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物资部工作流程
（一）物资采购主要流程
一、办公用品采购：由综合部管理发放，物资部负责采购。每月1至3日由各部门、车间根据需要填写《办公用品计划单》，上报综合部，由综合部统一汇总报总经理审批后交物资部，物资部根据批准的采购计划实施询价、选择供货商、签定合同、请付款等工作。采购回来验收入库后由综合部安排发放。
二、定型产品原材料采购：定型产品需有技术（或生产）部门提供经过批准的图纸及相应的材料消耗表。由生产计划部门发布生产计划，生产车间根据生产进度安排向物资部提出《用料计划单》（计划要考虑原材料及半成品的生产运输周期），物资部作出材料计划价后送生产调度，调度审查签字后报总经理审批，审批后的《用料计划单》由物资部实施询价、选择供货商、并签定合同、请付款等工作。采购回来的材料（含样品）经生产车间（使用单位）技术人员检验合格后办理入库出库手续。
三、研发（定型前）产品原材料及紧急、临时原材料采购：由研发部（使用单位）填写《临时用料计划单》报生产调度（单项5000元以上需报总经理）批准后，交物资部实施询价、选择供货商、签定合同、请付款及采购工作。采购回来的材料（含样品）经研发部（使用单位）技术人员检验合格后办理入库出库手续。
四、生产辅料、工具、劳保采购：按公司技术、生产管理部门协同生产单位制定常用生产辅料、劳保的消耗（发放）标准，由车间提出《用料计划单》，经生产调度签字同意后交由物资部实施询价、选择供货商、报总经理审核并签定合同、请付款等工作。采购回来的辅料（含样品）、工具、劳保经生产车间（使用单位）技术人员检验合格后办理入库出库手续。
以上除第三项外，其他的都要提前5天提出申请计划，需要加工运输时间的必须考虑增加时间周期。
五、井队材料采购：井队队长在接到施工图纸的2天内，应向主管工程师提出单井《井队用料计划单》，主管工程师审核材料用量签字后交物资部，物资部分领料、现金购料作出计划价，物资部经理审核计划价后交调度，调度同意签字后交总经理审批，物资部按审批后的计划单进行询价、选择供货商、并签定合同、请付款及采购工作。
急用料：由井队或主管工程师电话向物资部申报，物资部造表后送调度，调度同意签字后交物资部办理请付款、采购并由调度向总经理汇报，事后各方补签手续。
特急抢险料：由井队向主管工程师汇报，由主管工程师向调度（或直接至总经理）通报情况并制定出方案。方案制定后主管工程师向物资部传达方案及需购材料，由调度向总经理汇报并调集各部门人力物力给予支援，事后 各方补签手续。
六、新产品材料及大宗（万元以上）的采购招标：由采购部、生产、研发部、总经理组成招标小组进行招标。
（二）询价选择供货商
一、物资部应按采购计划的轻重缓急安排采购。
二、采购人员按照每2人1组进行，各自询价，依据各组询价结果对比选择质优、价廉、供货（加工能力）稳定的供应（加工）商。
1.询价时要依据生产单位提出的质量要求向供应商明确表述，严格按照生产单位要求的质量标准定货。
2.询价时应根据市场行情及过去采购记录或供应商提供的资料，搜集多家供应商的样品及报价进行对比。
3.采购员应掌握市场变化规律，熟悉各类物资的基本信息，按时、按质、按量、按要求提供计划采购的物资，提供优质服务，并做到价格及付款方式合理，努力降低经营成本。
4.物资部要建立自己的供货商信息档案，及时掌握市场信息，以适应物资采购供应工作需求。
5.新产品的采购招标由物资部、生产、研发部门、总经理组成招标小组进行招标。
（三）合同签定
一、所购原材料样品，需经过技术部门或生产使用单位进行质量检验合格后，才能签订采购合同（老供货商的定型产品或有国家标准的通用材料配件可征求使用单位意见后免检验签合同）。
二、合同签订时，物资部可根据库存的情况，调整定货量，报总经理批准后签定合同。
三、合同条款由物资部拟定，报总经理审批后交财务办理请付款。
（四）质量检验及入库、出库
一、所购原材料入库前，需经过技术部门或生产使用单位进行质量检验合格后，才能办理入库手续。《合格证》一式二联由库管员、车间主任（专署领料员）各持一联存档备查。《入库单》一式三联由库管员、车间主任（专署领料员）、财务各持一联存档备查。不合格原材料由物资部办理退、换货手续。
二、所有原材料必须入库后才能出库，未办理检验入库和出库手续的原材料不能投入使用。
1.出库材料要经过报批计划，凭《用料计划单》、《临时用料计划单》、《井队用料计划单》或其他经过批准的手续出库，劳保用品应分月（或季）按定量发放。
2.出库执行先进先出的原则，并且同一批产品尽量选用同一批次的原材料。
3.《出库凭单》一式三联由库管员、车间主任（专署领料员）、财务各 持一联存档备查。库管员办理材料出库时，要根据批准的物资采购审批单（或相应的配料表、料单等，此单由负责采购员提供），在出库单说明栏注明使用材料的生产任务项目，以便各部门进行成本核算。
4.井队急用料如采购现场需直接发货的，采购员要负责填好《出库凭单》并由井队负责人签字确认，并于次日下班前与《入库凭单》一起交仓库补记帐。
三、所有出厂产品需经过相关质检部门的质检员进行质量检验合格后，才能入库、出库。
1.入库产品必须包装完好、技术资料及附件齐全，其检验、入库按相应的产品检验、入库办法。库管员办理入库手续后，将每批入库的情况通报销售部。
2.由销售部办理产品出库手续，由销售人员填写《出库凭单》经部门经理签字确认，库管签字确认，方可领出产品。《出库凭单》一式四联库管员、销售部、财务和门卫各持一联存档备查。
(五)库房原材料管理
1.库管员对原材料库存进行分类编号，填写标签卡、登记物料管理台 帐，做到帐、卡、物相符。
2.库管员应进行循环盘点并配合相关部门做好月、季盘点工作。发现问题应及时向主管领导汇报。
3.库管员应做好月报表，报表应合理分类。出库报表还应按部门、车间 及按生产任务批细分。
4.库房要保持整洁，严禁烟火，易燃易爆类物品要有安全措施。5.配置干燥箱以保存怕受潮的电子元件。
（六）特别强调的几个问题
一、强调材料专用：为保证生产计划的顺利完成，强调材料专用。一个生产计划的材料，领用后必须用于本生产计划的生产过程中。其他生产任务如需同样材料另报计划。
二、工具类要交旧换新，人为损坏要承担赔偿责任。
三、未经技术部门或使用车间检验合格的材料、半成品不能用于生产，以杜绝返工浪费。
四、原材料、器件损耗：生产过程造成的合理损耗，应重新填写《材料报废清单》，经技术部门、生产管理部门确认并向仓库交回旧料，物资部按审批的《材料报废清单》重新安排采购。
