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文章编号：1671—8178（2002）03—0029—04
浅论地市级及以下干部人事档案管理队伍建设
张亚玲
张
巍
（孝感职业技术学院，湖北
孝感 432000）
[摘 要]文章在分析目前干部档案管理队伍存在问题的基础上，提出了提高干部人事档案管理人员素质的具体措施。
[关键词] 干部档案；管理人员；素质；问题；对策
[中图分类号] G271.6 [文献标识码] A
我们党在长期的组织人事工作实践中，一直把干部人事档案作为正确选拔使用人才的重要依据，把查阅人事档案作为了解人的必要手段。干部档案工作人员是领导的参谋与助手，承担着为领导决策提供可靠人事信息的重任。特别是新的世纪，国际形势已经发生广泛而深刻的变化，世界多极化趋势不可逆转，经济全球化进程加快，科技进步日新月异，综合国力的竞争日益激烈，而综合国力的竞争归根到底是人才的竞争。这一切都对掌握第一手人事信息资料的人事档案管理人员提出了新的课题。目前，地市级及以下人事档案管理队伍建设亟待加强。
一 地市级及以下干部档案管理队伍的现状 目前，地市级及以下干部人事档案管理队伍普遍存在着以下几个方面的问题：
1、人员结构不够合理。干部档案管理队伍的建设离不开各级领导的关心、重视和支持。随着新世纪的到来，中央政府已充分认识到干部人事档案队伍建设在组织人事工作中的重要作用和地位，曾多次在文件和讲话中强调其重要性，并且中共中央组织部1996年还下发了《干部人事档案工作实施目标管理的通知》，各级组织部门也纷纷下文转发，[收稿日期] 2002—04—01 [作者简介] 张亚玲（1967-），女，湖北汉阳人，孝感职业技术学院人事处档案馆员，主要研究人事档案管理；张 巍（1969-），男，湖北汉阳人，孝感职业技术学院医学分院助理馆员，主要研究图书资料管理。
其中要求1000卷以上的管档单位要配备专职管档
人员。但在实际工作中，或是与现行人事制度改革、减员增效等相矛盾，或是没有引起单位主管领导的足够重视，因而导致干部档案管理队伍结构不合理。据笔者了解，多数地市级单位根本就没有按规定配备专职管档人员。各单位的干部人事档案管理人员一般年龄偏大，学历偏低，只能从事简单的库房管理、借阅服务等工作。以某地级市为例，据统计，目前该市干部人事档案工作人员年龄在45岁以上的占36%，专科学历占55%（其中部分人员第一学历非专科），中专学历占18%。又如某普通高校管档份数超过1000卷，却未按有关规定配备专职管档人员。
2、任职时间短，频繁易人。人事档案工作业务性和保密性很强，频繁易人造成人员思想不稳定，产生临时观念，工作上无计划，业务上不思进取，以致档案人员的素质下降，直接影响了人事工作的正常开展。
干部人事档案管理工作是个既辛苦又枯燥，默默无闻，不易出成绩的工作，有点能力的人，多半拼命找机会往外调；有些工作得不到领导的重视和支持，挫伤从业人员的积极性，是造成人事档案管ｓｕｎｓｈｉｎｅ
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理人员任职时间短，频繁易人的两个主要原因。以孝感市为例，有关统计资料显示，2002年该市从事人事档案管理工作的人员连续工作年限在5年以下的占59%，11年以上的占11%，而从事人事档案工作16年以上的人仅1人（见附表）。可见，干部人事档案管理队伍是不稳定的。
附： 2002 年孝感市从事干部人事 档案工作人员专业年限统计表
合计 2-5年 6-10年 11-15年 16-20年
人数 比例 人数 比例 人数 比例 人数 比例 56 33 59% 17 30% 5 9% 1 2%
3、专业知识缺乏，业务能力较差。目前，在地市级及以下很多单位把干部人事档案管理部门作为照顾性岗位，这本身就是对这一工作重要性的漠视。我国高校里开办档案专业较晚，培养的毕业生很少有愿意下基层的，因此，在地市级及以下干部人事档案部门工作的人员，很少有档案专业毕业的。特别是一些中小城市的人事档案管理人员中，几乎没有一个档案专业毕业生。相当一部分工作人员不仅档案学知识缺乏，而且与之相关的文秘学、行政管理学、人力资源学、情报学等方面的知识也甚少。而且，较多的工作人员不熟悉计算机网络知识，对电子文件的特点和管理知识还缺乏必要的了解，致使人事管理与人事信息开发工作手段落后，自动化程度不高，在信息资源的深层次开发上准确性、时效性不强，从而影响了干部档案工作的发展。专业知识的匮乏，必然影响其业务水平的提高，目前，一些干部档案管理人员对干部档案的起源、发展研究的不够，思想懒惰，保守僵化，创新意识淡薄，安于现状，基本上还处于“你来我查，你问我答”的局面,工作比较被动。这些现象的危害性是很大的。这方面的教训也不少。1985年中央组织部就通报过某市一个化工厂的厂长，原来是一个在逃人犯。如果在任命这个厂长的职务之前，查阅这个人的人事档案，全面了解一下他的过去，这类事情一般是不可能发生的。这种情况的发生，从反面告诉我们，一方面反映了有关领导对干部人事档案工作的极不重视，另一方面也说明了当时的人事档案管理人员严重失职，没有当好领导参谋，工作被动，未能及时将有关人事信息反馈给上级领导，造成用人不当，给党的工作带来损失。还有一些工作人员对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、利用等各个方面的业务不能刻苦钻研。特别是“鉴别”这个环节，它是档案材料的“入口关”，是保证整个档案材料真实性的重要环节。它要求干部人事档案管理人员必须要业务娴熟，目光敏锐，鉴别准确。ｓｕｎｓｈｉｎｅ
一要防止材料内容不完整。如取得硕士学位的归档
材料应包括：硕士学位证书、硕士学位申请表、成绩单、外语全国统考合格证、专业全国统考合格证等5份材料，缺1项便属于不完整；二要防止材料手续不完备。如任免呈报表，缺审批机关的意见、时间、印章等；三要防止材料不真实。如来源不当、内容不实、伪造涂改和不能生效的材料等等，均不得归档。现在少数人的人事档案中，年龄越填越小，学历越填越高，参加工作时间越填越早，这个问题既反映了组织人事工作政策内容的变化，诱发少数人为某种利益欲改变自己的历史，同时也说明了某些人事档案管理人员把关不严，对随意更改年龄、学历、工龄等问题没有进行认真的审查，拿来就装。还有人借工作调动之机，弄虚作假，办理转干、提干、提级、增资等手续，如果管档人员业务不熟，眼睛不亮，是难以发现疑点的。档案的利用这个环节同样重要，它是组织人事工作以及其他有关工作为了研究和解决某方面的问题，按照有关规定和程序，从人事档案中获取有关信息，作为参考或依据的工作，是发挥人事档案的作用，实现人事档案价值，达到人事档案工作的目的的唯一途径。因此，没有较强的业务能力不仅难以为领导决策提供充分、可靠的人事信息，而且还可能造成用人失察或埋没人才的后果。
二 提高人事档案管理队伍素质的内涵 人事档案是国家机构、社会组织在组织人事管理活动过程中以及个人形成并经组织审查或认可的，记述和反映人员经历和德才表现等情况的，以个人为单位组卷，按照有关规定整理，由组织集中保存的以备查考的文字等形式的历史记录，是国家
档案的重要组织部分[1]
。因此，其从业人员必须具备必要的素质：
1、政治思想素质
人事档案工作是一项党性、政治性很强的工作。从党性上讲，它要求档案人员必须坚持党性原则，掌握并运用马克思主义的原理及辩证唯物主义的观点分析、研究、解决档案工作中遇到的问题，坚决同一切篡改、歪曲档案内容的行为作斗争，维护历史的真实面目；从政治性上讲，要求档案人员坚定社会主义的政治方向，使人事档案工作紧紧围绕党的中心工作，为社会主义改革开放和现代化经济建设服务，为实现振兴民族的宏伟蓝图服务。在当前市场经济体制下及国际形势复杂多变的局势下，档案人员更应该坚持党性，坚定政治方向，这是新世纪对我们干部人事档案人员政治素质的基本要求。人事档案管理人员还应该具备很高的政治思想素质和很强的政治敏锐性、时代责任感与事业
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心，为组织及时提供可靠的人事信息。要做到知法、懂法、守法，并能同一切泄露、出卖档案机密，违反档案法规的行为作斗争，维护干部人事档案事业法制化管理的权威。
2、法律素质
干部人事档案工作也是一项保密性很强的工作。档案管理人员只有具备良好的法律素质，才有可能规范自己的言行、严守机密；只有具备良好的法律素质，才会自觉运用法律武器依法治档，保证档案的完整和齐全；也只有具备良好的法律素质，才能保持清醒的头脑，不受金钱物资的利诱，坚持原则，按章办事，洁身自律，自觉抵制不正之风。因此，人事档案工作人员必须认真学习并严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及省委组织部制定《干部人事档案工作制度》等规定，确保档案的安全和保密。真正做到保守机密，慎之又慎。严格遵守各项干部档案管理制度，坚持“五不查阅”（无查阅介绍信不准查、非正式党员不准查、本人不准查、未经批准不准查、牵涉到亲属不准查），“四不借出”（未经部门负责人批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借），“三不转递”（个人带档不转、没有调函不转、接受单位不明不转）。对转进转出的档案严格把关，履行登记手续，对由于历史原因造成的极个别的无头档案，要排找线索，一查到底，解决有人无档，或有档无人的问题，做到了有档有人、管人管档相一致。
3、道德素质
道德作为社会意识形态之一，是人们在社会生活中应该遵循的行为准则和规范。职业道德，则是道德范畴中的一部分，是指从事社会职业的人在履行自己本职工作活动中应当遵守的行为准则和职业道德规范。21世纪是精神文明和物质文明高度发展的世纪，对人们的职业道德有更高的要求。因此，干部人事档案管理人员应加强自身职业道德修养，爱岗敬业，以高度的事业心和责任心做好自己的本职工作，以树立良好的行业风气。一是要大公无私，公道正派。干部人事档案管理人员是领导的参谋，能为组织决策提供重要人事信息。因此，干部人事档案管理人员必须要公私分明，有一说一，有二说二，不能兼顾私情，提供虚假情报。二是要认真负责，耐心细致，查漏补缺。干部人事档案材料记载了工作人员一生的各种经历，也涉及职工的切身利益，如其履历、工龄、学历、奖惩等材料能直接影响其职务的任免、工资的调整、职称的评定等等，因此，在对档案材料的整理中，如发现材料不齐，或材料手续不全等情况，一定要及时收集，鉴别归档，以免使当事人因档案材料短缺而错失良ｓｕｎｓｈｉｎｅ
机。要抱着对组织负责，对干部负责的态度，对新
收集的每一份档案材料做到四个及时，即：及时登
记，及时制卡，及时归档，及时装订[1]。
4、心理素质
干部人事档案人员的心理素质，主要是指档案人员在性格、情感、认识、思维等方面通过言谈举止表现出来的心理修养及对待人事档案工作的心理水平。目前，在干部人事档案管理人员存在的心理障碍主要表现在：档案工作整天忙忙碌碌，又脏又累，却得不到领导的重视和人们的理解，没有人知道你做了多少事，经常被冷落、被遗忘，工作琐碎，枯燥乏味，没什么出息和前途，不安心本职工作。这些心理障碍，不同程度地影响着档案人员积极因素的发挥，因此，应消除心理障碍，将档案管理工作当事业来办，永远保持积极向上的心态，以
提高自身的心理素质[2]。
5、业务素质
干部人事档案工作是一项专业性很强的工作。它包括收集、鉴别、整理、保管、利用等基本环节，每个环节都有一整套理论和工作规范。这些专业性特点，要求人事档案人员除了具备一定的文化知识外，还应掌握干部人事档案专业理论知识和现代档案业务操作技术，如计算机信息处理，建立人员基本情况数据库等等，努力提高自身业务素质，与国际接轨，是新世纪对人事档案人员素质的又一基本要求。
6、竞争意识
新世纪，激烈的竞争使各行各业都面临着挑战。安于现状，因循守旧，便会被社会所淘汰。因此，人事档案管理人员应增强危机意识，开拓创新精神，提高自身智能素质，在竞争中求生存，在生存中求发展。我国现有的人事管理，大多数还是沿用计划经济体制那套人事管理模式。这种管理强调人事管理本身管理功能的发挥，着重规章管理，以解决当前的问题和执行交办事项，其职能多为工资分配方案的制定和人员调配、晋升、培训等，还没有完全按照部门或单位发展战略的需要将员工包括管理层作统一的规划，更未制定出符合国家政策的选择、培养、任用、激励等规定，以达到尽可能的利用人的创造力，最大限度地发挥人的潜能的目的。传统的人事管理很难做到人事相宜，人事配置手段较弱，形不成合理流动的优化配置的机制，人事安排往往因人设岗，情大于法的人事管理仍然很普遍。
三
加强地市级及以下人事档
案队伍建设的对策及措施
1、严把入口关。与传统的人事管理比较，人
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力资源管理更具有战略性。目前，人力资源是国际竞争的最主要的资源。这就使人力资源成为部门或单位管理方面最具有决定意义的内容，人力资源管理部门也就上升为战略部门，这就要求人力资源管理部门的工作人员要具有较高的综合素质。例如，在美国，企业公司的人事副总裁已成为决策班子中[3]举足轻重的成员。这就突出说明了美国企业对人才的重视，对人力资源的重视。因此，我们一定要按规定和要求选配人事档案工作人员，这是搞好人事档案工作队伍建设的重要前提。应本着对组织负责，对干部负责，对历史负责的态度，选择政治思想好、业务能力强、工作态度积极、忠实可靠、实际成绩突出的共产党员从事干部人事档案工作，并实行试用期。
2、加强理论学习，加强思想教育，注重政治思想素质提高。人事档案工作人员必须树立正确的世界观、人生观和价值观，甘当无名英雄，无私奉献。特别是在市场经济浪潮的冲击之下，更要坚定政治方向，注重思想素质的提高，法律意识的增强，不受“金钱至上”的思想诱惑，不计较个人得失，切实搞好档案工作。可以利用每周的政治学习时间来进行学习，在学习过程中要加强辅导，积极交流，及时了解干部人事档案管理人员的思想动态，以便随时调整。从而使档案价值、自身的价值不断升华，为人事档案事业的发展贡献心力。
3、通过多种途径加强业务知识培训，提高人事档案人员的业务水平和工作能力。一是有计划地选送部分档案工作人员参加高等院校的档案专业学习，这种正规化的教育是培养人事档案工作专门人才的有效途径。二是利用广播和电视开展人事档案专业函授教育，这种方式学员人数不受限制，可在不影响正常工作的情况下参加学习，能收到事半功倍的效果。三是开展岗位业务培训或“以会代训”的培训方法，这种培训具有时间短，见效快，针对性强，效果好等特点。四是加强管档单位间的交流，互相学习，取长补短，互相激励，共同提高。
此外，还可借鉴美国福特汽车公司的人力资源培训方式。美国福特汽车公司将有潜质的管理层雇员，派到高级管理人员和资深高层主管身边学习至少8个星期，象影子一样陪伴。目的是使他们作为一个工商领导对经常遇到的挑战者有全方位的了解，尤其是资源调配问题在紧急情况和长远目标相冲突时的决策，在短时间内掌握跨部门处理问题的技巧及全局观。各级领导部门应积极创造条件，组织和鼓励干部人事档案工作人员参加各类业务培训。
4、制定一些奖惩政策，激励人事档案工作人员搞好本职工作。应建立一套区别于一般工作人员的考核办法和标准，考核结果要与职务（称）晋升、培训、工资晋级、奖金等待遇挂钩，对失职者，应视情节轻重，进行处理，以增强干部人事档案工作人员的危机感、紧迫感。同时建议领导者应重视人事档案工作，关心档案工作人员的疾苦，如适当考虑干部人事档案工作人员的工作环境及卫生状况，发给一定的岗位津贴，解决其后顾之忧等等，使其安心档案工作，乃至献身于档案工作。
总之，新的世纪为人事档案工作者提出了新的课题，而我们有足够的理由相信，只要我们的人事档案工作人员注重从整体上提高自身素质，勇于开拓，不断创新，就一定能成为一名德才兼备的合格的新世纪档案工作者，就一定会在新的世纪里，大有作为。
[参考文献]
[1] 胡学道，陈新.人事档案管理与利用工作指导[M].武
汉:湖北人民出版社, 1995.[2] 崔红伟.建立职业档案员队伍[J].中国档
案,2000,(2)：21-22.[3] 毕木兰.高校档案管理现代化问题与对策[J].湖北档
案,1997,(4)：40-41
（责任编辑：吕全国）
On the Administration of Personnel Archivists
ZHANG Ya-ling
ZHANG Wei
(Xiaogan Vocational-Technical College, Xiaogan 432000,Hubei, China)
Abstract: After an analysis on the present problems appeared in the development of the personnel archivists, this article suggests some practical measures to improve the qualities of the filing clerks.Key Words: personnel archivists;qualities;problems;measures ｓｕｎｓｈｉｎｅ
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