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新闻发布会攻略
文/易圣华
新闻发布会议包括记者招待会、新闻发布会、酒会等多种形式。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。因此我们重点来探讨它。为了使说明更具体，我们先来假设一个案例，然后结合此案例来谈：
国内A生物制药企业研制出一种“艾滋病疫苗”和艾滋病治疗新药“艾而必妥”。该疫苗可以采用注射，也可以采用口服的方式植入人体，植入人体后，三天内即充分产生“抗体”。在被注射人通过各种传播途径接触HIV病毒时，“抗体”将自动发挥免疫功能。而艾滋病治疗新药“艾而必妥”则可控制病情，逐步达到治疗(尚不能根治，根治药品正在进一步研究中)的效果。其有效性得到药品管理部门认可，并获得专利。
A企业准备在国内大规模上市该药品，下一步在国外寻找总代理商，为此他们准备在北京召开发布会。因为该产品填补了国内的空白，而且也走在世界医药技术的前沿，因此，企业决定花大力气作好本次新闻发布会。
信息发布的目标受众为：国内药品、医疗行业、成年一般公众，国外公众只是兼及。
拟邀请对象：新闻媒体；卫生医药管理部门官员、专家；药品经销商、患者代表或关心该事业的知名人士。
发布会规模：新闻媒体90家（约100人），有关官员专家25人，经销商40人，患者代表3人，知名人士2人。
现在你是国内部分的新闻发布会总策划、总协调，你将如何着手组织？有哪些步骤，注意哪些要点？
新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：
1、活动策划与主题确定
2、节目策划与议程安排
3、资料准备
4、与会人员邀请、沟通与确定
5、时间、场地落实与场景布置
（原文空缺）
7、现场气氛控制
本案例的参加人数不足200人，应属于中小型的发布会。现在我们来讨论怎么样一步一步把它做好。
一、清楚此次发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。
本次发布会主要目的是通过新闻媒体向卫生医疗界、公众传达企业新产品信息，传达企业技术领先的形象，以及“促进人类健康”的品牌形象。发布会的类型属于信息发布，规格应当较高。因为是企业的信息发布，因此，不同于政治性强的会议，基本风格不应太严肃，正式规范中有活泼。
二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。
一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。组织、沟通和协调非常重要。
从这个发布会来看，主要的工作可以分为几大块：活动策划与资料准备、官员专家邀请与沟通、新闻媒体的邀请与沟通、经销商的邀请与沟通、产品讲解与展示、后勤与会务、现场布置等，建立组织应该按照事情而定。
建立组织的原则：一是“专业原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组；二是“平衡原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡；三是“分工原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；四是“扁平原则”，一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。
以下是建立机构的一种办法：
一个发布会牵涉到各个部门，一般来说，公司高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。
筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，有条件的企业可以请专业的公关公司代理。
三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。
时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整，调配，完善。
流程管理是指在活动中，整个活动是一个系统工程，各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在该活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。
四、活动策划、确定活动主题。
活动策划主要包括如下内容：
1、会议议程策划安排
大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。
从产品的属性来看，常规的唱歌跳舞之类显然不太适合，但是，能够以一个因捐血而感染艾滋病的母女俩的戏剧性经历编写一段话剧或小品作为开幕，自动引入正题，显然会别开生面一些，而且不会破坏整个发布会的风格。
在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。
2、主题策划
发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。
比如此次发布会可以有这三种形式：
（1）、A企业艾滋病防治新药上市新闻发布会（2）、“让人类远离艾滋病”
——A企业艾滋病防治新药上市新闻发布会
（3）、“A企业．远离艾滋病”新产品上市新闻发布会
主题将出现在现场的背景板中，传播媒体也将高频率地提到，因此应以简洁、上口为要，字数一般不宜太多。
另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，须经国家（原文空缺）
这样，整个发布会可以虚拟简单议程如下：
“A企业．远离艾滋病”新产品上市新闻发布会
议
程
表
地点：北京国际会议中心X楼XX厅
时间：XX年9月15日（星期X）
上午9：30—11：30
9：00—9：15 公司专题介绍片放映
9：15—9：30 小型话剧
9：30—9：35 主持人宣布会议开始、来宾介绍
9：35—9：50 总裁致辞
9：50—10：10 新产品介绍
............11:00—11：30 答记者问
11：30 主持人宣布会议闭幕
五、确定参会人员。
确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。
参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。本次发布会官员、专家主要是卫生、医药界、质量监督、工商管理、行业协会、学术机构人士。
患者代表是一个难题，医院对艾滋病患者有平等对待及保密的义务，由于观念上的原因，能够公开出席会议的少，不过，也是可以找到的，但要征得他们的同意。另外，有些国外的球星、影星也已公开是HIV的感染者，可以设法和他们联系。
知名人士，对艾滋病宣传抱有热情的濮存晰可以考虑，设法与他的经纪人取得联系，并落实他的时间。
新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统
计工作。本次发布会媒体大约分为四部分：日报型的政府媒体，晚报、都市报等大众媒体，医疗卫生专业媒体，国际性或海外媒体。
六、拟定活动策划案和具体操作方案。
活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。
具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。
七、新闻通稿及相关资料准备
提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：
1、会议议程
2、新闻通稿
3、演讲发言稿
4、公司宣传册
5、有关图片
6、纪念品（或纪念品领用券）
7、企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）
新闻通稿包括如下：
1、消息稿。字数较短，一般在1000字以内，发布起来快，有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。有人喻之为“短枪”。
2、通讯稿。篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。
消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度提供多篇，也可以以答记者问的形式表现。有人喻之为“长矛”。
3、背景材料。
4、图片资料。
以上资料一般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。
5、重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如，企业最高负责人的发言，技术、营销分管
领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。
6、公司宣传册。
7、参会重要人物、知名人士材料。
八、时间选择与场地落实、现场布置。
时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。
企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如“两会期间”版面较紧张，记者也大多有安排，时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果。
比如这次发布会可以选择在“国际艾滋病宣传日”，这将起到很好的效果。当然，还要结合企业本身的情况，值不值得等这一时机？来不来得及？有没有必要？整体分析后作出决策。
另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。如果是星期
六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。
场地的选择上，一般综合考虑以下几点：
一是品位与风格。
场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。
酒店有不同的星级，从此次发布会来看，选择五星级或四星级是可以的。
另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。
酒店也有不同的风格，不同的定位，比如人民大会堂、钓鱼台国宾馆政治性较强些，凯宾斯基、希尔顿则德、美的风格强一些，有些则体育性质强些，如亚运村或奥林匹克。选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。
二是实用性与经济性。
会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？
住宿、酒品、食物、饮料的提供？
价钱是否合理？有没有空间的浪费？
等等，这些都要考虑。
三是方便性。
离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？
现场布置，含以下几项主要内容：
1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。
2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。
3、席位摆放。
摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过，现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。
摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。
本次发布会可以这样排放位置：
（1）
一、二排：贵宾与企业领导，地位越高者趋于中间和前面，人员多时可考虑两排，最边上的位置空出。必要时有席卡，注明贵宾与企业领导的姓名，有时带单位与职务。
（2）三排以下若干排：记者席，电视记者尽量安排在前，通道边上，摄像机可正对主席台，也可以对下面的会场进行扫描。
（3）再次为经销商席位。
（4）公司一般人员及旁听席。
注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。
4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。
5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。
一般会议会要求与会者留下名片，准备好“请赐名片”盒。
九、现场控制。
现场控制是体现总协调人应变能力的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是因为沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的巯忽。应该重点重视这些方面；其次，要在事前准备好备选方案；再次，注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，应该一视同仁，不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。
在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的“重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会 舒畅。另外一个重要因素是主持人，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他（她）对整个会议的风格有个大致的了解与把握。
在产品的演示讲解过程中，可以用一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以助与会者的理解。
答记者问上，一般来说，由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。
在国内，大多数记者不会提恶意刁难的问题，有时连善意刁难的问题都少涉及到，往往觉得太不精彩。事实上，提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度，是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”，更有助于传播。
发布会前一般会准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。
在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。
整个会议应有正式的结尾。本次发布会安排在11：30结束，则应该有午间酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。
发布会后，宴会前，一般在贵宾室安排更深入的采访。
值得说明的是，新闻发布会千头万绪，方法也尽有不同，尚有诸多细节不能在此反映，这只是方法的一种，更多的还待读者在实践中体会。
补充日期: 2003-10-26 20:16:25
软文操作揭秘
如今，阅读各类报纸或杂志，也许你一不小心就会掉入被精心设计过的“软文广告”圈套。软文为什么会成为一种重要的广告工具并且风靡企业界？媒体是怎么处理软文的？企业是如何操作软文的？企业究竟是怎样与媒体保持“暧昧”关系的？
就此，本刊记者走访了数家企业新闻中心的负责人，揭开了软文操作的重重迷雾——让我们看看某些企业的软文广告是如何炮制的，它们与媒体之间又有什么不足为外人道的秘密。
之一
新闻中心干什么 新闻中心的设置
任何只知道低着头生产经营而不注重舆论宣传的企业都难以有大的发展。中国企业和媒体的关系实际上是又爱又恨，媒体要从企业那里获得新闻和广告，企业要通过媒体宣传自己。这种互相依赖、互相提防的斗智过程，让不少企业都产生了这样的感受：成败往往取决于媒体，甚至是一篇文章。
参考国内企业的实际运作流程，我公司在1998年成立了新闻中心。它的主要作用就是和媒体打好交道，传递企业信息。其中软文是我们最主要的工作，也是最主要的考核指标。所以，新闻中心在企业里面的地位相当重要,它既是媒体公关中心，也是软文中心。我公司的新闻中心前身是总办，后来由于工作日益繁忙而单另分了出来。现在公司的对外广告宣传是这样：宣传部（部长实际上是总监级）下设四个科室：广告科（主管全国性媒体的硬广告投放,并审批各分公司地区性硬广告投放）、设计科（负责广告的设计制作）、信息科（负责搜集对手的信息和行业信息）、新闻中心（负责和媒体联系、发布公司信息）。新闻中心虽然也是科级，但科长享受部长待遇（我公司级别是总经理、副总、总监、部长、科长这样下去）。
在这四个科室中，新闻中心人最多、权力最大、掌握资源也最多。新闻中心内部又分为三个小组：创作组（主要负责软文的写作，2人）、外联组（主要负责和媒体的联系，5人）、企业报（主要负责每月两张企业内部报纸的编撰，2人）。
笼络媒体的手段
部门设置就是这样，但要和媒体打好交道，还有大量的工作去做。我们的工作基本有三个：一是选出和我们公司产品对口的、代价较小的主流媒体；二是和他们建立公对公、私对私的联系；三是保持扩大这种关系。
关于主流媒体，我们按影响力大小分为三类： 一类：CCTV、新浪网、《财经》、《21世纪经济报道》等； 二类：《商界》、《销售与市场》等；
三类：地方性大报，如广州日报，大河报、华商报、华西都市报等。
其他还有一些老关系。这个分法有一定的数据支持，也是我们多年下来积累的经验，在实际运作中感觉还是比较科学的。只要基本上控制了这三十几个全国性的主流媒体，其他报刊网站都会转载。这与“擒贼先擒王”的道理一样，只要抓紧这些主流媒体，基本上就不会出大乱子。
一旦确定了目标，余下的工作就是公关了。最早新闻中心成立的时候，部长曾亲自出马去北京“拜码头”。他后来给我们讲述经验：天天去各大媒体，找到相关负责人吃喝应酬，达成一个合作的草案，大致是我们每年给他们投放若干广告，他们要给我们刊登多少条正面报道，假如出现负面报道，要及时通知，尽量扼杀在摇篮里。当然，要达成这样的协议难度很大，有些媒体胃口很大，架子也很大。
按照他的思路，我们平时开拓关系大致流程也是如此：
1、给相关媒体邮寄我们的内部报纸和一些文章请他们刊登。实际上这些东西他们往往扫上一眼就扔到一边。但长时间坚持，他们就会对你有印象。
2、在我们选择的媒体中，和我们对口部门的人要专门跟踪联系。
3、慢慢熟悉了就可以打电话问候交流，然后可以谈一些实质问题。
4、一旦估计这些人有用，就把他们归到我们的客户名单里，长期跟踪。
认识了、熟悉了还不够，要能在媒体上面发稿还需要再加一把火。除了许诺投放广告以外，私交还是很重要的一步（因为一味许诺投放广告资金需求太大，上面是批准不了的，上面总希望我们既要跑得快，还要不吃草），所以还要和他们建立友谊。我们多采取的是亲情联系。在这方面我们公司有四大套公关措施：
1、每逢春节、元旦、中秋等节日都给这些记者朋友送贺卡、小礼物；
2、每年搞一次旅游活动，海南啊，青岛啊，组织大家去玩几天，费用全部由我们公司出，当然对外总是说开会；
3、每年厂庆还要组织这些媒体朋友来我们公司参观。因为他们很少接触企业的生产经营，领他们去一些布置好的车间、研究室去参观一下，一来增强他们的信心，二来也要炫耀一下我们的实力。当然参观一天就够了，剩下的就是玩了，甚至玩得很过分。
4、每年一次新产品适用，每年选择一款新产品，无偿提供给这些人，让他们试用，一方面是建立关系，另一方面也让他们对我们的产品加深印象。
其他还有些我们能帮上忙的事情，我们都尽力做，比如上次有个编辑手里有7000多元发票单位报销不了，我请示过领导后给他报了。经过这样的公关，一般都能建立比较好的关系，起码会给面子，这就给后面的工作铺平了道路。
“合谋”的要点
前面的铺垫做得好，稿子就好发。但是你也不要认为我们只会那些拉拢腐蚀的手段，我们还是要有些专业本领的。
首先就是要分析各媒体的特点是什么、适合做什么、擅长做什么，这几乎成了我们的专业。这一点我们不比那些专业研究媒体的人差。
有的媒体擅长新闻报道，比如《21世纪经济报道》、《北京青年报》； 有的擅长写人物，比如以前的《中国经营报》； 有的擅长深度报道，比如《财经》、《南方周末》；
有的擅长实战案例，比如《销售与市场》。
上述媒体是否愿意发软文，这个不好说，但作为研究，我们还是仔细分析它们的优缺点，摸清这些路数以后，我们就会坐在一起开会讨论：写一篇什么样的文章既能宣传我们，又适合这个媒体的风格。一旦选题确定下来，我们会和媒体的朋友沟通一下，征求一下他们的意见，然后让创作组的人去写，写好后传到媒体相关人员那里商量发表时间。这个时候为了保证我们的稿件能在我们指定的时间、版面发表（版面不能放到广告版去），我们往往答应每发表一篇文章给相关人员一定“稿费”（我公司的惯例是杂志0.7元/字，报纸1元/字，这个标准可根据媒体影响力大小浮动）。
实际上要找到新闻点是很难的事情，因为一个企业不可能总有新闻，但是又不能没有新闻——没有新闻我们不就得失业了吗？所以我们经常要和媒体沟通联合炮制新闻。比如搞一些特价机销售，就说“掀起降价狂潮”；和谁签个协议就说“巨人联手打造什么”；竞争对手有活动我们就“严正声明”；实在没有什么就“低调做事，苦练内功”。这些套路新闻界的朋友都很熟悉，我们也知道这样的新闻效果不一定很好，但是广告的原理就是重复，重复的次数多了，消费者潜移默化就对你有了印象。
有时候我们迫不得已还得炮制一些反面材料来自己攻击自己，再从正面进行反驳，形成炒作的局面。
据我了解，北京、广东有一些公司专门代企业操作这样的软文。媒体中也有一些这样的高人——水平很高，关系很广。
之二
软文三境界
俗话说，各行都有各行的道。在软文操作中，也有艺术，也有境界之分。
翻翻手头的报纸杂志，软文境界之高低一看便知。境界高的软文可以在轻易之间以无形胜有形，让你在不知不觉中接受企业想传播的信息，而境界差的软文要么被读者一眼洞穿其真面目，要么就被干脆当作垃圾广告一样，看也不看一眼。
为了避免企业白白浪费广告公关费用，或者花了钱、请别人吃了饭还要被别人看不起，遭人唾弃，我们这些做宣传的就不得不“忍辱负重”、潜心钻研软文操作的境界。
我认为，软文按境界高低可分为三种，企业需要对号入座，看看自己属于哪一种，以便确定今后的努力方向。
垃圾广告
此类软文在报纸上经常看得到。它的特点是：一般都在报纸的广告专版，很少有图片，有的还加了边框，其内容从头至尾都是王婆卖瓜似的吹嘘企业，诸如产品技术如何高、功能如何强等等；标题大都缺乏创意，地址、联系人、电话都明显地标注在文后，像是生怕别人联系不到似的。
这类软文几乎全是付费的，因为对于报纸来讲，这些版面是当作广告版面销售的。真正看报纸内容的读者一般连看都不看一眼就翻页了。因而它的传播效果极差。企业为这种软文花了大量的广告费用，却得不到良好的效果，实在是可惜。
很显然，这类软文是境界最差的。但是大多数企业却停留在这个阶段。它们往往疲于应付产品研发、资本运作、销售渠道等工作，广告制作也都全权交给广告公司去做，而对软文方面根本不重视。
那么，如何进行改进呢？
首先要在观念上搞清楚软文与平面广告的不同。软文完全以文字表现，它通过读者逐字阅读来传递内容，所以，软文有没有效果，首先是看它能不能吸引读者的阅读兴趣。而平面广告则不同。一个具有创意的设计，一幅极富冲击力的图片，或者是几句富有诗意的短句，都有可能给人以无法抗拒的感染力。因此，软文的制作必须充分注意到这些差异，要扬长避短，决不能将软文用操作广告的方式来处理。
具体来说，要坚持两点原则：
第一，一定不能放在广告版，文章周围最好全是正文，最好是与企业所处行业有关的专刊、专版、专栏。也不能刊登整版，那样也有广告嫌疑。什么？正文版面搞不定？那可不行！广告版面里出不了好软文！没有条件创造条件也得搞定！
第二，文章撰写要求无商业气息，严禁自卖自夸式的口吻，尽量回避易让消费者认为文章是广告的一切名词、图片和形式，如果不是特别需要，不要留下联系方式。你觉得有点可惜？是可惜，但是必须这样！软文不是广告，它要改变的是消费者的观念、认识，如果是营销方面的信息，完全可以在更具冲击力的广告中体现。
正面报道
此类软文属中等境界。它们常常出现在报纸的正文版面，特点是文章篇幅不大，属于新闻报道式的。当然，其内容是以媒体的视角来报道企业，在字里行间或含蓄或直白地把企业赞扬一番。从而为企业进行“客观”的宣传。因为它们是新闻形式，大多数读者都看，所以这种软文还是有些阅读率的。不过，随着“有偿新闻”的泛滥，读者的眼睛也越来越亮，对于一些明显带有倾向性的报道，他们也是心知肚明，这迟早要影响到文章的阅读率。
此类软文需要注意的是：一要注意编辑、记者将报道写得过于平淡，甚至有些负面味道（后者可能是公关未做好）；二要防止他们不负责任，把企业给的宣传资料不加改动就照发，要把稿件的调子定在不是明显吹嘘的感觉上。你觉得别人应该“拿人钱财替人消灾”，一切都给你做好？非也非也。他们到时候都很忙，没有心思逐字逐句符合你的意思，况且这种稿件对他们来说简直和垃圾没什么两样，很多稿子给你写出来都不愿署真名。
“三赢”做法
软文的最高境界是：不管你怎么看都很难确定它是不是软文。它是“三赢”的，即读者、媒体、企业三方都获益。这类软文说起来较为复杂，从某种意义上说，这种软文已经不是普通意义上的“软文”了，而是媒体自发地发表出的代表其“公正性”的文字。它一般分为两类，一类是企业无需付费，文章中的内容是企业提供的非常有价值的东西；另一类则是媒体付费采写的关于某企业正面或中性的报道。总的来说，这种软文的特点是：媒体产出了有价值的文章，读者获得了有益的信息，企业经媒体报道提升了知名度和美誉度。这种“三赢”的结果应当是所有软文操作人员梦寐以求的。
三种境界的软文一经列出，高下立判。但是，怎样达到“三赢”的境界呢？这里有一个经验与悟性的问题。
经验，就是要对媒体的运作了如指掌。因为软文这种传播载体是企业与媒体互动的结果，所以要创作出好的软文，就要求具体操作人员必须充分了解媒体的运作特点，要对新闻传播规律有一定的理解，并对新闻事件有很强的意识。
悟性，则全在你用心不用心，能否如痴如醉地去钻研，达到忘我境地。
当然，这并不是说没有方法、技巧可循。在后面我会说到我们常用的一些思路和方法，谁说成功没有捷径呢？
之三
挖掘新闻点
寻找宣传亮点是许多企业颇为头疼的事情，其实这里面有许多技巧，掌握了它们，就再也不会发愁软文没的写了。
不可否认，企业是一个理性的机构，没有漂亮的人格化特点，它不像影视明星那样，有很多传奇可写，大多数企业是自成立之日起一步一步发展起来的。也许就是这个原因，大多数企业在面对媒体时，总觉得没有什么可说的。
其实，在这个时代，越来越多的人成为企业人，因而，也就有越来越多的人关注企业的人、事、物。从媒体的视角来看，这里边充满着有价值的东西。如果能用媒体的眼光看待企业内部的一切，你就会惊奇地发现：原来自己的企业还有这么多亮点！企业从以下几个方面最容易挖掘到新闻点：
1、产品。
如果你的企业开发了非常有价值的新产品，这也许就是一个大大的新闻。为什么？因为：产品是推动社会进步的物质基础。社会的进步主要是通过产品来让人们感知的。千万不要认为这么说是夸大其词，事实就是这样！对自己企业开发的产品要从这个角度来认识，从中找出具有新闻性的东西。假设一个简单的例子：如果海尔公司开发出了家用机器人这样的新产品，相信只要你把消息透露给媒体，众多的媒体就会争相报道。原因就是这种产品意味着社会的进步，媒体的特点决定了它们必将关注此事。采用纳米技术的家电产品为什么能引起媒体的广泛关注？就是因为这种技术是划时代的，这种产品以前没有。要经常看到自己产品中的“第一”，它给什么人能带来巨大的利益，它的与众不同之处在哪里。
2、领军人物。
每个企业的领军人物都有特点，不论是他的性格、业绩，还是经历，都有可能引人注目，这些就是亮点、新闻点。在领军人物身上做文章，就避免了“企业没有人格”这个特点，把重点转向了活生生的人的身上。在读者眼里，这样的文章往往可读性强，因而阅读率也就高。事实上，自改革开放以来，国内已出现了不少企业界的明星，而随着企业家时代的到来，这样的明星会越来越多，他们也将像影视明星一样，受到崇拜、追捧。例如，史玉柱重出江湖引起媒体广泛的关注，他本人也成了不少人的偶像。这些人也许对脑白金并不感兴趣，但是通过对史玉柱的关注，他们也就会关注脑白金，关注上海健特。
现在很多报刊都辟有人物专栏，介绍各界人物的成功和失败、经历和思想。软文操作人员要善于发掘企业领军人物的亮点，这也是媒体需要的极好素材。
3、行业地位。
有的企业处在比较受人瞩目的行业里，由于媒体对该行业的关注，这些企业也免不了要被加以报道。例如，在互联网热潮的时候，媒体争相报道了各种各样的网站；在倍受关注的电信业里，华为、大唐、波导、TCL、科健等等企业也自然成了媒体报道的焦点。软文操作人员应该抓住媒体的这一特点，及时将一些行业内的动向、资料编成软文，提供给媒体，借以宣传自身的企业。
这样的例子在技术行业尤为多见。这是因为在技术行业里，行业标准变化速度快，一些企业本身就是“行业标准”制订者，所以它们往往掌握着最新的信息。例如UT斯达康公司是国内小灵通系统的开发商，它的一些技术动向直接影响着中国电信的相关政策，因而一些媒体经常通过从该企业了解信息而发表关于电信行业的报道。这样，在媒体报道方面，这个企业经常能够占据比较主动的位置。
4、事件。
有些企业本身并不引人注目，但是其发生的事件却很有新闻价值。比如深处内地的某小型企业突然被某跨国公司兼并，因为媒体对跨国公司的关注使得这个小公司也倍受关注。在微波炉行业里，格兰仕是处于垄断地位的，它可以达到行业同类产品的最低价，但是原来从未涉及此行业的美的公司突然进入这个行业，并且把价格定得比格兰仕还低，这立刻成为一个新闻。
又比如苏宁、国美频繁的价格战，以及当年VCD行业的标准之争等，也都是较大的新闻事件。当这类事件发生时，企业应及时与媒体联系，借媒体之力，把企业要说的告诉大众。
5、活动。
有特点、有影响力的活动大都会引起媒体的关注和报道。在这方面，一些广告公司、策划公司已经做得很深入了，企业对此也比较熟悉。这里需要强调的是，在企业赞助或策划某活动时，要站在媒体的角度，充分挖掘活动的社会意义，为媒体报道和评论做资料上的准备。
6、企业管理方法。
一些成功企业的经营管理方法逐渐被人们所关注，因而很多媒体开始专门报道这类话题。比如中央电视台的《经济半小时》节目、一些研究企业的报刊如《21世纪经济报道》、《中国企业家》等常常会对企业做深入的报道。因此，软文操作人员可以把有特点的企业文化、有成效的经营管理方法等加以总结，这都会成为很有价值的东西。
之四
制作标准件
软文操作的初级阶段，就像手工作坊，来一个订单，做一件产品，但是经过一段时间之后，企业接触的媒体多了，积累的报道也不少了，这时就应该走向规模化、“产业化”。建立软文的标准件是一个聪明的办法。
软文的标准件就是把企业给外界说的话统一起来，避免重复性的工作，也避免了企业对外口径不一致的现象。标准件必须非常谨慎、细心地编撰，因为它代表着企业对外的正式发言。标准件一旦出台，就要马上在公司宣传、散发，最好让员工统一学习，这样就可以在不同场合保持统一口径。
有的企业有标准件，但仅仅是几篇介绍公司和产品的文章，由于在各种报刊上都用，结果让人看都看烦了。我们有一种“模块化”的标准件制作法，通过对各模块的组合搭配，写出的软文不但口径统一，而且千变万化。
我们在公司数据库中建立了一个专门的文件夹，其中包括以下几个模块：
1、企业历史。这里列出了公司自成立以来发生的较大的、有新闻价值的事件、具有里程碑意义的阶段，还通过内部采访，了解了企业从创立前到现在的整个历程、故事，比如曾经遇到何种困难，是如何克服的；何种机会，又是如何抓住的等等。
2、企业规模。包括经营规模、人员规模、成员企业以及营销网络等代表企业发展状况的信息。
3、企业产品（业务）系列的介绍。我们公司产品类别较多，所以分开作了介绍。但无论哪一种，介绍词都突出了产品的特性，并统一口径。
4、企业认证、荣誉和市场地位。包括我们的市场影响力、各种认证和排名等。这一块我们通常及时加入新的内容。
5、企业规划。包括公司制定的一段时间内的目标、战略发展方向、计划等。
6、企业方法。包括企业文化、管理理论、经营模式，也可以是独特的经营管理策略等。
7、重点人物。包括公司的董事长、总经理，还有其他一些在公司发展中举足轻重的人。介绍他们的观点、故事、轶事以及一些简短的语言花絮。这类模块我们很注重积累，并不断充实内容，对媒体曾经对他们的报道加以整合。这方面做得好的，有海尔张瑞敏“砸冰箱”、长虹倪润峰要求干部必看《红楼梦》等故事。
8、图片、影片库。例如公司标志性建筑、办公场景、重要事件场面、产品包装、广告图片以及重要人物照片。
需要强调的是，标准件自始至终要按照“寻找新闻点”的思路编写，要“换位思考”，充分考虑媒体和读者的视角，切忌王婆卖瓜，切忌纠缠于产品功能细节而忽视真正具有新闻价值的东西。
那么，究竟什么时候运用这些模块，怎样排列组合呢？有两点需要注意：
一是要把握时机。要在时间方面找到一个由头。例如新产品上市、获得奖项、大项目的中标、与其他企业建立合作关系、本行业突发事件以及企业诉讼等等。
二是要有针对性。不同报刊有自己的背景和特色，而不同版面内容侧重点不同，这样，最终软文的风格也一定不同。不过，由于需要的资料都来源于软文标准件，它们的基本内容是一致的。
这里有一份某报关于健尔药业(虚拟名)的文章，其软文嫌疑非常大，因为你从中可以看出，文章中所涉及到的企业信息，完全是由标准件的各种模块排列组合而成的。
实例： 健尔攻略
本报记者郑程广州报道 近期来，广东健尔药业董事长林枫频繁出现在从南到北的各种签字仪式上，与众老总握手言欢，兼并重组了8大医药企业，成为因WTO而风声鹤唳的医药业中的抢先者。（由头）一系列并购后，健尔药业在全国拥有或控股医药制造企业15家，医药商业企业10家、科研单位2家。
林将此具体解释为，健尔药业不仅在输液、天然药、合成药有所作为，并将继续走低成本扩张之路，夯实大输液霸主地位，继续拓宽全国销售网络。（取自“企业方法”模块）
夯实霸主地位
谋求全国大输液霸主地位，一直是健尔药业的梦想。
因为大输液整个行业遭遇寒冬。虽然输液作为医药常规使用的药品，具有药品的特殊性，但近年也饱受价格战之苦，各地军阀混战，不仅涌现了400多家生产企业，并且医院也纷纷加入，自制输液产品，一度使产品利润大幅度降低。据有关部门评估，目前常规性输液产品，每瓶毛利润不到10％甚至更低。
由于输液产品非常强的区域性市场特点，要想打进一个市场，就必须实现生产当地化。健尔药业选择了在各地“跑马圈地”。（取自“企业方法”模块）
1999年11月7日，健尔药业董事会批准了该公司与成都安西制药厂达成新协议，即共同投资组建“健尔安西药业有限公司”，从而宣告进军并垄断西南地区大输液市场的战略取得初步成功。安西制药厂年产大输液7000万瓶，并有部分产品远销香港、澳门、东南亚地区和俄罗斯等国家。（取自“企业历史”模块）
而在此之前，健尔药业在大输液的迅猛扩张可谓紧锣密鼓。1999年年初，健尔药业在山西成立了山西太行健尔药业有限责任公司，同样是以生产大输液产品为主。7月18日与安徽省永昌投资公司，组建安徽健尔药业有限责任公司。（取自“企业历史”模块）至2000年初，健尔药业已经拥有武汉健尔、牡丹江健尔、安徽健尔、太行健尔、健尔安西等以生产大输液为主的控股子公司，完成了在东北、华北、中南、西南等由北至南的大布局。（取自“企业规模”模块）
“1999年健尔药业输液规模达到3.8亿瓶以上，在国内企业中规模第一。”健尔药业对外发言人李利说。（取自“市场和行业地位”模块）健尔药业副董事长刘文称：“2000年我们的目标是完成7.5亿瓶，占全国市场份额的25％。”健尔营销副总经理王刚干脆设计“在健尔未来100亿销售额中输液要占40％左右”。（取自“企业规划”模块）但是，高速扩张的健尔药业如今又遇到一道坎。由于国外输液产品正在向非PVC包装发展，刘文也承认，与国外输液产品的差异主要在材料上，目前输液产品中90％以上的是玻璃瓶装。
“我们今年准备在北京建立3000万塑瓶生产线，投资预计4000万元以上。”董秘李利高兴地告诉记者。（取自“企业规划”模块）
销售布局
完成了全国输液的扩张是否就心满意足可以收缩战线了呢？
一个数字让健尔知道什么是天外有天。据粗略统计，2000年健尔药业的销售目标是40亿人民币，而世界大输液生产巨头费森尤斯公司年销售额已到了40亿美金，健尔与之完全不是在同一数量级上。
不仅如此，在WTO背景下，与跨国巨头在国内市场短兵相接不可避免。无论从生产规模还是科研投入，国内企业都处于劣势。恐慌情绪在医药业迅速蔓延。
“如果我们把国内的网络建完，老外要进来，没有网络就得依靠我们帮他们销售。”林枫的图谋是，销售优势将是入世后中国医药企业与跨国巨头最有一拼的。于是，建立全国性的医药大商贸集团成为健尔主要目标之一。（取自“企业方法”模块）
1999年11月8日，健尔董事会通过公司投资成立的“西北健尔医药”和“西南健尔医药”两个区域性流通企业项目，一举完成西南和西北流通网络布局。（取自“企业历史”模块）西南健尔医药中，健尔药业投入现金3000万元，占其注册资本的44.96％。
西北健尔医药由健尔药业投资3500万元控股（占总股本的61.82％）。1999年取得了国家GSP认证资格，尤其是其下设的连锁店被国家药品监督管理局评为可跨省连锁经营的41家企业之一。（取自“企业荣誉”模块）
时至2000年1月，健尔药业已在北京、湖北、湖南、江苏、云南、陕西等地成立了多家较大规模的医药商贸公司，营销网络遍布全国。（取自“企业规模”模块）林枫表示，要花两年的时间把这些公司建好，要在每个大区建一个中心，联网后成为健尔药业在中国各地的大营销基地，通过它们辐射到周边区域。（注：原文中的人名、公司名及所在地名皆以虚构名称代替）
