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关于大学生人事档案管理问题的探讨
摘要：人事档案是人事工作的中心环节，是人事工作的基础，同时服务于人事工作。高等院校毕业生档案是国家人事档案管理的重要组成部分，是大学生在校期间学习、生活以及各种社会实践的真实历史记录，是学校教育、考察、培养准人才的第一手资料，更是用人单位选拔聘用、考核培养的主要依据。因此，加强人事档案管理是高校毕业生适应社会、谋求发展的基本需求。本文通过对大学生人事档案管理工作中存在的问题进行探讨，并为提高其效能提供相应的建议，以期望能够对我国当前大学生人事档案管理工作的加强提供一点可借鉴之处。
关键词：大学生，人事档案管理，存在问题，对策措施加强大学生人事档案管理工作的重要意义
高校毕业生人事档案是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实写照。通过人事档案动态地分析大学生的人生轨迹，可以预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才。凡有利于企业和社会发展的都是有用人才，只是行业和层次不同，作用各异。依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，最大限度地发挥其才能。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理地流动，避免人才积压和用非所学的现象，为组织和部门发展科学地配置人力资源。因此，加强对高校毕业生人事档案工作的管理，是高校毕业生立足社会、谋求发展的基础，更是促进高校毕业生就业的重要手段。当前大学生人事档案管理中存在的问题
2.1档案管理意识不到位
人事单位档案的管理是一项非常重要的工作，但是由于很多事业单位对这项工作不够重视，故意削弱档案管理机构力量，不单独建立专门的档案管理机构，不配备专职的工作人员。档案人员没有按中央组织部明文规定执行。档案管理设施投入严重不足，有的没有做到库房、办公室、阅档室三室分开；有的甚至连档案库房所必须的温度计、灭火器等基本设备都没配备。档案管理制度缺乏，缺乏严格的管理措施等，严重制约了档案的利用和流动。
2.2档案管理安全性不足
档案是历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解员工过去的工作轨迹，总结经验教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。但是由于档案管理不够严格，档案造假、档案丢失的事情时有发生。档案造假是经常会出现的一个现象，也是目前来说一个比较严重的问题。另外丢失档案的事情也频频发生。档案的材质通常都是使用纸张，并且档案是由个人所在的事业单位所保管的，一旦个人不要这份档案，档案就会被发回其原有户籍地保存。在档案被保存的地方，很多时候会发生不可预测的一些自然或人为灾难等，例如地震水灾等。档案的丢失对于事业单位和国家来说都是有着一些影响的，所以我们一定要把改进人事档案管理的工作提到日程上来。
2.3档案的收集不够全面、整理不够规范
目前高校学生的档案所涉及的材料和内容较为繁多，加之缺少建档标准，导致高校学生档案的收集不够全面、整理不够规范。经常会出现像材料书写不规范、纸张规格不一、材料缺欠等诸多问题。许多反映学生综合素质的材料得不到及时的归档，如大学生英语四、六级证书复印件、大学生能力、技能竞赛证书复印件等等。现有大多数归档材料只是大学生高考录取时的材料、学习成绩总表、入党入团材料、体检表等，这不利于全面了解每一位学生的实际情况和个性特点。从档案中既看不出该生有什么突出成绩，也发现不了其有什么专长，对学生的鉴定存在评述模式化倾向，成绩多是千篇1律的评价套语，缺点则是千人一面的希望之词，很难反映出一个人的真实情况。在强化素质教育，提倡培养复合型人才的今天，如果仍然沿用传统的归档范围，那是远远不够的。
2.4仍然沿用传统的管理方式，尚未构建全面的信息化管理机制
伴随着当前现代信息技术的飞速发展，信息技术对于高等院校人事档案管理工作也具有非常积极的意义。但是，就我国当前高等院校人事档案管理工作的开展现状来看，基本上仍然在沿用传统的管理方式，尚未构建全面的信息化管理机制。档案管理模式老套、技术陈旧落后。研究者指出目前还没有推出一套完整适用、统一规范的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、原始的实体管理模式中。大学生档案管理体制、管理模式、技术手段滞后于信息时代。由于高等院校人事档案管理部门配置人员数量少、信息化建设程度不高，使得工作人员常年都在进行相关档案材料的收集、整理以及归档工作，工作任务繁重，也就难以有过多精力去进行本单位信息化管理系统的研究与开发。有效解决大学生人事档案管理问题的对策
3.1重视人事档案管理工作
学校领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，领导小组要在很多方面对档案管理工作进行支持，最为主要的就是在设备、工人和规定上对其进行支持。其次，档案管理的工作设施以及环境需要加强，从软件到硬件设备的建设都是需要进行改善。另外，还应该向毕业学生大力宣传人事档案的重要性，提升他们对人事档案的认知度，及时与人才服务机构保持长期的联系，进而有效地降低档案的遗失和销毁率。
3.2加强档案管理制度建设
规范的档案管理必须建立完善的保管制度，还必须建立人事档案利用制度。归档的档案是需要进行周密审核的，想要从单位借走档案查看，必须要得到这个单位的上级批准，并且要进行登记审核。其次，档案管理工作人员的文化知识程度应该较高一些，这样才能更加专业的进行档案管理工作。档案管理人员自主收集各项材料是必须的工作态度。收集也不是简单的收集信息，还要对这些信息进行总结和归类，并且让每一条信息都有可靠的依据性。一旦发现存在问题的档案资料，需要及时的进行更正，确保档案的准确真实性。
3.3积极开展档案管理工作的信息化建设
人事档案是人才信息资源库，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，及时、准确地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。为适应需要，高校人事档案管理的重心应逐步由档案实体管理转向档案信息管理；逐步利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，实行微机化操作，实现人事档案管理数字化、信息化、网络化。要建立内部局域网，实现档案信息资源共享，使企业领导能够直观快捷地了解和掌握毕业生状况，有效地提高人事档案信息的利用率和使用价值。结语
对大学生人事档案管理问题的探讨，加强大学生人事档案管理是非常必要的。我们应当充分意识到当前大学生人事档案管理工作中存在的不足之处，并积极采取各项对策措施，力求做到大学生人事档案管理工作的准确、高效开展。只有这样，人事档案的管理工作才能更好的进行，有一个更加健康的发展方向。
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