第一次全国水利普查归档文件材料整理要求由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“水利工程资料归档顺序”。
第一次全国水利普查归档文件材料整理要求
日期：2012-05-08 来源：国务院第一次全国水利普查领导小组办公室 作者： 阅读：667 次
一、归档文件材料整理原则
(一)水利普查文件材料应按“卷”进行整理，每卷厚度以不超过20cm为宜。在案卷整理工作中，应注意遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。(二)成册、成套的科技文件可保持其原有形态。
(三)精装和平装等书本式文件材料自成一卷的，可保持原状；在每件科技文件材料的右上角注明档号，但仍要编制“卷内目录”和“备考表”。
(四)散装的图纸可不装订，在每张图纸的右上角(或适当的位置)注明档号；一套图纸一个档号，但在一套内每张图纸的案卷流水号后面应用小括弧注明“几分之几”，如：SP1-2-1(1／18)。(五)水利普查中形成的电子文件参照《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2002)进行整理归档。(六)水利普查中形成的音像材料参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA／T1 5—1995)进行整理归档。
(七)水利普查中形成的照片参照《照片档案管理规范》(GB／T11821—2 002)进行整理归档。(八)各有关单位在卷盒脊和案卷封面上编写保管期限及档号时，先用铅笔标注。
二、归档文件材料整理方法(一)卷内文件材料排列
案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。具体一份文件的排列时，应正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复制件在前，原件在后；复文在前，来文在后；文字在前，图样在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，中文文本在前，其它文种版本在后(特殊规定除外)。(二)卷内文件材料页号编写
1、案卷内有内容的文件材料均用铅笔编写页号，空白页不编号。
2、单面有内容的，页号编写在右下角；双面有内容的，页号编写在正面的右下角和背面的左下角。
3、成套图样或印刷成册的文件材料自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；如与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
4、卷内目录、卷内备考表不编写页号。(三)案卷封面编制
1、案卷封面应采用无酸牛皮纸制作，式样见附图一。
2、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名由立卷人用黑色签字笔负责拟写。
3、立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或单位。
4、起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。
5、保管期限应填写依照有关规定给案卷划定的保管期限。
6、密级应填写卷内文件材料的最高密级。
7、档号应按照有关规定填写。(四)卷内目录编制
l、卷内目录应排列在卷内文件首页之前，用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm(长×宽)，式样见附图二。
2、序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的排列顺序号。
3、责任者应填写文件材料的制发单位或责任者，填写责任者应使用全称或规范化简称；有多个责任者时，可填写主要责任者。
4、文件题名应填写文件材料的标题，文件材料没有标题的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
5、文件编号应填写文件材料印制时的编号，包括代字、年度、序号等。
6、日期应填写文件材料的形成日期。
7、页号应填写每件文件材料在确定卷内排次序时，编写的文件首尾页号，即起止页号。
8、备注应填写卷内文件材料需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁等。(五)卷内备考表的编制
1、卷内备考表用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm(长×宽)，式样见附图三。
2、卷内备考表应说明案卷内科技文件材料的总件数、总页数及其他需要说明的问题。
3、立卷人应由立卷责任者签名。
4、立卷日期应填写完成立卷的时间。
5、检查人应由案卷质量审核者签名。
6、检查日期应填写审核的日期。
7、互见号应填写反映同一内容不同载体档案的档号。档号后应注明载体形式。
8、卷内备考表应排列在卷内全部文件之后(不需编写页号)。(六)案卷目录编制
1、案卷目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm×210mm(长x宽)，式样见附图四。
2、序号、档号、案卷题名、起止日期、保管期限应与案卷封面所标识一致。
3、备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。(七)案卷装订
1、装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存有影响的金属物品拆掉(精装和平装等书本式的文件材料除外)。其次对破损文件进行修复，对文字模糊或易褪变的文件进行复制(包括对含有以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料制成的文件材料)。
2、对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应根据实际情况，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，折叠时标题栏露在右下角。
3、案卷采用三孔一线的方法装订，装订长度以160mm为宜，装订位置在案卷左侧中部，距订口边10mm。(八)装盒
1、卷盒宜采用单层无酸牛皮纸板双裱压制。
2、卷盒的外形尺寸为31Omm×220mm(长x宽)，盒脊厚度设置为60mm，式样见附图
五、附图六。
3、同一保管期限的文件材料按照档号顺序装盒。
三、归档文件材料档号编制
水利普查档案档号由水利普查档案类别代码、文件材料类别代码、案卷流水号组成。如：SP1--1--1.2.3…n 案卷流水号
文件材料类别代码
水利普查档案类别代码
水利普查科技档案档号的编制为：第一次全国水利普查科技档案类别代码(SPl)-文件材料类别代码-案卷流水号。文件材料类别代码参见《第一次全国水利普查档案管理办法》的附件顺序，具体编制档号如下：
1、水利普查管理文件类 SP1--1—1.2.3…n：
2、河湖基本情况普查类 SP1--2--1.2.3…n：
3、水利工程基本情况普查类 SP1--3—1.2.3…n：
4、经济社会用水情况调查类 SP1--4—1.2.3…n：
5、河湖开发治理保护情况普查类 SP1--5—1.2.3…n：
6、水土保持情况普查类 SP1--6—1.2.3…n：
7、水利行业能力建设情况普查类 SP1--7—1.2.3…n：
8、灌区专项普查类 SP1--8--1.2.3…n：
9、地下水取水井专项普查类 SP1--9--1.2.3…n：
10、水利普查音像、实物类 SP1--10--1.2.3…n。
