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第七次华北地区档案学会学术研讨会论文
加强档案资源建设服务经济社会发展
——山西省闻喜县档案馆档案资源建设调查
柴秀红
——闻喜县档案局，助理馆员，***
提要：通过对山西省闻喜县档案馆档案资源建设的调查，了解了闻喜县档案馆档案资源的基本情况、存在问题，并存在的问题进行了分析，最后以闻喜县档案馆的资源建设情况为代表，对加强档案资源建设，特别是加强县级档案资源建设提出了建议。
关键词：档案资源建设调查
档案作为人类社会活动历史的伴生物，以其记录信息的原始性与真实性，成为人类生存和发展必不可少的重要部分。档案资源建设是档案事业的永恒主题，加强档案资源建设是丰富档案资源、完善馆藏结构、服务党委政府工作大局、服务经济社会发展、服务广大人民群众的根本途径，是档案工作可持续发展的关键与基础。笔者对山西省闻喜县档案馆的档案资源建设进行了专门调查，以期以点带面，对发现各级国家档案馆，特别是县级国家档案馆在档案资源建设方面的特点及存在问题，并通过调查分析，力求找到加强档案资源建设的建议或办法。
一、闻喜县档案馆馆藏基本情况
闻喜县档案馆成立于1959年5月1日，设在政府综合大楼，面积270平方米，其中库房170平方米，装26列104组密集架、23套铁皮柜。馆藏档案资料78个全宗，54579卷，其中，档案43781卷，资料10798卷。该馆藏有革命历史档案、旧政权档案、照片档案、家谱档案以及古籍、新文学版本、民国时期的各种报刊杂志等文献资料。以其历史档案为特色，1987年被摄入《中国档案馆发展掠影》纪录片，是三晋大地富有特色的档案馆之一。
多年来，闻喜县档案馆采取多种措施，从机关、社会和民间征集到大量珍贵的档案资料。主要有：
（一）文书档案：63个全宗38674卷。这部分档案是档案馆的主体，主要有县委、县人大、县政府、县政协以及县直各机关、乡镇在工作中形成的文件、资料。
（二）革命历史档案：共1413卷。主要为解放前中国共产党政权形成的档案资料。有贺龙、董必武、林伯渠等签发的文件，有被誉为“晋南三臣”之一崔斗臣在1916年——1917年写的日记，朝鲜人民赠送我志愿军战士的礼品等，对于研究山西的革命斗争史具有重要的史料价值。
（三）民国档案：共3112件。这部分档案中不仅有国民党政权的文书档案，还有阎锡山签发的委任状、毕业证以及国民党入党志愿书、加入“洪门”组织的文书、秘密情报等。有日本侵华时遗留下的数张军事地图。
（四）照片档案：共1400余张。有阎锡山亲笔签名的照片，有彭真同志视察闻喜的照片，还有为了周总理的嘱托，克服种种困难，培育棉花的全国劳模吴吉昌的工作照片集。
（五）家谱档案：共50种272卷。珍贵的有出过59位宰相的裴氏家族的《裴氏世谱》，有以南宋抗金名相赵鼎为始祖的《赵氏谱牒》，有“戊戌变法”六君子之一杨深秀家族的《杨氏家乘》等。
（六）明清档案：珍贵的有明末清初著名书画家傅山的《郭景纯菊花图赞》，杨深秀的山水画，清朝圣旨，乾隆、嘉庆、道光、咸丰、同治、光绪、宣统年间的数百张地契、房契、分家书、遗嘱等，有咸丰年间的户部执照、监照，有清代账局档案、合会档案，有清代道光年间有关解决黑龙庙纠纷的档案。
（七）古籍善本：共254种1401卷。珍贵的有１２０册明刻本《资治通鉴纲目》，有明清时期著名的“汲古阁”刻本《后汉书》，有清朝著名学者纪晓岚编著的《庚辰集》、《四库全书简明目录》，有顺治、康熙、光绪、民国年间的《闻喜县志》等。
（八）民国报刊杂志图书：共102种579册。全国性的有1914年的《政府公报》、《中华杂志》等，山西省的有1918年的《山西公报》、《山西日报》，1933年的《晋风》，1937年的《民训旬报》等，运城地区的有１９３７年的《救亡呼声》，闻喜县的有1929年的《闻喜学生季刊》，1932年的《野草》、《涑波》，1933年《晨光》等。有晋冀鲁豫边区、太岳军区等出版的书籍，如：《太岳军刊》、《群运工作》、《战斗》等，其中部分书籍杂志是“晋南三臣”之一崔斗臣、我国首任驻美大使柴泽民解放前的藏书。
二、闻喜县档案馆档案资源建设的特点
通过对闻喜县档案馆近年来对档案资源建设情况的调查，笔者认为，该馆的档案资源建设具有以下特点：
（一）重视对县直机关档案的移交工作。几乎每年，县政府都发文，对县直各单位的档案向档案馆进行移交。县委办、人大办、政府办、政协办积极带头，率先将各自的档案移交进馆。如：县委办、人大办的档案移交至2002年，政府办的档案移交至2006年。由于四套班子带头，起到了很好的示范作用，大多数县直单位的档案都能按时移交。县直机关移交的档案也成为县档案馆馆藏档案的主体，达到80%以上。
（二）重视对民间档案的征集。在多年的实践中，闻喜县档案馆创造性的提出了征集民间档案的新办法，即“三股渠道”、“六种办法”。“三股渠道”就是深入到机关、学校、企业事业单位通过调查收集历史档案，深入民间通过访问发现历史档案，深入各收购站、造纸厂、旧书市场、古玩市场通过查找筛选历史档案；“六种办法”就是抢救、奖励、购买、复制、代管、租借。通过几年的征集，回收了一批珍贵的历史档案。如：他们通过访问县直机关有关人员，得知在原县委工作过的一位老同志收藏有新中国首任驻美大使柴泽民1946年在闻喜工作时的工作笔记，于是档案馆领导找到该同志，顺利征集回了这份珍贵档案，为研究闻喜乃至晋南地区革命斗争史提供了珍贵资料。
（三）重视对档案资源的开发。加强档案资源建设的最终目的是开发利用，如果对档案资源不进行合理的开发，那么这些档案即使多么的珍贵，也只是“死档案”，“活”不起来。近年来，闻喜县档案馆十分重视对档案资源的开发利用，一方面组织档案馆里专人对档案资源进行开发，特别是编研，出版了《闻喜县名优特产》、《闻喜县古今名人录》、《闻喜县名人档案》等图书，还撰写了《珍贵的裴氏碑刻档案》、《闻喜发现清代账局档案》等50余篇关于介绍档案的文章，发表在有关报刊杂志上。通过介绍馆藏档案，吸引来了河北大学教授、博士生导师刘秋根、北京师范大学博士生王绍欣、华中师范大学博士生张荣杰等一批专家学者前来研究，同时也吸引来了福建、山东等地的祖籍闻喜的郭氏、赵氏后裔前来寻根问祖。另一方面，与相关组织和个人合作进行开发，先后出版了《柴泽民在河东》、《金长庚传》、《孙兴华传奇》、《稷麓县长赵宜轩》、《闻喜县革命老区》等数十部图书，实现了档案资料应有的价值。
三、闻喜县档案馆档案资源建设存在的问题
在档案资源建设中，闻喜县档案馆也存在着一些突出问题，如果这些问题不加以认真解决，将极大影响档案事业的发展。
（一）档案资源内容存在残缺性。闻喜县档案馆虽然保管有4万余卷档案，且除了文书档案外，照片档案、实物档案、电子声像档案数量很小，录音带只有4盘，电子档案未收集归档，会计、科技等很多门类未建立档案。所藏档案中反映党务、政务的“红头文件”占了绝大多数，而反映本地区本部门各个历史时期国民经济和社会发展面貌、民族文化、民间习俗、特色产业、名优产品、名胜古迹等具有地方特色的档案以及有关科学研究、事关民生的档案却很少。
（二）档案资源载体存在单一性。档案资源必须通过一定的载体留存下来，否则不能成为档案。闻喜县档案馆档案资源载体单一，99%为纸质档案，馆藏档案5万余卷，但音像档案仅有4盘，实物档案几乎为零。
（三）档案资源保管存在分散性。虽馆藏档案资料已达5万卷，但仍有大量档案分散在档案馆外，其中司法档案、医疗档案、国土档案、社保档案、交通建设档案、城市建设工程档案、房屋档案、工商档案、质监档案、税务档案、金融档案等等，都分散在相关部门保管。每个乡镇、甚至村的档案也多是各自保管。
（四）重大活动档案收集工作开展困难。当前，闻喜县在开展或承办涉及政治、经济、文化重大活动期间，未把档案部门纳入成员单位，致使档案部门无法提前介入，难以对重大活动档案收集归档、规范整理和有效利用实施有效的业务指导和行政监管，导致这些重大活动档案不能得到及时收集、整理和归档集中保存，有些档案资料散存在不同单位和个人手中，随着机构和人员调整，很容易造成这部分档案的损毁和流失。
四、闻喜县档案馆档案资源建设存在问题的原因
闻喜县档案馆档案资源建设存在上述问题，原因是多方面的。
（一）领导抓得不够。一些领导把主要精力用在抓发展、保稳定上，少有精力抓其他工作，特别是档案这样不易体现政绩的工作更是抓得太少，缺少调查研究，没有具体目标、措施、办法，人、财、物解决不到位，档案工作处于自我发展的境地。
（二）管理体制滞后。档案工作是传统而古老的工作，一些人习惯于按老办法干事，管
理体制没有适应建设有中国特色社会主义新形势的需要。比如：1980年8月28日设立闻喜县档案局，实行局馆合一，两块牌子，一班人马。档案局为行政管理部门，实行行政编制；档案馆为档案保管利用机构，实行事业编制。自此，闻喜县有了明确的档案行政执法主体。通过执法检查，有力地促进了档案资源建设，极大地丰富了馆藏档案。但是，2002年4月，闻喜县进行机构改革。在县委（2002）12号文件中规定：“档案局改为档案馆，整体转移为事业单位。”档案馆是事业单位，没有了行政执法主体资格，档案资源建设也延缓了下来。
（三）档案基础建设滞后。《档案馆建设标准》要求，二类县级档案馆建筑面积为2600—4600㎡，且库房面积为900—1800㎡。但闻喜县档案馆为330㎡，库房面积仅为230㎡，尚且有4万余卷应进馆的档案没有进馆，严重影响了档案资源建设的发展。
（四）信息化建设落后。档案资源体系建设，除了将各种载体的档案收集起来，相对集中保管使用外，还需要用现代化的手段把档案资源作信息化处理，收集、储存、发布档案资源信息，实现档案资源共享。目前闻喜县档案馆的档案入馆装柜，实行人工查阅，未实现信息化利用，利用效率大为降低。
五、加强档案资源建设的建议
建立覆盖人民群众的档案资源体系，是档案工作服务的新方向，是档案部门贯彻落实科学发展观，推动档案事业科学发展的战略举措，具有重大的现实意义和深远的历史意义。因此要拓宽档案资源建设工作思路，拓展档案资源建设领域，创新档案资源建设工作方式，丰富档案资源建设工作渠道，用全新的眼光、有效的办法，出新招、亮奇招，不断积累增加档案资源数量，丰富档案资源门类，改善档案资源结构。
（一）学习贯彻档案法律法规，增强档案工作意识。档案法律法规是做好档案工作的行为准则，各级各部门必须加强档案法律法规的学习宣传，增强档案工作意识，加强调查研究，制定工作目标、措施、办法，解决档案工作人财物，纠正和查处档案违法行动，把档案工作列入目标考核，真正把档案法律法规落到实处。
（二）加强档案收集整理，丰富档案资源。档案部门要依法加强档案接收工作，把属于接收范围内的立档单位形成的档案完整、及时地接收进馆，并根据形势发展，适时调整接收范围，拓宽延伸至社会各个层面的档案收集渠道，把全面建设小康社会进程中产生的各种新型档案和同人民群众各方面利益密切相关的档案纳入接收范围。特别是要结合本地的产业发
展、社会历史和民族文化的情况，重点加强对支柱产业发展情况，反映历史文化遗产，以及反映文化特色档案的接收征集。
（三）科学整合档案资源，发挥主阵地作用。综合档案馆是保管综合档案的重要基地，具有人员业务熟悉、设备设施齐备、幅射面广、安全性强等优势。综合档案馆要科学整合档案资源。通过整合档案资源，可以实现档案资源的集中、有序管理和优化配置，强化档案部门的资源管理能力和调控能力，开发和实现档案资源的最大效益，为提升档案馆的公共服务功能、形成档案工作服务体系奠定坚实的基础。逐步推进公民医疗健康档案、社会保障档案、公证档案、婚姻档案、土地流转档案、城建档案、土地管理档案、房产档案、重大社会活动档案、重点建设工程档案、重要科研项目档案、企业信用档案、社区建设档案等档案资源向综合档案馆的定期移交和统一集中管理，实现档案资源的有效整合和优化配置，为全面实现档案资源社会共享奠定坚实的基础。
（四）加强档案资源信息化建设。在档案资源建设中，要充分运用现代化手段，加强档案馆资源信息化建设，将档案资源进行数字化处理，利用微机进行管理，并通过互联网进行利用，提高档案资源的现代化管理水平，整合档案资源，盘活档案资源，实现档案资源共享，充分发挥档案资源的潜在价值和应有作用。特别要重视档案备份工作，将这项工作作为档案资源建设和档案安全体系建设的重要内容和手段，认真加以落实，既要对本级重要档案及电子文件实行异地备份，更要对其中的重要电子文件实行异质备份，以确保电子文件的长期可读，确保档案信息资源的绝对安全。
