8月办公室基础工作培训提纲由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“办公室培训交流提纲”。
办公室基础工作培训提纲
一、文字管理
为了强化公司的电子文档管理，统一规范公文格式，塑造完美的企业形象，凡由我方承办的文件、稿件、协议、信函、证明等公文，无论对内对外，一律执行如下标准：
1、字体：大标题为小二号黑体加深；小标题为三号黑体加深；正文、副标题和落款一律为三号仿宋GB2312。对单页不足200字的公文，标题和正文的字号可提升一档。
2、边距：默认状态：左右3.17，上下2.54，单倍行距，26字*22行=572字。调整后：上2.7，下2.3，左右2.7（侧装订时：左3.1右2.3），28字*25行=700字（朗读约三分钟）。700-572=128，22%。
3、行距：一般行距为：为固定值28-30。标题和正文字号提升一档时，行距可加大到32-35。成文后务必再调整一次行距,设置两端对齐。
4、格式：大标题应上空一行；正文与大标题和副标题之间再空一行；段落为首行缩进两格；页码为阿拉伯数码居中；落款名称应为单位全称，日期为插入中文款式，居中于单位全称之下，整体位于页面右下方（第十八行以下、右进二）；阿拉伯数码只能用于各种经济数据，及需要突出数量的语句。领导讲话稿其姓名要居中于大标题之下，中文日期居中于姓名之下。
5、层次：二层次公文，一层标号为“
一、”，二层标号为“
1、”。三层次公文，一层标号为“
一、”，二层标号为“
（一）”，三层标号为“
1、”。四层次公文，四层标号为“（1）”。
6、保存：纸质文档要按时间顺序分类编号保存，登记目录要有日期、题目、作者、序号，文档右上角也要标明对应的序号，以备查找；电子文档要在快捷方式上按六位数码标注日（年 7月25日标为100725），复杂的名称要浓缩，简单的名称（如：通知、协议等）要标明内容。
7、监管：办公室首先要掌握规范内容，带头执行规范，同时还要加强对本单位文字材料的监管，凡是文字不规范的内部材料一律返工，不予盖章。
二、印鉴管理
1、原则：专人保管，授权使用，空白不盖，概不外借。
2、程序：涉及合同、担保及有金额标底的协议文本，必须经公司级主管领导签字或授权，由主管部门人员现场监督才能盖章（原则是：先签后盖）。涉及由专业部门把关的文本，应先由专业部门审核盖章后再加盖公章。
3、用印：基础平整，核对无误，印记端正，压年盖月。对既有单位名称又有年月日的两行落款，印章底边要压住第二行；对只有年月日的单行落款，印章底部要压过五毫米。
4、登记：用印后要进行登记，登记内容要有：用印时间、用印事由、用印部门、经办人。
5、警惕：末尾有章，中途修改不盖！后补骑缝不盖！填写不全不盖！无人监管不盖！无专业审核不盖！且印章不能脱离监管人员的视线。
三、接待礼仪
1、前期准备：场所选定，室温设定，影音设备，礼品准备，领导名片。会标、桌牌、纸笔、烟茶、水果、湿巾等视情况而定。我方出席人员的确定和通知。关键环节要事先演练。
2、会客安排：如在会客室接待，宾主双方要以“宾左主右”（即：宾在主的右手侧）的位置就座，其他人员随各自领导方向，按级别“里高外低”在两侧就座。如在会议室接待，进门对面一侧安排客方就座，最高领导居中，其左手边为二号人物，其右手边为三号人物。签约仪式站位也如此，只有吃饭主客右手边。
3、其间工作：做好记录（必要时可录音），掌握人员级别和数量（含司机）及时传至场外，以备安排就餐；现场服务要把握时机；还要加强沟通、索取名片、分类留档。
4、用餐安排：可事先按照领导要求安排，或事中提示领导尽早安排订餐。席位安排要先确定主位，其右手边为二号人物，其左手边为三号人物，以此类推。少数民族、领导司机和相关禁忌都不能忽略。四人餐可两凉三热；六人餐可三凉四热；八人餐可四凉六热；十人餐可四凉八热。用餐标准可按位计算，视情况可每位100-300元不等。主食要提前安排，车辆要提前调度，结账一定要审单，发票抬头一定要确认。
5、接待用车：要主动向客人通报司机姓名，联系方式，车牌型号。同时也要将候车时间、地点以及客方的联系人告知司机。坐席一般右后位为嘉宾席，左后位次之，副驾驶为向导。因多机场、多航站楼的原因，接送客人时要掌握航班号，弄清飞机起落的准确机场和航站楼。
6、专项活动：了解情况、确认级别、制定方案、文字材料、任务分配、方案调整、应急预案、现场控制、通讯保障、事后总结、资料汇总。
四、会务工作
1、通知：首先按领导要求设定范围，通知要明确时间、地点、召集人和主题，要尽量通知到本人，并做好记录，要将通知和签到两个记录合二为一。
2、桌牌：首先要掌握本单位领导的排序，重要会议要摆放桌牌，中号桌牌，浅米黑字，华文新魏。
3、签到：要提前签到，准时主动将签到情况报告给会议主持领导，汇报缺席人及原因，请求会议开始。
4、记录：要使用规范的会议记录纸，要使用水笔记录，逐项填写记录封面，会后立即整理，以便归档。要抓住重点内容，弄明领导意图，记清发言人姓名和发言要点。
5、纪要：凡上级领导视察参会时，或根据领导要求，要及时整理会议纪要，可借助录音笔帮助后期整理工作。
6、落实：对于形成的会议决议，我们要根据要求进行跟踪落实，并及时将情况反馈给相关领导。
五、资料管理
1、分类：会议记录，总结讲话，专项活动，报刊摘要。也可根据自身情况制定类别，原则是要便于查找。
2、登记：要设资料登记目录，按时间顺序进行登记，栏目应有：日期、题目、作者、序号。同时，在每份资料首页的右上角也要标注同样的序号，以便日后查找。
3、保存：用资料盒方式收藏，一盒一个目录，由专人负责保管。热敏纸的传真件和非A4规格的资料，应采取复印和粘贴的方式，统一转换成A4标准。电子文档的保存，由各经办人先收入自建文件夹保管，并由专人定期进行统一备份。
4、文件盒：各种文件资料一律采用档案局监制的牛皮纸资料盒收存。文件盒尺寸应为：高31厘米、宽22厘米，厚为：3厘米、4厘米、5厘米。
5、标签尺寸：标签采用A4白纸，在EXCEL表格上制作。标签的实际尺寸为：高13厘米、宽2.7厘米；单元格设定值为：行高355、列宽12.25。每张A4纸可作标签14个。
6、标签字体：标签内容以四个字为宜，字体为36号黑体加粗，字间距为15号字距，且整体居中。
7、标签位置：标签粘贴高度为文件盒下空5厘米，左右居中，无论文件盒多厚，标签只此一种。
8、清理：电子文档一旦定稿，要立即删除之前的所有草稿，并按“文字管理”第5条的规定进行标注，避免造成混乱难查、找不到正版的现象。
9、借阅：资料的借阅要严格履行借阅登记手续，要设借阅登记本，要注明借阅人、借出时间、归还时间、经办人。并要及时催收，避免遗失。
六、公文管理
1、文种：下级单位对上级单位用“请示”或“报告”，称上行文。上级单位对下级单位用“通知”、“通报”、“决定”、“方案”、“规定”、“批复”，称下行文，用于单位内部。互不隶属或平级单位之间用“函”。题目一般都是“关于-----通知、规定、方案、请示、决定”。部门无权发文。凡涉及重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额资金运作，称为“三重一大”，必须要向上级单位上报请示，征得同意。
2、请示：用于向上级请求指示、寻求批准。“请示”应一文一事、一个主送单位，要写准抬头。正文一般要围绕何因、何事、何求三个方面撰写，也就是为了什么---我要做什么—请求批准什么，最后要以“当否，请批复”结尾，切不可写成论文。“请示”不能越级。
3、报告：属告知性公文，下级对上级，不需要批复。不能夹带请示内容，来龙去脉要清楚，关键环节要具体。可以围绕事件的背景、过程、结果、影响、看法撰写，紧急情况可以先报简况，遂事态发展在做详细报告。
4、函：互不隶属或平级单位之间的业务交往，只能用“函”，不能用通知、决定。为了体现正式也可采用红头格式。为了便于对方回复，在正文后边要注明联系人的姓名、职务、电话及传真。
总之，内容表述要清楚、观点要明确，篇幅力求简短，废话多一个字也不写，关键内容少一个字也不行。不能是我们自己全明白，读者全不懂。内容要严肃，用词要严谨。
5、签发：要严格履行发文手续（详见发文审批单），办公室作为发文单位，要严把审核、审批关，签发人应为与文件事由相关的单位高层分管领导。签发日即为落款日，印发日可以等于或晚于签发日。原则是：先签后发；特殊情况经授权，可先发文后补手续，程序不能少。
6、格式：详见规范文本，标题不同。文号的设置要简洁突出，要有唯一性；公章加盖要端正，要压年盖月；由于是红头文件，因此落款不再署名，只落日期。„2011‟、【2011】、[2011]。
7、存档：按照审批单、正文、草稿、附件的顺序侧装订，按时间、文号顺序登记存档。正文要按发放范围在两日之内及时送达，并请收件人签收时间和姓名。
七、写作常识
1、尊重实事。要深入实际，掌握第一手资料，不能道听徒说。要了解事物本质，分析员工思想，提炼讲话精神，主题鲜明，避免差错。如：冷板酸洗速度230米，误写为2300米。
2、主题突出。一篇文章只能有一个主题，可以围绕一个主题从不同的侧面去写，但不能跑题。主题是一篇文章的最集中概括，主题不鲜明，内容在好也不会引人注目，好比吃饭一样，色不好看上去就没胃口。如：毛泽东的“别了，司徒雷登”“炮打司令部”主题不但鲜明还诱人。
3、叙事清楚。时间地点人物要交待明白，事情的起因、过程和结果要叙述清楚，这是我们对写作的基本要求。要以假如我是读者去想问题，有时不能光自己明白，还得让别人都能看懂。
4、用词准确。形容词可以表达作者的心情，形容不恰当就会出现病句，所谓措词就是换词，就是把最合理、最能表达情感的词汇用好。对成绩的形容用：优良、优异；对贡献的形容用：突出、杰出、巨大、卓越；对产量、质量和效益用提高或提升；对消耗和成本用下降。如：加强（增强）---意识，增强（加强）---组织纪律，完善---制度，贯彻---精神，构建---和谐。
5、逻辑合理。也就是：句句合情、断断合理、上下贴边、密切相关。如：欢迎某某领导到轧一莅临指导；某某大会胜利召开；加快员工队伍素质；增强产品质量；继续深化学习实践科学发展观活动（不是活动）；提升领导干部管理理念和思维水平（一拖二）；严格考核、细化指标、真抓实干、狠抓落实（顺序、重复）；总之，逻辑就是看其叙事过程、因果关系是否合理。
6、有理有据。写作有起因、有过程、有结果。不能只是空洞说教、没有实质内容，光是骨头、没有肉。一件事好、好在哪，做法是什么、经验是什么；差、差在哪，根源在哪，教训是什么。用数字说话是最有说服力的一种方式，是对事实部分的重要补充，既有事实又有数字，才是完整的。但要强调几点：数字一定要准确，要经领导审核，要有截至期，到“目前”为止，不行。同比、环比要计算准确，小数点、单位要准确，要经得起推敲。另外：讲话稿产量数：万吨，不是会计账。
7、称呼准确。人名、单位名、地名、设备名都要准确引用。尤其涉及人名，引用不准会造成不尊重。如：罗凯“声”、刘玉“全”、刘瑞“钧”，职务也要准确，排序更要准确。我公司：天津冶金轧一钢铁集团有限公司，没有“市”。
同一篇文章中，名词应该统一，如：职工、员工；计量单位的要统一，度、k/w/s。
8、人称不乱。我们所写的各种通讯报道，都要以第三人称，只要出现“我、我们”都是不对的，应该以“他或他们”为主语形式。一篇文章中如果同时出现你、我、他是最严重的逻辑错误。如：总结、申请、自传用第一人称；评语用第二人称；通讯报道、先进事迹用第三人称。
9、勤学善练。提高写作水平的一个最好渠道，就是报纸、广播、电视。要多学习《人民日报》的各种文章，那是我们最好的老师。一篇好的稿子要经过反复修改，仔细推敲；废话多一个字都不要，有用的话少一个字也不行。如：强调性，可使用排比句；标题性，可使用对仗句。如：创新推动发展，思路决定未来。我们要加强锻炼，用心写作，深入思考，在写作中探索，在思考中提升。从消除病句做起，从提高逻辑着眼，要精雕细刻，不粗制滥造，切实把文章写成作品。
八、内勤工作
1、接待：语言规范周到热情，一视同仁，信息留存，人员鉴别，言多语失，合理应对。
2、订票：熟悉地理，掌握常识（飞机经停、火车过路），姓名和证件号要准确无误。对一个地方两个机场，三个航站楼的情况要掌握，回复时要讲明，最好以短信方式确认。避免差错，确保领导出行顺畅。
3、订餐：熟悉方位，掌握菜系，了解房型，确认日期、中午、晚上、就餐人数，回复时要重复时间和地点。尤其要注意“名同地不同”的连锁店。还要注明用餐人，避免张冠李戴。
4、订车：熟悉道路，了解车型，合并业务，节能减排。订车时间要明确是出发还是到达，确定乘车人数，安排适当车型，确认等车地点，让司机与乘客建立联系。严格履行出市审批。
5、传真：为了树立企业形象，要使用规范的传真首页。要让对方知道发件人是谁，要提供详细的回复信息。发出传真后要及时打电话确认收件情况。电子邮件也是如此。
6、通知：会议通知要按时间、地点、召集人、会议主题的顺序，组织最精炼的语言进行通知。并做好记录。
7、复印：首印开机不铺张，多张复印要看样，复印凭证要加框，午间关机为节电，用后休眠好习惯，原件别忘拿走。
8、日志：办公室工作无小事，由于日常工作琐碎，建立日志，做好文字记载很重要，未完成的工作要主动传递信息、做好交接，做到有始有终。遗忘任何一件事都将造成不良后果。
9、信息：围绕生产经营、新品开发、节能降耗、挖潜创效、管理创新、企业文化等及时上报信息。信息工作反映办公室掌握本单位情况的能力，也为我们日后写材料积累素材。
10、确认：确认就是叫应，传真、邮件、订餐。确认不到位，将造成不可挽回的后果。短信确认好，确认是落实不能想当然。协同办事时责任要明确，不能模棱两可。
九、标示形象
1、首届十次职代会：凡涉及对外宣传、标识使用、厂旗牌匾等形象展示内容，必须经集团办公室审核同意，不得擅自作为。
2、办公系统：信纸、信封、档案袋、传真纸、纸杯、提袋、名片、网页、幻灯片、班车、厂旗、牌匾。
3、营销系统：产品标示、合格证、材质单、检验报告、合同、样本、广告。
4、旗帜：从厂区外部看，中间为国旗、右侧为集团旗、左侧为本单位旗。8-13米旗杆，尺寸1.6米*2.4米，2号旗。
5、着装，手机静音，会议室禁止吸烟，十、工作宗旨
工作宗旨：把握领导思路，统揽内部信息，服务上下两级。办事风格：抓规律、超前准备；细谋划、周到办事；找差距、不断提升。
办事原则：协调不推诿，到位不越位； 办事准则：件件有着落，事事有回音。
