门审查盖章后生效。评审表一式三份，分别由项目主管部门、建设单位和行业档案主管部门归档备案。项目申请总体验收前，建设单位应将项目档案自检报告、项目档案总目录及《固定资产投资项目档案验收评审表》作为竣工验收申请报告的附件上报上级项目主管部门审查，上级项目主管部门将以此作为项目能否进行正式验收的依据之一。
综上所述，加强对固定资产投资项目档案管理质量控制，对保证固定资产投资项目档案完整、准确、系统至关重要，同时也是保证固定资产投资项目档案有效利用的关键。各单位的相关部门和人员只有掌握了项目档案的管理要求、专项验收的内容与方法，以及质量控制的策略与措施，才能更为有效地开展此项工作，充分发挥固定资产投资项目档案的积极作用。此外，值得我们注意的问题是，由于各专业系统的工作性质与管理领域不同，固定资产投资项目档案管理质量控制的策略也会有所区别，不能千篇1律地对待。
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