办公行为规范(贸易办字 第1号 )由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“办公室行为规范免费”。
杭州---贸易限公司文件
---贸易办字[2010] 第01号
签发人：
办 公 行 为 规 范
第一部分 电话使用事项
一、基本要求：
1.办公电话一般控制在铃响三声之内接听，周围电话无人接听时，应就近帮助接听，如果确有原因导致响铃较长时间才接起电话，接起后应先向对方表示歉意； 2.第一句话当自报单位名称，并用统一的客套话应答，在接通电话后应该首先说： “您好，胜冠贸易！”，切忌一拿起电话直接说“喂”；
3.接听电话时，需知对方是谁，如果在通话后还不清楚对方是谁，应及时询问对方所属单位。可以用比较委婉的语气询问：“您好，您能告诉我您是什么公司吗？”或“我应该怎么称呼您？”； 4.如果对方要找的人不在时，需询问对方有无重要事情，或者了解对方来电的目的，根据情况决定处理方式，基本流程如下：告知对方要找的人不在 → 请教对方姓名 → 主动询问对方是否需要留言 → 记录留言内容 → 结束电话；
记录留言内容时要注意依照“3W”原则，即“WHEN(什么时间)”、“WHO(对象是谁)”、“WHAT(什么事)”； 5.如果对方要找的人正在打电话，基本流程如下：告知对方要找的人正在接电话 → 请教对方姓名 → 询问是否要等待 → 告诉受电者来电者姓名 → 看情况处理；注意等待的时间不宜太久； 6.转接电话时，在不清楚对方来历和用意的情况下电话要先保留，然后请示当事人如何处理； 7.接到打错的电话，要委婉告知“您拨错号码了，这里XX公司”；自己打错电话时应该向对方表示歉意； 8.挂断电话前必须先与对方告别，确认对方已讲完后再放下电话； 9.通话简明扼要，不得在电话中聊天；工作时间内，不得打私人电话。
二、打电话时的注意要点：
1.接电话的问候语要诚恳有精神、声音要清晰；
2.音量适中，避免高声争论，保证通话的前提下，尽量压低声音，避免影响他人工作；在公共办公场合，不宜使用电话的免提功能；同时不要离话口太近，让对方听起来很刺耳；
胜冠贸易办字 [ 2010 ] 第 01号
3.在商务电话中，如有未尽内容，应明确约定下次的通话时间； 4.重要事项需通过复述对方要表达的内容来得到对方的确认； 5.通话突然断线时，先打电话的一方应马上再打给对方；
6.如接到有关公司重要事项的电话，在不清楚责任人的情况下，做好电话记录，并及时交行政部门处理。
总体归纳为：
铃声响2-3声 → 拿起电话 → 报单位名称及问候 → 询问来电事宜 → 汇总并复述来电事宜 → 礼貌性结束电话 → 挂断话机
第二部分 工作语言
1.与他人讨论时应音量适中，不宜大声喧哗、嬉笑，影响周围人工作； 2.工作中应使用普通话；
3.对他人应正确称呼，应注意对象和场合，工作时间不宜称呼同事的昵称，严禁对他人称呼带污辱性的绰号； 4.工作语言应文明礼貌，请别人办事时应说“请”、“拜托”、“劳驾”、“有劳”等，接受他人的帮助时应致谢。
第三部分 仪表仪容
1.员工仪表仪容应该朴素自然，干净整洁、大方得体，与公司形象相符，行为举止的要求不仅限工作环境内，更注重员工出行时所体现的公司形象； 2.头发不宜染成鲜艳的颜色，男员工不提倡留长发；
3.女员工工作时应保持淡雅妆容，不宜涂抹色彩艳丽的眼影、口红、指甲油或其它化妆品； 4.衣着应清洁、整齐，严禁穿背心、拖鞋上班；
5.衣着应大方、得体，正式会议、贵宾客户参观等重要活动时期必须按公司要求着装；
第四部分 商务礼仪
一、客户优先原则
1.行走时如果迎面与客户交汇，应先让在一侧，等客户走过自已身后，再继续行走； 2.如果是和客户一起等电梯，应自觉地站在其身后位置； 3.出电梯时应让客户先行，并为他们伸手扶住电梯门。
二、办公礼仪
1.同事碰面，可以相互以微笑地点头示意代替口头打招呼； 2.与他人交谈时不宜将双手抱在胸前；
3.员工行走时不宜脚步拖沓或发出特别的响声，如非遇到紧急情况不应在工作场所奔跑；
第五部分 节能行为
1.员工应该在日常工作中注意节约，培养节约的习惯； 2.中午下班离开办公室时，应关灯、电脑、空调等；
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胜冠贸易办字 [ 2010 ] 第 01号
3.下班回家应把所有办公电器的电源关闭； 4.按公司规定，在允许的温度下方可开启空调设备； 5.办公用品完全用完后再领用新品；最好能以旧换新； 6.公司员工喝水应自备水杯，不应使用公司纸杯；
7.打印或复印非正式文档应尽量考虑使用再生纸。
第六部分 办公环境
幽静整洁的环境，不仅令人心情舒畅，提高工作效率，同时，良好的环境同整洁的仪容一样是尊重和礼貌的象征，在我们优雅的办公环境中，请每位员工提前五分钟到达，做好清洁与准备工作，每天抽出五分钟整理办公桌和抽屉，保持办公环境的舒适与整洁。
一、基本要求
1.二不应：不应在公共办公场所喝酒、吃东西；与工作无关人员不应随便带入办公场地； 2.二整洁：工作现场整洁；工具、办公桌面整洁。
3．保密意识：公司所有员工必须严格执行保密制度，公司文件、保密资料不得随意带出
公司或对外宣传，不得对外透露公司相关文件及未公开的经营业务信息、数据和资料；
4．邮件收发应在公司指定的邮件收发处进行，需要签收的，每位员工可就近办理，严禁在办公区域内收发邮件，禁止邮件收发人员、来访人员和其他外来人员在办公区域内逗留。
5．每位员工都应培养不断学习的意识，首先掌握公司各项制度以约束自身行为，更要努 力学习业务知识，掌握更多技术要领，提高个人综合素质。
6.公司强调团队精神和竞争意识，员工之间应真诚团结，以公司发展为目标，以个人提
升为方向；
二、办公桌
1.所用文件夹应做好标识，并在文件夹架内摆放整齐； 2.桌面上、计算机、电话机、办公用具保持清洁； 3.按规则归类文件夹，文件夹应认真管理存放；
4.按规定归档文件，做到容易取出、便于存放。
1.每天上班时间一到即应进入良好的工作状态，上班时不应听音乐、聊天、睡觉、上网、看与工作无关的书籍等； 2.柜子、办公用品、设备摆放整齐；打印机、复印机、传真机旁无纸张杂乱堆放现象； 3.走道畅通，办公室墙上不随便张贴东西；
4.废弃物品或超过3个月不用的过期用品应及时处理，不得胡乱堆积； 5.办公室、会议室椅子，使用离开后均应立即复位； 6.吸烟应去指定场所，吸毕后应熄灭烟蒂；
7.办公室进出应该随手关门，任何区域都禁止用脚踢门，开关门禁止用力过猛，发出较大声响； 8.办公室应确保安静，禁止大声呼唤人，禁止数人隔着几个位置交谈，禁止在搬运物品
三、办公室环境
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胜冠贸易办字 [ 2010 ] 第 01号
时发出大的噪声；
四、公共设施
1.应爱惜公共设施、公司财物、厉行节约、爱护公共卫生，尊重他人劳动成果； 2.禁止在公共区域涂写、损坏公用设施，严禁硬物划损墙面、门及其它设施；
3.正确操作使用各类办公设备，严禁违章、野蛮使用。
本文件自发布之日起生效执行
杭州---贸易有限公司
二零一零年叁月十玖日
主题词：办公 行为 规范 制度 主 送： 各部门 抄 送： 公司领导
拟稿人：王祥龙 校核人： 审核人：
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