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学校各门类档案资料的收集
一、文书档案
（一）会议类：
1.学校党、政会议记录。（永久）2.学校教工大会记录。（永久）
3.学校党支部换届选举的全套会议材料，含新支部委员会组成人员的请示、批复。（永久）
4.学校教职工代表大会，学校工会换届选举的全套会议资料。（永久）
5.学校领导参加上级举行的年度性的或需要贯彻执行的会议材料和代表学校在上级召开会议上的发言、经验交流材料。如教育行政会议、教育工作会议等。（永久或30年）
（二）计划、总结类：
1.学校党、政、工（校级）年度工作计划、总结。（永久）2.学校各部门（中层）年度工作计划、总结。（30）
（三）编研类： 1.学校大事记
2、年鉴
3、基础数字汇编
4、组织机构沿革及校史。（其中校史和组织机构沿革不是每年都有）（永久）
（四）报表类：
1.教职工登记表；（永久）
2.学校离（退）休人员登记表、审批表，以及其它涉及人员待遇的审批表、报表（永久）
3.各类工资年报；（永久）4.各类人员年报；（永久）
5.各类社会保险报表；（永久）6.中小学基层统计报表；（永久）7.档案统计年报（永久）8.其它各类统计年报；（永久）
注意：报表的名称是在变化的，上面所列的的只是报表的类别，各校要根据实际情况收集。区属学校所有报表都要归档。凡涉及人员待遇的审批表、报表一律归永久，学校的各种统计报表，年度、综合性的归永久；学期的归30年；季度、月度的归10年。镇乡学校凡是学校编制上报的报表都要多制作一份，盖校章后交档案室根据不同保管期限归档。
（五）名册类：
1.学校教职工、临时工（合同工）名册；（永久）2.共产党员名册；（永久）3.民主党派人员名册；（永久）4.学校荣誉、先进名册；（永久）5.其它学校形成的各种名册。
（六）资产、财会类： 1.部门决算报表；（永久）
2.教职工工资单（含国发和校发）；（永久）3.临时工（合同工）聘用合同和工资单；（永久）4.学校固定资产明显表；（永久）
5.学校图书目录或新增图书目录。（永久）6.学校档案交接凭证和销毁清册。（永久）7.其它学校产生的有关资产类的材料。（永久）
注意：临时工（合同工）聘用合同和工资单一定要归档。
（七）制度类：
学校制定的各种组织简则、目标管理、岗位责任制、规章制度、工作条例等。（永久）
（八）活动、管理类：
1.校庆活动重要材料（含同学录等）。（永久）
2.上级机关领导来校视察、督导、检查工作时所形成的题词。（永久）
3.学校教职员工技术职称评审、聘任等材料（推荐依据、推荐结果等）。（永久）
4.学校接待外宾等外事活动形成的文字记录。（永久）5.学校党团员组织关系转移介绍信及存根，教职员工调动工作、大中专毕业生就业报到证、介绍信及存根。（永久）
6.学校教职员工辞职、退职的有关材料。（永久）
7.学校编印的综合性书刊，学校在区级以上各新闻谋体发表或被报道的文章。（永久）
8.学校教职工在报刊上发表的文章剪辑、出版的书籍和获奖论文等。（永久）（直接与学科教学有关的归教学档案）
9.学校教育管理、教育活动过程中形成的文字记录或音像资料（音像资料归声像档案）。区级以上观摩活动（永久）一般校内活动（30年）
10.上级机关领导来校视察、检查工作时的讲话材料。（30年）11.学校与有关单位和个人签订的一般性的合同、协议书等材料。（10年）
12.学校及学校各部门编印的简讯、信息。（10年）13.行政值周或值日记录。（10年）
（九）往来文书类
1.学校机构建立（新建学校党支部建立文件）、撤并、更改校名、启用印章的报告、请示、批复、通知等。（永久）
2.学校干部任免、学校领导班子调整的文件和上级机关来文直接与本校有关的干部任免文件（到中层）。（永久）
3.学校教职工获得各种荣誉称号，如劳模、教坛新手、优秀
班主任等以及各项竞赛的获奖文件及有关事迹材料、登记表、证书复印件等。区级及以上（永久），区级以下（30年）
4.学校教职员工违纪处分的报告、调查材料、本人认识及上级机关的文件。警告处分（30年），警告以上处分（永久）
5.上级机关针对本校请示的批复、通报。（永久）
6.上级教育行政机关的来文，凡是学校教育工作需要较长时间贯彻执行，要作为政策依据、指导性文件，如教育体制改革决定、教育工作条例、××××的实施意见（实施办法、实施方案、实施细则等）。（30年）
7.上级行政机关来文，属学校教育工作需要在短期内贯执行的，执行1年以上，或可能会产生结果的，有参考价值的材料。（10年）
注意：与本校无关的不归档。
8.学校上报未批复的各项请示材料。（10年）
9.同级机关和非隶属机关颁发的非学校教育工作，但需要执行的法规性文件，或与学校联系、协商工作的有关材料。（10年）
二、教学档案
（一）班主任手册，班主任工作经验交流、调研材料、会议记录。（永久）
（二）学籍卡（中小学都有）、考生综合信息评价表（普高有）、义教卡（初中有）。（永久）
毕业后立卷归档，传统做法一般以一个班级学生组为一个案卷，标题中应填写班主任姓名和每个学生的姓名。用软件的学校可以10名左右学生订成1件。以上材料的名称可能会有所变化，归档是根据实际情况著录。
（三）各类学生名册：（永久）
1.全校各班学生花名册，包括新生入学名册、毕业生名册。2.各班学生干部名册。
3.学校学生队干部名册。
（四）学籍报表
1.学生人数统计报表1年2次的归30年，1年3～4次的归10年。
其它学籍报表根据各校实际情况自行添加，原则是：年度的永久，学期的30年，月报、季报10年。
（五）、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根（含学生、家长申请、报告、领导意见）、借读生审批材料。（永久）
（六）、学生奖励、事故材料
1.评为区级以上的三好生、优秀学生干部等名册和材料。（永久）
2.区级以下的各类先进名册和材料。（30年）
3.参加各种学科竞赛、各类比赛、文艺演出、体育运动会的获奖文件，奖状、奖杯等按照不同载体归档。（区级以上永久，区级以下30年）
4.奖学金发放标准和名单及统计表。（区级以上永久，区级以下30年）
5.学生伤亡事故的情况报告、调查材料。（永久）
（七）、学校体育运动会和达标材料：（30年）1.学校运动会秩序册。
2.各项成绩记录（汇总）。3.优胜者名册和成绩。4.达标、破记录情况。
（八）、教育教学教研活动形成材料
1.关于学校各种教学方面的规章制度。（永久）2.学校自编教材，校本教材。（永久）
3.学校参加各级教学成果展览的展出目录、获奖材料，与教学有关的论文、论文集等。（区级及区级以上永久、区级以下30）
4.各科教学计划、教研活动安排、教研组工作手册。（30年），单独的教研组计划、总结做永久。
5.每学期正副班主任名单、教师任职任课情况。（30年）6.少先队活动形成的资料（区级以上永久，其它10年）7.每学期总日课表、作息时间。（10年）8.学校日志（10年）.公开课教案、评议等有关材料。（区级以上永久，其它10年）.各类教学活动、社团活动形成的材料。（10年）
（九）试卷和成绩
1.每学科期终考试、升学毕业考试试卷样本。（10年）2.学期各科成绩汇总表和单科成绩表。（10年）3.试卷分析、成绩统计、教学质量分析。（10年）
（十）学校其它教育、教学活动材料： 1.家长学校和家长会议材料。（10年）
2.本校和兄弟单位的教学活动、经验交流材料。（10年）3.校外活动情况和规程材料。（10年）
（十一）、上级教育行政机关的来文
1.下达给学校的招生计划及学校的招生简章规定。（永久）2.班级设置的批示、批复、规定。（永久）
3.教学、招生、督导评估等方面的方针、政策。（30年）4.教学质量检查、评估等有关文件材料。（30年）5.一般的教育教学活动通知可能产生结果的。（10年）
三、声像档案
1.获奖奖品、锦旗、证书的照片。（永久）2.学校历届毕业生照片。（永久）
3.学校建筑、地理环境、历史遗迹的照片。（永久）
4.领导人和著名人物参加与学校有关的重大公务活动的照片、录像。（永久）
5.组织或参加重要外事活动的照片、录像。（永久）6.反映学校主要职能活动和工作成果的光盘和照片。（永久）7.与其他载体有密切联系的声像。（按参见材料保管期限）
四、科技档案
（一）基建类：
1.基建工程项目的请示及批准文件,计划任务书、协议书、用地、购地证明书；（永久）
2.工程项目规划定点通知书，红线图及建筑、施工许可证等；（永久）
3.选址报告、工程水文、气象、地质等基础及工程项目环境影响报告单及有关凭证材料；（永久）
4.工程设计方案、初步设计、技术设计、工程计划及安装图纸，说明书及设计修改、变更等材料；（永久）
5.工程图纸会审纪要（永久）
6.钢材、砼、砂浆等试验报告、施工质量自检和复检记录、安装记录、质量事故处理意见等（永久）
7.监理材料（永久）
8.竣工验收报告，基础工程、隐蔽工程、验收工程、会议纪要、总结、全套（建施、结施、水施、电施及修改等）竣工图纸；（永久）
9.工程概算、预算、决算及审计材料（永久）
10.工程改建、扩建和维修，使用中变更的图纸；（永久）11.校安工程档案（永久）12.未中标表书（长期）
（二）设备类：
学校购置的属于于学校固定资产的设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文字材料。（长期）[自制设备形成的文字等材料参考产品档案的归档范围] 1.设备、仪器随机文件，包括维修、使用说明书、合格证、安装图、原理图、易损件图纸、保修卡、装箱单等。
2.进口设备、贵重设备的报批、报关、检验、索赔及有关合同等材料。
3.为维修、使用而索取或测绘的图纸等资料。4.设备的定期修理记录。5.有关部门对设备的年检材料。
（三）科研类：
学校、教职工审报的有关学校管理、教育、教学等科研课题项目的立项报告和批文、阶段性总结、实验过程中产生的资料、结题报告、成果鉴定、成果奖励和应用推广等材料。（区级及以上永久，区及以下级长期）
五、实物档案
1.荣誉类：奖杯、锦旗、奖牌、奖品、证书等。（永久）2.印章类：学校更换下来的旧印章及其它有保存价值的印章。（永久）
3.字画类：领导人、著名人物提示手迹及学校举行重要外事活动、校庆活动、其它活动时形成的书画资料及师生获奖作品等。（永久）
4.物权类：组织机构代码证、房产证、土地证等。（永久）
