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中国科学技术大学文件材料 归档范围与档案保管期限表
一、党群类
党务综合上级机关颁发的关于党务工作的文件材料 1.1 针对本校的、重要的1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的校党委会、常委会、党委扩大会、党政联席会、书记校长碰头会、总支书记会、分党委书记联席会、党政中心组学习会会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件校党委召开的工作会议文件材料 3.1 重要的 3.2 一般的党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）上级党委对本校进行调研、检查、巡视、评估工作的文件材料党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿反映校党委领导任职期间重要活动的有关材料 8 表彰奖励有关材料 8.1 县级以上（含县级）8.2 县级以下党委大事记、党群系统重要统计材料 10 党群系统启用和作废印章的文件和印模 11 校党委制发的文件材料（包括附件、定稿）
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301030 3011.1 重要的 11.2 一般的11.3 事务性有参考价值的分党委、党总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复分党委、党总支、直属支部重要执行经验介绍、调查材料、会议记录和统计表党委工作简报、动态党委与有关机关联系、协调工作的有关文件 16 党委保密、秘书工作的有关文件材料 17 机关总支工作形成的文件材料 18 其它材料 18.1 重要的 18.2 一般的18.3 短期有参考价值的纪检上级机关颁发的关于纪检工作的文件材料 1.1 针对本校的、重要的1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的本校纪委会、纪委扩大会会议记录、纪要 3 校纪委制发的文件材料（包括附件、定稿）3.1 重要的 3.2 一般的3.3 事务性有参考价值的 4 纪委工作规章制度 5 纪委工作计划、总结纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
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6.1 重要的、受到警告以上处分的案件 6.2 一般的、受到警告处分的案件 6.3 调查结论是查无实据的案件党员申诉、复查、撤消处分形成的材料 8 纪检年度统计材料及重要报表 9 群众来信来访及处理材料
9.1 有领导重要批示和有重要查处结果的 9.2 有领导一般批示和有一般事实查处结果的 9.3 有领导批示但查无事实的 10 其它材料 10.1 重要的 10.2 一般的10.3 短期有参考价值的组织上级机关颁发的关于组织工作的文件材料 1.1 针对本校的、重要的1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 本校党代会文件材料
2.1 请示、批复、通知、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、议程、报告、领导讲话稿；讨论通过的文件、决议、纪要、公报、总结、主席团会议记录；代表发言稿、提案及办理情况、简报、快报、贺辞、题词、照片、录音；候选人登记情况和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复、会议文件材料汇编等
2.2 贺信、贺电；筹备工作、选举工程中形成的文件；典型材料、交流材料、参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样等
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30年 2.3 小组会议记录、讨论未通过的文件校党委组织部制发的文件材料（包括附件、定稿）3.1 重要的 3.2 一般的3.3 事务性有参考价值的 4 组织工作规章制度 5 组织工作计划、总结本校出席全国和省党代会代表名单及选举材料 7 党建专项活动的报告、总结等 7.1 重要的 7.2 一般的本校组织机构设置、变动的文件材料 9 干部任免的文件材料分党委、党总支、直属党支部换届改选的文件材料 11 表彰先进党组织和优秀党员的文件材料 11.1 县级以上（含县级）11.2 县级以下对党员违纪处理的文件材料
12.1 受到党内警告以上处分（严重警告、撤消党内职务、留党查看、开除党籍）形成的文件材料
12.2 受到党内警告处分形成的文件材料 12.3 受到通报批评形成的文件材料 13 本校领导干部名册 14 党员名册 15 党内统计报表吸收新党员、预备党员转正，延长预备期或取消资格、党员退党的文件材料党员组织关系（转出、转入）介绍信及存根 18 落实政策的有关材料
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永久 30年 19 党校开办情况的文件材料 20 推荐科技副职的文件材料 21 党费收支、结存情况的文件材料 22 其它材料
22.1 重要的 22.2 一般的 22.3 短期有参考价值的宣传教育上级机关颁发的关于宣传工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 宣传工作会议记录 3 宣传工作规章制度 4 宣传工作计划、报告、总结 5 教职工思想政治工作动态及调查材料 6 表彰奖励宣传教育工作先进集体、先进个人的有关文件材料
6.1 县级以上（含县级）6.2 县级以下反映本校重大活动的剪报、照片及图表 8 本校对外宣传报道统计 9 宣传工作简报 10 本校召开思想政治工作研讨会的文件材料 11 本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 12 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 13 学生政治工作队伍的选拔、管理文件材料 14 学生思想政治工作典型调查材料和统计
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永久 30年 永久 永久 10年 30年 永久 30年 30年 30年 15 其它材料
15.1 重要的 15.2 一般的 15.3 短期有参考价值的统战上级机关颁发的关于统战工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 统战工作会议记录 3 统战工作规章制度 4 统战工作计划、报告、总结 5 本校各民主党派支部成立及换届改选的文件材料 6 表彰奖励统战工作先进集体、先进个人的有关文件材料 6.1 县级以上（含县级）6.2 县级以下港、澳、台和侨务工作材料 8 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 9 本校各民主党派成员和负责人名册 10 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 11 其它材料
11.1 重要的 11.2 一般的 11.3 短期有参考价值的工会上级机关颁发的关于工会工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的永久 30年 10年
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永久 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 工会会议记录、纪要 3 工会工作计划、报告、总结 4 本校工会会员代表大会、教职工代表大会文件材料 4.1 请示、批复、通知、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、议程、报告、领导讲话稿；讨论通过的文件、决议、纪要、公报、总结、主席团会议记录；代表发言稿、提案及办理情况、简报、快报、贺辞、题词、照片、录音；候选人登记情况和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复、会议文件材料汇编等
4.2 贺信、贺电；筹备工作、选举工程中形成的文件；典型材料、交流材料、参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样等
4.3 小组会议记录、讨论未通过的文件 5 工会开展活动形成的文件材料
5.1 重要的 5.2 一般的 6 工会各协会开展活动形成的文件材料
6.1 重要的 6.2 一般的 7 普选工作材料 8 妇女工作委员会、女知识分子联谊会形成的文件材料 9 表彰工会先进集体、先进个人的文件材料 9.1 县级以上（含县级）9.2 县级以下处分会员的有关材料 11 基层工会干部名册 12 工会会员名册
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永久 30年 30年 永久 永久 13 工会统计报表 14 工会工作简报 15 其它材料
15.1 重要的 15.2 一般的 15.3 短期有参考价值的团委上级机关颁发的关于共青团及学生工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 校团委制发的文件材料（包括附件、定稿）
2.1 重要的 2.2 一般的 2.3 事务性有参考价值的 3 团委工作规章制度 4 团委工作计划、报告、总结 5 本校团代会文件材料
5.1 请示、批复、通知、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、议程、报告、领导讲话稿；讨论通过的文件、决议、纪要、公报、总结、主席团会议记录；代表发言稿、贺辞、题词、照片、录音；候选人登记情况和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复、会议文件材料汇编等
5.2 贺信、贺电；筹备工作、选举工程中形成的文件；典型材料、交流材料、参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样等
5.3 小组会议记录、讨论未通过的文件 永久 10年
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10年 6 本校学代会、研代会文件材料
6.1 请示、批复、通知、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单、议程、报告、领导讲话稿；讨论通过的文件、决议、纪要、公报、总结、主席团会议记录；代表发言稿、贺辞、题词、照片、录音；候选人登记情况和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复、会议文件材料汇编等
6.2 贺信、贺电；筹备工作、选举工程中形成的文件；典型材料、交流材料、参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样等
6.3 小组会议记录、讨论未通过的文件 7 上级对本校团委工作进行检查、评估的有关文件材料 8 表彰奖励先进团支部、优秀团员的材料 8.1 县级以上（含县级）8.2 县级以下处分团员的材料及复查材料 10 批准入团、离团材料及名单 11 团干部、学生会干部名单 12 团员名册 13 共青团组织、团员情况统计报表 14 团校开办情况的文件材料 15 校学生会、研究生会工作形成的文件材料 16 团委牵头进行的重大活动的有关材料 17 学生社团活动、社会实践有关材料 18 团委工作简报 19 团费收支、结存情况文件材料 20 其它材料
20.1 重要的 20.2 一般的永久
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***010103020.3 短期有参考价值的
二、行政类上级机关颁发的关于行政事务的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 校长工作会议、校长办公会议记录、纪要 3 党和国家领导人、上级机关领导等视察、检查本校工作时形成的文件材料（包括题词、录像、照片等）
3.1 影响大的、重要的 3.2 一般的 3.3 本校工作汇报材料 4 学校工作会议及发展工作会议、专题会议文件材料 4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 4.3 小组会议记录（如有就归）5 本校与其它机关联合召开的会议文件材料 5.1 本校为主办的5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等
5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 5.1.3 小组会议记录（如有就归）5.2 本校为协办的5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等复制件或副本
5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报复制件或副本 5.2.3 小组会议记录复制件或副本（如有就归）
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30年 10年 6 学校及办公室制发的文件材料（包括附件、定稿）
6.1 重要的 6.2 一般的 6.3 事务性有参考价值的全校性的规章制度 8 学校年度工作计划、报告、总结 9 学校教育事业规划、计划及上级批复 10 学校的请示与上级机关的批复、批示
10.1 重要业务问题 10.2 一般业务问题 11 学校评估材料 12 有关全校性工作的调查材料和经验总结 13 表彰奖励有关材料 13.1 县级以上（含县级）
13.2 县级以下 14 校庆活动形成的文件材料 15 本校有关区域变化、边界纠纷的文件材料 16 本校与外单位开展合作交流所形成的记录、纪要、协议等文件材料
16.1 重要的 16.2 一般的 17 本校行政管理工作中形成的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料
17.1 20年（含）以上有效或未注明有效期的 17.2 10年（含）以上、20年以下有效的 17.3 10年以下有效的 18 本校编辑、编写的文件材料
18.1 画册、大事记、年鉴、组织沿革等 18.2 有公开刊号和内部刊号的正式出版物
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永久 永久 18.3 没有刊号的非正式出版物及各种文件汇编、规章制度汇编、论文汇编等
18.4 简报 18.5 情况反映、工作信息等 19 学校基层统计年报表 20 行政系统启用和作废印章的文件和印模 21 处理人民来信来访的文件材料
21.1 有领导重要批示和有重要查处结果的 21.2 有领导一般批示和有一般事实查处结果的 21.3 有领导批示但查无事实的 22 网络信息管理工作形成的文件材料
22.1 重要的 22.2 一般的 23 校友总会工作形成的文件材料
23.1 重要的 23.2 一般的 24 发展与规划研究工作形成的文件材料
24.1 重要的 24.2 一般的 25 其它材料
25.1 重要的 25.2 一般的 25.3 短期有参考价值的人事上级机关颁发的关于人事工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的30年
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永久 30年 10年 2 本校人事师资处制发的文件材料（包括附件、定稿）2.1 重要的 2.2 一般的 2.3 事务性有参考价值的 3 人事工作规章制度、规定、办法等文件 4 人事工作计划、报告、总结 5 本校机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制等文件材料人事任免文件 7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料 7.1 县级以上（含县级）7.2 县级以下对本校有关人员进行处分的文件材料
8.1 受到行政警告以上处分（记过、记大过、降级、撤职、开除）形成的文件材料
8.2 受到行政警告处分形成的文件材料 8.3 受到通报批评形成的文件材料 9 对本校有关人员进行复查、撤消处分的文件材料 10 教职工年度考核工作的文件材料 11 教职工聘任专业技术职务、职员的文件材料 12 教师资格认定工作形成的文件材料 13 教师国内外进修计划、批复及名单等文件材料 14 本校授予国内外专家、学者、知名人士荣誉职称的有关材料教职工录用、转正、聘任（用）、调资、定级、停薪留职、辞职等文件材料招聘使用临时工的文件材料 17 教职工离退休、死亡、抚恤等文件材料 18 退休教职工返聘工作的文件材料
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3019 接收各类毕业生的材料 20 引进优秀人才、调入人员的有关材料（包括行政、工资关系介绍信）教职工调出的有关材料（包括行政、工资关系介绍信存根）22 教职工校内调动材料 23 教职工名册 24 人事工作统计报表
24.1 年度和年度以上 24.2 年度以下 25 博士后流动站管理工作的材料
25.1 重要的 25.2 一般的 26 离退休干部工作形成的文件材料
26.1 重要的 26.1 一般的 27 离退休干部工作统计年报表 28 其它材料
28.1 重要的 28.2 一般的 28.3 短期有参考价值的监察、审计上级机关颁发的关于监察、审计工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 监察、审计工作方面的规章制度 3 监察、审计工作计划、报告、总结 4 本校对部门及项目等进行审计的文件材料
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永久 30年 10年 30年 30年 30年 5 监察、审计工作统计年报及重要报表 6 其它材料
6.1 重要的 6.2 一般的 6.3 短期有参考价值的武装、保卫上级机关颁发的关于人武、保卫工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 人武、保卫工作方面的规章制度 3 人武、保卫工作计划、报告、总结 4 上级机关对本校人武、保卫工作进行检查、评估有关件材料本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 7 保卫部门的安全检查、调查记录 8 保卫工作简报 9 人武、保卫工作统计年报表及重要报表 10 其它材料
10.1 重要的 10.2 一般的 10.3 短期有参考价值的后勤上级机关颁发的关于后勤工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的永久
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永久 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 本校后勤管理处、后勤集团制发的文件材料（包括附件、定稿）
2.1 重要的 2.2 一般的 2.3 事务性有参考价值的 3 后勤工作方面的规章制度 4 后勤工作计划、报告、总结 5 上级机关对本校后勤管理工作进行检查、评估有关文件材料本校后勤改革形成的文件材料
6.1 重要的 6.2 一般的 7 学校周边环境治理工作形成的文件材料
7.1 重要的 7.2 一般的 8 本校后勤管理工作中与外单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
8.1 重要的 8.2 一般的 9 职工承租、购置本校住房的合同、协议和有关手续 10 职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请本校后勤工作统计年报表及重要报表 12 本校医疗、保健、计划生育工作形成的文件材料
12.1 重要的 12.2 一般的 13 其它材料
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13.1 重要的 13.2 一般的 13.3 短期有参考价值的校产管理上级机关颁发的关于财产管理工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 校产管理工作规章制度 3 校产管理工作计划、报告、总结 4 本校物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
5.1 重要的 5.2 一般的固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料其它材料
7.1 重要的 7.2 一般的 7.3 短期有参考价值的档案、图书、文博上级机关颁发的关于档案、图书情报、博物工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 永久 30年 10年
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101.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 档案、校史工作规章制度 3 档案、校史工作计划、报告、总结 4 档案馆概况、指南、全宗介绍、馆藏目录 5 年度档案归档、移交、销毁清册 6 上级对本校档案工作进行检查、评估、达标升级有关文件材料校史馆、专题档案展览文案、脚本 8 档案信息资源汇编材料 9 档案工作统计年报表及重要报表图书、情报工作规章制度 11 图书、情报工作计划、报告、总结 12 图书馆概况、指南、馆藏目录、发展规划 13 图书、刊物处理材料及销毁清册 14 图书馆工作简报 15 图书、情报工作统计年报表及重要报表 16 博物馆规章制度 17 博物馆工作计划、报告、总结 18 其它材料
18.1 重要的 18.2 一般的 18.3 短期有参考价值的
三、外事类
外事综合上级机关颁发的关于外事工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的30年 10年 30年 30年 永久 永久 永久
永久 30年 永久 30年 30年 永久 30年 10年 永久 30年 30年
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永久 30年 1.3 需要短期贯彻执行的 2 本校外事办公室制发的文件材料（包括附件、定稿）2.1 重要的 2.2 一般的 2.3 事务性有参考价值的 3 外事工作规章制度 4 外事工作计划、报告、总结 5 外事工作简报 6 外事工作统计年报表及重要报表 7 其它材料
7.1 重要的 7.2 一般的 7.3 短期有参考价值的出国（境）上级机关颁发的关于出国（境）人员的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 出国（境）访问、考察等外事活动形成的文件材料 2.1 发表的公报、签订的协议、协定、备忘录、重要会谈记录、纪要等
2.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录等 3 出国（境）讲学、研究、进修有关材料 4 自费出国（境）留学、因私出国（境）探亲的申请报告、批复等有关材料出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书本校选派出国（境）与回国留学人员情况统计表及调查表 10年
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永久 7 出国（境）参加国际比赛、竞赛材料 8 其它材料
8.1 重要的 8.2 一般的 8.3 短期有参考价值的来校上级机关关于邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
1.1 针对本校的、重要的 1.2 涉及本校的、一般的 2 外国党政官员、各界人士来校参观访问形成的文件材料 2.1 发表的公报、签订的协议、协定、备忘录、重要会谈记录、纪要等
2.2 审批手续、执行日程、总结报告、一般性会议记录等 3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的有关材料 4 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 5 来校参加国际比赛、竞赛的材料 6 其它材料
6.1 重要的 6.2 一般的 6.3 短期有参考价值的国际合作与会议参加国际合作与会议的文件材料
1.1 发表的公报、签订的协议、协定、备忘录、重要会谈记录、纪要等
1.2 审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录等 2 国际合作项目、成果等材料
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2.1 本校完成的 2.2 外国单位完成的 3 授予外籍人员名誉称号的材料 4 双方互赠的礼品、纪念品 5 本校承办的国际性会议文件材料
5.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文）；上级领导人贺辞、题词、讲话；会徽设计
5.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 5.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录；会议代表登记表、接待安排其它材料
6.1 重要的 6.2 一般的 6.3 短期有参考价值的外国留学生工作录取审批材料 2 学籍登记表、学籍卡片 3 教学计划、教学大纲、安排 4 学习情况、成绩及评语 5 学位论文及学位证书复制件 6 学生名册 7 学生去向及有关材料 8 其它材料
8.1 重要的 8.2 一般的 8.3 短期有参考价值的
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四、教学类上级机关颁发的关于教学（综合性）工作的文件材料 1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 学校关于教学工作制发的文件材料
2.1 教学制度、教学改革、规定、办法、条例、总结等重要的 2.2 需要长期贯彻执行的、一般的 2.3 有短期保存价值的 3 部门关于教学工作制发的文件材料
3.1 影响大的、重要的 3.2 工作计划、总结等一般的 3.3 有短期保存价值的 4 学校召开教学工作会议的文件材料
4.1 影响大的、重要的4.2 一般的 5 教学检查、教学评估、教学成果评奖材料
5.1 县级以上（含县级）5.2 县级以下 6 非学历教育培训班、进修班材料 7 教师工作量的规定及考核材料 8 教学工作各种统计表 9 学生运动会材料 10 学生军训材料 11 《教学简报》 12 《研究生教育》 13 上级机关关于学科、专业设置与实验室建设的文件材料 13.1 针对本校的、重要的永久 长期 短期
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13.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的 13.3 需要短期贯彻执行的 14 学校关于学科、专业设置与实验室建设制发的文件材料 14.1 申报、论证、评估、审批、设置、调整等重要的 14.2 计划、总结、简报等一般的 14.3 有短期保存价值的 15 博士生导师遴选工作文件材料 16 上级机关关于招生工作的文件材料
16.1 针对本校的、重要的 16.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的 16.3 需要短期贯彻执行的 17 学校关于招生工作制发的文件材料
17.1 招生计划、招生简章、专业介绍、新生录取名册等重要的 17.2 招生工作安排、总结、简报等一般的 17.3 有短期保存价值的 18 研究生入学考试试题 19 学生学籍变更文件材料
19.1 转学、退学、异动信息表 19.2 升学、留级、休学、复学、转系等 20 表彰、奖励师生的文件材料（先进集体、先进个人、奖学金）
20.1 县级以上（含县级）20.2 县级以下 21 学生处分文件材料
21.1 受到警告（不含）以上处分的、影响大的 21.2 受到警告处分的 21.3 受到通报批评的 22 特困学生补助、助学贷款工作材料 23 在校学生名册
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永久 长期 短期 长期 永久 24 学生学籍卡片 25 学生学籍登记表 26 学生学业成绩表 27 教学计划、方案和教学大纲 28 课程建设要求和安排、课表、校历 29 典型讲义、教案、备课记录 30 各院、系、专业的考试题 31 教学实习、生产实习的计划、报告、总结等材料 32 社会调查、社会实践的计划、报告、总结等材料 33 上级机关关于学位工作的文件材料
33.1 针对本校的、重要的 33.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的 34 学校关于学位工作制发的文件材料
34.1 学位评定条例、成立和调整学位委员会、授予学位等重要的34.2 学位工作安排、总结、简报等一般的 34.3 有短期保存价值的 35 学位委员会会议记录、表决票 36 本科生优秀学士学位论文及评审材料 37 研究生博士、硕士论文及评审材料
37.1 论文 37.2 评审材料 38 学位证书领取登记表 39 上级机关关于毕业生工作的文件材料
39.1 针对本校的、重要的 39.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的 40 学校关于毕业生工作制发的文件材料
40.1 毕业生分配、就业规定、办法等重要的 40.2 毕业生分配工作计划、报告、总结、简报等一般的永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期
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永久 长期 40.3 有短期保存价值的 41 毕业生供需见面的计划、合同等材料 42 毕业生分配方案、调配派遣名册 43 毕业生派遣证存根 44 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 45 上级机关关于教材工作的文件材料
45.1 针对本校的、重要的 45.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的 46 学校关于教材工作制发的文件材料
46.1 规定、办法、调整编委等重要的 46.2 教材工作计划、报告、总结、简报等一般的 46.3 有短期保存价值的 47 自编、主编教材
47.1 有公开刊号和内部刊号的 47.2 没有公开刊号和内部刊号的 48 评选优秀教材的文件材料
48.1 县级以上（含县级）48.2 县级以下 49 自编、主编教学指导书、实习指导书、习题集和参考材料 49.1 有公开刊号和内部刊号的 49.2 没有公开刊号和内部刊号的 50 其它材料
50.1 重要的 50.2 一般的 50.3 有短期保存价值的
五、科研类科研行政管理文件材料 1.1 上级有关科研工作方面的文件
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长期 1.2 上级有关科研工作会议的文件 科研计划管理文件材料 2.1 科研工作规划、年度计划和总结、统计报表 2.2 有短期保存价值的科研成果管理文件材料 4 科研经费管理文件材料 5 申报科学基金及有关批复 6 学会工作（学术活动）材料 7 成果汇编、科研简报及科研信息等材料 8 开题报告与课题调研论证材料 9 任务书、合同、协议书 10 课题研究计划、设计 11 计划执行情况、计划调整或撤销报告 12 课题投资和预决算材料 13 各种基金申请书、项目批准通知单 14 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计划结果）设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）研究工作阶段小结、年度执行情况报告 18 配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等样品、标本等实物的目录 20 研究报告、研制报告 21 科研论文、论著 21.1 重要的 21.2 一般的短期
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永久 长期 22 工艺技术报告 23 技术诀窍报告 24 专家评审意见 25 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）26 鉴定证书或纪要、验收报告 27 推广应用意见 28 课题工作总结 29 用户使用报告、测试报告、国内外情况对比 30 科研成果登记表 31 科研成果报告表 32 科研成果奖励申报与审批材料 33 科研成果获奖材料
专利申请书、证书 35 转让合同、协议书 36 生产定型鉴定材料 37 成果被引用或投产后反馈意见 37.1 重要的 37.2 一般的38 推广应用方案及实施情况 39 扩大试生产的设计文件、工艺文件 40 成果宣传媒体报导材料 40.1 影响大的、重要的 40.2 一般的41 对外学术交流材料
六、产品生产类上级关于产品生产与科技开发管理的文件
1.1 需要长期贯彻执行的 1.2 需要短期贯彻执行的永久 永久 永久 长期 永久 长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久
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长期 短期本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 4 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 6 销售管理
6.1 产品用户清册 6.2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 6.3 用户反馈的产品技术文件材料 6.4 产品说明书、宣传品、广告样张 6.5 产品用户交验协议 7 产品计划准备阶段材料:任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文产品生产设计（研制）阶段材料 8.1 总体方案设计材料 8.2 全套设计定型图纸 8.3 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告
8.4 通用件、标准件、外构件、外协件明细表、图样目录 8.5 阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复
8.6 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 9 产品生产试制与鉴定阶段材料
9.1 试验大纲、试验记录及试验工作总结 9.2 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 9.3 试验规程和记录、样机底片、照片等 9.4 得奖材料、专利材料 9.5 论文、专著
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10.1 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划 10.2 全套工艺定型图纸、技术条件说明书 10.3 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料
10.4 材料定额和代用单，工时定额 10.5 生产定型报告及批复 10.6 重大质量事故分析，重要联席会议纪要 10.7 各种更改单及技术通知单 10.8 生产工作总结报告、技术工作总结报告
七、出版物类上级机关颁发的关于编辑出版工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 学校关于编辑工作制发的文件材料
2.1 编辑出版工作规划、计划、规定、报告、总结等重要的 2.2 需要长期贯彻执行的、一般的 2.3 有短期保存价值的 3 编辑出版工作统计报表 4 学校编辑出版的学报
4.1 正本 4.2 审稿单和原稿 5 学校编辑出版的校刊
5.1 正本 5.2 审稿单和原稿 5.3 出版发行记录 6 学校编辑出版的《化学物理学报》、《低温物理学报》、《实
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验力学》、《火灾科学》、《教育与现代化》等学术刊物
6.1 正本 6.2 审稿单和原稿 63 出版发行记录 7 学校出版社的出版物
7.1 样书 7.2 审稿单和原稿 7.3 出版发行记录
八、财会类上级机关颁发的关于财务会计工作的文件材料
1.1 针对本校的、重要的 1.2 需要长期贯彻执行的、涉及本校的、一般的 1.3 需要短期贯彻执行的 2 学校关于财务会计工作制发的文件材料
2.1 财务会计工作规定、计划、总结、请示、批复等 2.2 有短期保存价值的 3 各种会计凭证（包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表）4 会计账簿
4.1 日记账 4.2 总账 4.3 税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账 4.4 明细分类、分户账或登记簿 4.5 现金出纳账、银行存款账 5 会计报表
5.1 决算报表 5.2 年度以上各种统计报表（含工资报表）5.3 年度以下各种计划、统计报表 6 工资清册
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6.1 工资发放名册、卡片 6.2 工资转移、证明、通知存根 6.3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 7 其他类
7.1 会计移交清册 7.2 会计档案保管清册 7.3 会计档案销毁清册
九、声像载体类党和国家领导人、中国科学院、教育部、安徽省及其他上级机关领导来校视察形成的声像材料
1.1 影响大的、重要的 1.2 一般的 2 国内外著名科学家、艺术家、知名人士、校友来校参观、访问、讲学等活动形成的声像材料
2.1 影响大的、重要的 2.2 一般的 3 学校召开党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等各类重大会议形成的声像材料
3.1 影响大的、重要的 3.2 一般的 4 学校举行校庆等重大庆祝、纪念活动形成的声像材料 4.1 影响大的、重要的 4.2 一般的 5 学校与国内外院校、研究所、企业等合作交流形成的声像材料
5.1 影响大的、重要的 5.2 一般的 6 学校师生员工参加国内外重大活动，进行考察、讲学、合永久 长期 短期
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作研究等活动形成的声像材料
6.1 影响大的、重要的 6.2 一般的 7 学校制作的专题报道、作品等声像宣传材料和声像出版物 7.1 影响大的、重要的 7.2 一般的 8 学校两院院士、知名学者的声像材料
8.1 影响大的、重要的 8.2 一般的 9 学校校园人文景观声像材料
9.1 影响大的、重要的 9.2 一般的 10 学校举行开学典礼、毕业典礼和学位授予仪式形成的声像材料
10.1 影响大的、重要的 10.2 一般的 11 学校教师授课、学生论文答辩、教学评估等教学活动形成的声像材料
11.1 影响大的、重要的 11.2 一般的 12 学校进行科研课题研究、成果鉴定、举办国际国内学术会议等科研活动形成的声像材料
12.1 影响大的、重要的 12.2 一般的 13 学校学生学习和业余生活、开展社会实践、参加军训、竞赛等活动形成的声像材料
13.1 影响大的、重要的 13.2 一般的 14 学生毕业合影
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15.1 影响大的、重要的 15.2 一般的 16 学校基本建设项目开工典礼、奠基、落成活动等形成的声像材料
16.1 影响大的、重要的 16.2 一般的 17 其它材料
17.1 重要的 17.2 一般的
十、人物类生平传记：自传、传记、年表、回忆录、口述材料等 2 音像：参加国家党政活动、校务活动、学术活动、外事活动、社会活动、家庭活动的重要的照片、录音带、录像带、影片等证书：毕业证书、学位证书、工作证、聘书、任命书、名片、荣誉证书以及各种获奖证书、证章、奖状、奖杯等信件：重要来往信件 5 手稿：著作手稿、演讲稿、讲义稿、日记、工作笔记、学习笔记、考察记录、题词等著作：论文、论文集、专著、正式出版的教材、科普读物等新闻报道：新闻媒体、刊物的采访及报道等材料 8 逝世后形成的材料：唁电、悼词、追悼会签名册、纪念文章、纪念文集等其它：工作、学习、生活等使用过的具有保存价值的物品和材料
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十一、基本建设类
JJ11 基建综合上级有关基建工作的文件材料
1.1 需要长期贯彻执行的 1.2 需要短期贯彻执行的 2 本校基建工作规章制度 3 本校基建工作计划、总结、简报 4 本校基建工作年度总结、统计报表 5 本校基建工程财务预、决算及上级批复 6 全校性总体规划、设计总平面图 7 水、电、气管道分布图 8 地质勘探、地形测量材料 9 本校关于土地校舍调拨、征用、租借的报告、合同、协议书及上级批复上级有关房地产工作管理的文件 10.1 需要长期贯彻执行的 10.2 需要短期贯彻执行的 11 校房地产工作计划、总结、请示及上级批复 12 校房地产管理工作各种重要会议记录 13 校房地产各类统计表 14 校房地产管理部门制定的各项办法、规定、条例等 15 本校房产、土地所有权和使用权的文件材料 16 本校有关房产、土地方面处理纠纷、历史遗留问题及市政规划涉及房地产调整对外协议
按单项工程设置类目
JJ12—1 可行性研究
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长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 永久 永久项目建议及上级批复 2 可行性研究报告（含选址、方案论证）及批复（含附件）3 项目评估（领导讲话、会议纪要、专家建议）4 环境预测、调查报告 5 设计任务书及计划任务书 6 可行性研究报告批复 7 初步设计及概算和资金来源的批复 8 房屋拆迁申请表 9 建设工程质量监督申请（综合）表 10 新建筑物防雷审定报告 11 规划局建设工程规划定位审核意见书 12 规划局建设方案审核意见通知书 13 房屋拆迁许可证 14 公安局消防审核意见书 15 施工图审核意见书 16 施工图设计文件审查合格证
JJ12—2 设计基础工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录水文、气象、地震等其它设计基础材料
JJ12—3 设计文件初步设计 2 技术设计 3 施工图设计 4 技术秘密材料、专利文件
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永久 永久 短期 永久 5 设计计算书 6 关键技术实验 7 总体规划设计 8 设计评价、鉴定及审批 9 施工图审察意见回复（建管局）
JJ12—4 工程管理文件征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 2 承包合同、协议书、租赁文件 3 施工执照 4 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书产权证书 6 招标书、投标书、中标书
JJ12—5 施工土建施工文件
1.1 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 1.2 施工组织设计、施工设计、施工方案、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
1.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 1.4 建筑材料实验报告
1.5 设计变更、工程更改洽商、材料仿用核写审批 1.6 土建施工定位测量地质勘察 1.7 土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 1.8 隐蔽工程验收记录 1.9 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
1.10 分项、分单位工程抽量检查、评定 长期 永久 永久 长期 长期
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长期 1.11 交工验收记录证明 1.12 竣工报告、竣工验收报告 2 设备及管线安装施工文件
2.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 2.2 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备审批 2.3 焊接着实验记录、报告、施工检验、探伤记录 2.4 隐蔽工程检查验收记录 2.5 强度、密闭性实验报告 2.6 设备调试记录 2.7 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 2.8 电气系统运行调试、24小时以上安全用电实验记录 2.9 管线清洗、通不、消毒记录 2.10 管线标高位置，坡度测量记录 2.11 中间交工验收记录证明，工程质量评定 2.12 竣工报告、竣工验收报告 3 电气、仪表安装施工文件 3.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 3.2 设计变更，工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
3.3 调试、整定、24小时以上通电安全实验记录 3.4 性能测试和校核 3.5 施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 3.6 操作、联动实验 3.7 电器装置交接记录 3.8 中间交工验收记录、工程质量评定
3.9 竣工报告、竣工验收报告
JJ12—6 竣工验收竣工验收报告
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永久 2 室内外建筑、结构、水电等工程全部竣工图纸 3 竣工评估材料 4 工程现场声像材料 5 竣工验收会议决议文件 6 建筑工程质量监督验收（综合）表 7 工程竣工验收意见及移交表 8 消防系统移交登记表 9 公安消防验收合格意见书 10 域建档案馆档案验收合格证 11 新建建筑物防雷设施竣工验收证 12 建筑工程安全监督检查记录和整改通知 13 施工单位质量保修书 14 建设工程竣工规划验收证 15 工程竣工验收备案表 16 室内外环境检测报告 17 工程建设开始到竣工验收的全过程全部声像材料（光盘）
JJ12—7 基建财务、器材管理财务计划、年度计划 2 工程概算、预算、决算、审计报告 3 主要材料消耗、器材管理 4 交付使用的固定资产
JJ12—8 监理文件监理规划
1.1 监理规划 1.2 监理实施细则 1.3 监理部总控制计划等 2 监理月报中有关质量问题
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长期 长期 长期 短期 3 4 5 5.1 5.2 6 6.1 6.2 7 8 9 10 11 12
十二、1 1.1 1.2 2 3 4 5 6监理会议纪要中有关质量问题 进度控制（审批、暂停令）质量控制
不合格项目通知 事故报告及处理意见 造价控制
预付款报审与支付 月付款报审与支付
分包资质材料 监理工作评估材料 监理工作竣工总结报告 检验批文字材料 监理通知 合同与其他事项管理
仪器设备类
SB11 仪器设备综合上级有关仪器、设备管理工作的文件材料
需要长期执行的 需要短期贯彻执行的 本校有关仪器、设备工作的规定、办法、制度等 本校物质工作、设备工作计划、报告、总结、调查材料 本校仪器设备采购计划 本校仪器设备报废、调拨报告和批复 本校有关仪器、设备工作的综合性统计报表
SB12 50万元以上仪器设备项目
校仪器设备申购报告、计划、论证报告、批复、长期经费
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分配方案 3 4 5 6 7 8 9 10 11
备注：上述教学档案归档范围是指学校在本科生、研究生和继续教育学生教学工作中形成的对学生、学校和社会有保存价值的所有文件材料，与此同时形成的照片、录音带、光盘、电子文件以及礼品字画等应和纸质文件材料同步归档。归档后，纸质文件材料纳入教学档案库保管，照片、录音带、光盘纳入声像档案库保管，电子文件纳入电子档案库保管，礼品字画等实物纳入实物档案库保管。
中国科学技术大学档案馆编制
2008年10月28日
订购合同和会谈纪要、记录及协议书 进口设备过程中有关技术商务文件、报关单、决算单 开箱记录及装箱单、验收记录 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 验收报告及设备合格证书 索赔来往函件及结果文件
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设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存 使用、检修、故障事故记录、设备履历书 与设备共存 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存
