秘书职业资格理论考试 第1章 文书基础由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“秘书考试文书基础试”。
第一章 文书基础
第一节
应用文书的概念与制发程序
一、应用文书的含义与分类
1、行政公文（通用公文）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。由国务院2008年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》明确规定
2、事务文书：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等
3、商务文书：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等
二、通用公文的制发过程
1、发文程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、发文登记、分发等8个过程
2、草拟的要求
（1）符合国家的法律、法规、方针、政策及其他有关规定。立场要明确、正确
（2）情况要确实，不能捏造事实
（3）人名、地名、数字、引文正确。引用公文应当先引用标题，后引发文号，日期要写明具体的年月日。文内使用简称，应先用全称，并注明简称。
（4）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩写语、具有修辞色彩语名中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。这是特别要注意的。
（5）结构层次序数“
一、”“
（一）”“1.”“（1）”
3、签发：决定公文能否生效的环节
第二节
应用文书的格式
一、通用公文用纸和印装规格
1、A4纸张，210mm×297mm2、公文页边与版心尺寸：
公文用纸天头（上白边）为37±1mm 公文用纸订口（左白边）为28±1mm 版心尺寸为156×225mm（不含页码）
3、从左至右横写横排，一般每页22行，每行28个字
4、公文左侧骑马钉或平订，不掉页；后背平整、不空
二、通用公文格式要素
（一）眉首
1、公文份数序号
（1）将同一份文稿印制若干份时每份公文的顺序编号（2）带有密级的公文要编制份数序号
（3）使用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行（4）例如印制100份公文，其第1份的序号可写成0001，最后一份的序号写成0100，应根据公文的份数来决定编几位数字，但至少不低于两位数，即1编为012、秘密等级和保密期限（1）绝密、机密、秘密（2）如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字，如“机
密”（3）如需标识秘密等级和保密日期，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两者之间用★隔开，如“机密★一年”
3、紧急程度（1）特急、急件（2）有的文件要求限时送达，则在文件封套上标注“限X月X日X时前送达”的字样
（3）如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字，如“急
件”（4）如需同时标识秘密等级的，秘密等级标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行
4、发文机关标识
（1）由发文机关全称或规范简称后加“文件”组成（2）对于平行文与下行文来说，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm
（3）对于上行文来说，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm
（4）发文机关标识，小标宋体字，用红色标识，一般应小于22×15mm（高、宽）
5、发文字号
（1）发文机关代号、年份、序号组成；用3号仿宋体（2）如：国办发〔2006〕5号
（3）年份标全称；用六角括号；序号不编虚位如005；不加“第5号”；
（4）平行、下行文的发文字号位置：发文机关标识下空2行，居中（5）上行文的发文字号位置：发文机关标识下空2行，居左空1字
（6）联合行文时只标识主办机关的发文字号
6、签发人（会签人）
（1）指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人（2）位置平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”3个字用3号仿宋体，其后标全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名
（3）联合上报公文时，文件主办机关的签发人姓名置于第1行，其他机关签发人的姓名按发文机关标识中机关名称的先后排列次序，在第1行之下依次排列，此时下移红色反线，使最后一个签发人的姓名与左侧的发文号处于同一行。发文字号与红色反线仍旧相距4mm7、红色反线
（1）在发文字号下的4mm处（2）与版心等宽，即156mm
（二）主体
1、公文标题
（1）红色反线下空2行，用2号小标宋体字（2）可分1行或多行居中排布；回行时要注意词意完整，排列对称，间距恰当
（3）标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号
2、主送机关（公文的主要受理机关）
（1）标题下空1行，用3号仿宋字，左侧顶格，回行时仍然顶格
（2）同类机关单位之间用顿号，不同类别的机关之间用逗号，末端标全角冒号
（3）联合行文时，主送机关名称按党、政、军、群的性质顺序排列
3、正文
（1）主送机关下1行，用3号仿宋字
（2）文种如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字（3）每自然段左空2字，回行顶格。正文中数字和年费数目字不能回行
4、附件（1）正文下空1行，左空2字，用3号仿宋字标志“附件”，其后用全角冒号和附件名称
（2）如果附件不只一份，则用阿拉伯数字编列序号，上下排布，“1.”
（3）附件名称后不加标点符号
（4）附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号
（5）若附件不能与公文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件”或者附件及其序号
5、成文日期
（1）以签发日期为准
（2）联合行文的，以最后一个机关签字日期为准（3）须经会议讨论通过的，以通过日期为准（4）须经上级批准的，以批准日期为准
（5）用汉字标全年月日，如“二〇〇年四月三日”
6、印章
（1）单一机关制发的公文。落款处不用署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4字。印章与正文之间不添加任何内容，印章应上距正文2-4mm。如印章下弧无文字，仅以下弧压在成文日期上；如印章下弧有文字，印章中心线压在成文日期上
（2）两个机关联合行文的。落款处不用署发文机关名称，将成文日期拉开，左右各空7个字，主办机关印章在前，两印章均应压成文日期，并采用同种加盖印章方式，两章之间不相交或相切，相距不超过3mm（3）三个以上机关联合行文。为防止出现空白印章，应将各发文机关（可用简称），排在发文日期和正文之间，主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均应居中排布；两章之间不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期
（4）应采取调整行距、字距的办法，务必使印章与正文同处一页纸面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决，以增强防伪性
（5）以文字书写发文机关的，落款一般位于成文日期上一行
7、附注
（1）一般情况下，上行文、平行文、周知性公文无须附注；有密级的下行文、需要广泛宣传的文件则须（2）用3号仿宋字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行
（三）版记
1、主题词
（1）先标类别词，再标类属词
（2）标类属词时，先标反映公文主题内容的词，最后标反映文种的词
（3）一份公文如果有两个以上的主题时，就先集中对一个主题内容进行标引，而后再对第二个主题内容进行标引
（4）一份文件的主题词标引，除类别词外，最多不超过5个
（5）“主题词”3字用3号黑体字居左顶格标识，其后用全角冒号；词目用3号小标宋体，词目之间用空1字书写，不可用逗号取代空格
2、抄送
（1）指抄送给除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关
（2）位于主题词下1行，左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，冒号后为抄送机关，抄送机关之间采用逗号分开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后加句号
3、印发机关和印发日期
（1）印发机关、印发日期同占1行，位于“抄送”之下，印发机关左空1字，印发日期右空1字
（2）印发机关用3号仿宋字，印发日期用阿拉伯数字
4、版记中的反线
（1）版记中的各要素下都要加一条黑色间隔横线，即反线，宽度与版心同宽
三、通用公文的特定格式
1、信函式格式、命令式格式、会议纪要式格式
2、信函式：
（1）发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用小标宋体字，字号不超过22×15mm，（2）发文机关后不加“文件”两字
（3）发文机关全称下4mm处为一条横线（武文线），线长170mm；距下页边20mm处为一条横线（文武线），线长170mm
（4）发文机关及双线均印红色
3、会议纪要，落款处不加盖印章，但标注成文日期
第三节 应用文书的要素
材料是血肉、主题是灵魂、结构是骨骼、语言是细胞
一、材料
（一）材料的占有
1、占有材料的途径
（1）亲身经历所获（2）调查阅读所获
2、占有材料的要求
（1）时间不分古今（2）地域不分中外（3）性质不分正反（4）类别不分点面
（二）材料的鉴别
对材料进行分析、比较的研究过程
（三）材料的选择 选择原则
（1）围绕主题选择材料（2）选择典型材料
（3）选择真实准确的材料（4）选择生动新颖的材料
（四）材料的使用
1、确定材料的先后顺序
2、确定材料的详略程度（根据主题、文体）
二、主题
（一）确定主题的依据
1、以写作目的为立意依据
2、以材料本身的意义为立意依据
（二）对主题的要求：
1、正确、深刻、新颖、集中
2、国务院一直坚持提倡公文的“一文一事”，以此使公文主题单一集中，从而易于上级和主管机关审阅，便于公文的立卷、存档
三、结构
（一）结构的内容
1、标题
（1）公文式标题：发文机关+事由+文种
（2）一般文章式标题：单标题、双标题（正标题、副标题组成）
2、开头：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式
3、层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式
（1）先总后分，演绎法结构；先分后总，归纳法结构（2）三段式：发文事由、事项、尾语
4、段落：提行式、条款式、篇段合一式
5、过渡：过渡词、过渡句、过渡段
6、照应：首尾照应、行文前后照应、文题照应（文章内容、文章主题、文章开头、文章结尾与标题照应）
7、结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾（自然结尾）
（二）对结构的要求：严谨、自然、完整、统一
四、语言
（一）运用语言的标准：准确、简洁、平实
（二）应用文书专用语言
1、开头用语
2、承启用语
3、引述用语
4、批转用语
5、称谓用语
6、经办用语
7、表态用语
8、结尾用语
第四节 应用文书的表达方式
一、叙述
1、时间、地点、人物、事件、起因、结果
2、人称
3、叙述的方式：倒叙、顺序
二、议论
1、三要素：论点、论据、论证（论证过程）
2、议论的类型（1）立论/证明
（2）反驳/驳论：反驳论点、反驳论据、反驳论证
3、论证的方法
（1）例证法/举例法（2）分析法
（3）引证法：直接引用、间接引用（4）对比法（5）因果法
三、说明
1、常用的说明方法（1）定义和表述（2）分类和比较（3）数字和图表
