文书档案整理方法要点由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“文书档案整理方法”。
2013.33、确定装订顺序
4、装订方式和要求
五、归档文件的分类
1、确定分类方法
2、制定分类方案
3、七、1、2、八、归档文件的编目1、2、九、装盒1、2、3、第三章
文件实体分类
六、归档文件的排列 归档文件的编号 盖印文件归档章 填写归档章
编制《文书档案归档文件目录》 装订《文书档案归档文件目录》
文件装盒要求
填写备考表、盒脊、封面 档案盒盒脊填写要求
机关档案工作需要把握的几个基本原则
2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；
3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。
4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。
5、另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。(我们常说的业务主体档案）
五、档案的作用是什么？
一是凭证作用；二是参考作用。另外档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。
第二章 文件的收集工作
一、确立文件的收集(归档)范围
凡本单位在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围。它包括三个方面：
1、本单位制发的正式文件(包括代上级机关起草的文件)。是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。
2、外单位的来文。需要贯彻执行的上级机关同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。
3、本单位形成的没有文号的文件，例如：会议纪要、通报等。
几种特殊情况，也在归档范围之内：
1、重要文件材料的历次修改稿，例如：大事记、组织机构沿革等。
2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的亲笔信
3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。例如：
一般有以下几种文件可以不归档
（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。
（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。
2、年度分开
文书档案是按年度进行整理的,如果单位几年未整理了,那么首先要将各年度的材料分开,同一个年度的文件材料放在一起,注意几点：
(1)一般以文件形成日期为准。
(2)计划,总结,预决算,统计报表,表彰等统一以文件的签发日期判定所属年度。
2、复制字迹模糊或易退变的文件。
3、超大纸张折叠。
4、去除易锈蚀的金属物。
文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。
二、装订要求以“件”为单位
1、“件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范围时应注意以下情况：
（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；
（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
三、确定装订顺序
《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：
（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;
12、机构(问题)分类法
3、保管期限分类法
在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的 , 我们在市直机关推荐使用“年度——保管期限”和“年度——保管期限——机构（问题）”这两种分类方法。
1、二级分类法：即“年度--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能简单、机构规模较小、文件数量较少”的单位。例如：档案局、妇联、党史办等
2、三级分类法：即“年度--机构（问题--保管期限”分类法。机构(问题)可以任选其一，我们建议选择“机构”，即使用“年度—机构--保管期限”分类法。这种分类法适用于“工作职能复杂、机构规模较大、文件数量较多”的单位。例如：人力资源与社会保障局、农牧局、住建局等
二、制定分类方案：
1、二级分类方案：
XXXX年—-永久
30年
10年
2、三级分类方案：
32、分问题：在三级分类方法中，按照分类方案二级类目所设置的问题，根据文件所涉及的内容按问题分开。二级分类方法不涉及分问题。
第一、正常情况下，文件材料应归入其内容所涉及的问题类目中； 第二、同一文件涉及两个以上问题时，应归入主要问题类目中； 第三、综合性工作、综合性会议形成的文件，应归入行政类或行政综合类；
第四、专题性工作、专题性会议形成的文件，应归入相应的问题类目中；
第五、外来文件，应根据其内容所针对的问题，归入相应的问题类目中。
3、分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起。文书档案保管期限分为“永久、30年、10年”三种。
第六章 归档文件的排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
1、按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。
52、年度:要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 填写文件分类所属年度。如跨年度形成的文件应归入办结年 , 标年度时也应标办结年度,像 1999年的会议通知放在 2000年会议召开年度一并整理时,在年度一栏中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成年度填写 “1999”。
3、保管期限:填写归档文件具体的保管期限,即“永久“30”、“10”。
4、机构（问题）:此项为可选项,如是三级分类则必填,否则可不填。
5、页数:填写该份文件总页数,有图文的页面为一页。如二份文件(正文与附件、正件与定稿等)不止一个流水号时 , 可将文件各部分的页数相加, 如文件页码不全 , 数清页数或简单标注页码均可。
6、室编件号:在同一期限内按文件排列顺序从‘1’开始流水标注室编件号。
7、馆编件号:文件整理归档阶段不需编写。
8、盒号:一般单位不需填写。室藏档案数量很大的单位为了方便存取、倒架、统计等工作 , 可将档案盒流水编号，标于盒脊和归档章内。
第八章归档文件的编目
1、一般一盒装满后顺次装入下一盒即可；
2、同一事由的文件不必特意装人同一盒内;
3、不同类别的文件应装入不同盒中。即不同年度、不同期限的文件不应装人同一盒中 , 按机构(问题)分类时 , 不同机构(问题)的文件不应装入同一盒中。
二、填写备考表、盒脊、封面
1、填写备考表：盒内应附备考表,置于所有归档文件之后,用以对盒内文件进行必要的注释说明，同时填写检查人、整理人、整理时间。
2、盖印封面：应使用全称或规范化简称标明全宗名称;
3、盖印档号：盒脊各检索项包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。各项目的填写要求与归档章中相同。
至此 , 整理工作全部完成 , 按顺序上架排列就可以了。
8、对档案进行有效的开发和利用，可以进行档案利用成果申报工作。例如：编写《大事记》、《组织机构沿革》、《全宗介绍》、《利用效果汇编》、《统计数字汇编》、《规章制度汇编》、《工作要点和工作总结汇编》、《专题文件汇编》、《表彰汇编》等。
9、档案库房建设争取达到库房、办公、阅览三室分设，并做到“八防”和安全保卫
10、做好档案著录工作
有档案管理软件的单位要用软件进行著录；没有档案管理软件的单位，用EXCEL表格统一著录。
