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哈尔滨工程大学爱在明天支教团手册
二零一一年9月
第一章总则
第一条 团队介绍
爱在明天支教团始终坚持“助学扶困”为宗旨，以“平等、快乐、互助、无畏”为工作精神，以”求真务实“为工作理念，在校内外积极开展志愿服务活动，与黑龙江省青少年发展基金会、哈市孤困儿童帮扶中心、长春心语志愿者协会等社会公益组织合作，奔走在哈市乃至黑龙江省青少年助学帮扶的第一线，相继开展了星光行动、筑梦行动、班助一活动、启航行动等一系列志愿服务活动。
第二条 手册纲要
本手册一方面为了督促团队成员及活动的规范化制度化，另一方面旨在方便您更好的了解我团队及开展的相关活动，手册内容主要包括团队介绍、团队历史、部门介绍、团队制度、团队荣誉及影响四大方面。
第二章 团队历史
我团队成立于2007年9月，起初依托于“星光行动”，近几年又相继开展了“筑梦行动、“汇流·班助一”项目、“启航行动”等多个项目。
截止到目前为止，我团队“星光行动”先后与淮河小学、南岗小学、华山小学三所小学建立长期合作关系，共开展支教活动250余次，帮助小学生600余人，参与大学生200余人。
“筑梦行动”与哈尔滨市孤困帮扶儿童中心合作开展，于09年9月开始在哈尔滨市南直社区开展支教活动，期间对南直街道办事处80多名家庭贫困的孩子补习功课达580多次。
“汇流·班助一”项目与长春心语协会合作开展，于2010年9月在校内外征集爱心班级，共征集爱心款项24000元，帮助贫困小学生44名。
“启航行动”是校团委主办、我团队与校科协承办的科普支教活动，截止目前和各院系合作开展活动50余次，帮助小学生200余人。
第三章 部门介绍
我团队共包括宣传及管理中心、外联中心、星光行动项目执行中心、“汇流·班助一”项目执行中心、筑梦行动项目执行中心五大中心。
宣传及管理中心
宣传与管理中心是爱在明天支教团信息中心，充当对外发布信息的媒介，把支教团的动态及时向广大关注爱在明天支教团的校内外朋友们反映，并负责支教团各类信息的管理工作。
一、部门职责
1、为支教内部举办的各类活动进行前期、后期宣传，并在举办活动时进行实时宣传
2、运用多种宣传手段传达活动信息和爱在明天支教团理念
3、与其他部门共同开展内部建设活动以及与其他学生组织的联谊活动
4、定期举办宣传技能培训提高各宣传部成员宣传工作方面的水平
5、协助支教团其他部门开展工作，使各部门工作更好地完成6、对支教内部成员和志愿者的档案管理与人事管理
二、人员编制
成员：部长一名、副部长两名、部员若干
职责：部长负责统筹安排分工，副部配合部长工作，部员依据部长安排具体开展工作
三、工作流程
1、①事前了解活动信息 ② 活动的宣传策划 ③ 活动事前宣传
④活动实时宣传 ⑤活动事后宣传 ⑥ 活动资料整理和保存
2、①收集档案 ②整理档案 ③保存档案 ④档案更新
外联中心
爱在明天支教团外联部是支教面向外界，面向社会的窗口，本着“服务支教、发展支教”的精神，代表支教积极与外界展开沟通联系，一切工作服从支教的安排，保障支教的基本利益。
一、部门职责
1、积极寻求并解决支教各项活动资金，建立与外界良好合作关
2、积极创造条件，争取各界的支持，努力扩大支教对外的影响
3、积极配合其他部门开展工作，参与协调支教各项活动的筹备、组织工作
二、人员编制
1、部长：1名 负责整个部门工作的协调、管理和开展。
2、副部长：2名 协助部长工作并主要负责组织全体部员外出工作
3、干事：若干主要负责部门外联活动策划，外出寻求商家赞助和支持
三、工作流程：
1、活动策划
2、人员安排
3、外出工作
4、活动组织、开展
5、工作总结、金费结算并备案
四、相关资料
支教身份证明、各部门活动详细资料、各部门活动介绍及策划、活动经费申请表、财务管理清单。
星光行动项目执行中心
星光行动项目执行部是哈尔滨工程大学爱在明天支教团的五大部门之一，主要负责志愿者在工程大学周围的淮河、南岗、华山等三所农民工子弟小学的支教活动相关事宜。
一、部门职责
1、在校内招募并培训优秀的志愿者；
2、联系小学负责人确保活动顺利进行；
3、給志愿者的支教工作提供安全、物资保障；
4、解决活动中可能发生的突发事件；
5、协调学校、志愿者以及小学生之间的一切问题；
6、记录志愿者的出勤和授课情况；
7、发现活动中存在的问题并及时改善。
二、人员编制
部长，1名，负责整个部门工作的协调、管理和开展；
副部，2名，协助部长工作，并负责组织管理部员的工作；
干事：若干，主要负责管理志愿者的工作，并将活动中问题及时向上级反馈。
三、活动流程
1、活动前期在校内招募有爱心有责任心的志愿者并进行培训；
2、根据志愿者的课程情况和意愿分配各个小学的志愿者；
3、制定一学期的课程安排，安排志愿者提前一周备课以及准备上课所需材料；
4、活动中期，当天上午由部门负责人联系小学方面负责人，约定时间，确保活动顺利进行；
5、中午由部门干事带领志愿者到小学，协助志愿者完成授课，并拍照；
6、授课结束后将本次活动相关资料及照片发到宣传管理中心，由宣传部撰写新闻稿并发到工程大学启航网；
7、部门内部进行一次会议，总结每次活动情况，整理资料，提出问题并及时解决；
8、学期末在校内筹办成果展，回顾并展示一学期活动成果；
9、开展工作总结与评比，对优秀的志愿者予以表彰。
四、相关资料
志愿者登记表、志愿者考勤表、团队活动申请表、支教活动记录表
筑梦行动项目执行中心
筑梦行动项目执行中心是我团队筑梦行动的负责团队，主要负责志愿者在工程大学周围的南直社区帮扶支教活动的相关事宜。
一、部门职责：
1.为学校周边社区贫困儿童提供一对一的免费家教活动 2.将此活动推广到更多的社区，让更多的贫困孩子得到帮助 3.使贫困学生得到学习上的辅导及心理上的帮助，身心得到全面发展 4.为大学生志愿者搭建奉献自己、服务社会的平台，充实他们的生活 5.使社区得到居民的认可，为居民服务。6.对部员及志愿者的工作进行表扬或批评 7.负责整个活动过程中所有人员的安全
二、人员编制
部长，1名，负责整个部门工作的协调、管理和开展； 副部，2名，协助部长工作，并负责组织管理部员的工作； 干事：若干，主要负责管理志愿者的工作，并将活动中问题及时向上级反馈。
三、活动流程：
1、与社区相关负责人进行交谈，确定项目开展。
2、由社区提供孩子名单
3、根据孩子数目及相关需要招募志愿者
4、对志愿者进行培训
5、志愿者与孩子进行情感交流，并进行功课上的辅导
6、活动结束后评比优秀志愿者
7、对本学期“筑梦活动”总结并举办成果展
四、部门资料
志愿者档案表，孩子的成长档案、家访表，志愿者和孩子的感言，寄语，活动时的照片记录，部员、副部、部长的总结等。
“汇流·班助一”项目执行中心
“汇流·班助一”是在长春心语协会指导下的以高校一个班级帮助一名贫困孩子为活动形式的一项微利慈善的创举，同时也是哈尔滨工程大学青年志愿者协会“爱在明天支教团”下的品牌项目。
一、部门职责：
对外：建立一个良好的团队与长春心语协会和各合作学校做好协调关系，接受心语协会的指导和相关工作要求，与学校合作开展更有利于孩子成长的活动。在社会上产生一定的效应扩大“班助一”的影响，让更多的人关注农民工家庭。
对内：在学校做好“班助一”品牌的宣传工作，争取成为一个成熟的、有影响的长期活动。在各个院系招募班级或者社团成为爱心班级的一员，并且筹集资金帮助孩子。形成一个优秀的团队，作为支教团的品牌活动共同努力与青协各个部门协调合作为青协的壮大贡献自己的力量。
二、人员编制
部长，1名，负责整个部门工作的协调、管理和开展；
副部，2名，协助部长工作，并负责组织管理部员的工作；
干事：若干，主要负责管理志愿者及监督活动实施等工作，并将活动中问题及时向上级反馈
三、活动流程：
1志愿者招募与培训
2与学校附近的公办中小学取得联系，获取贫困生资料。3志愿者深入贫困生家庭进行实地走访，填写走访报告。4召开工作会议，对走访报告进行审议，确定资助对象。5开展校内宣传，以班级团队为宣传目标。
6以班级为单位开展定向资助，举行资助仪式，签订助学协议。7将助学金存入专用账号，完善助学档案，建立责任制度。8每学期进行回访，定期发放助学金助学金。9组织有资助班级代表和资助对象参与的励志活动。10开展工作总结与评比，对优秀助学志愿者予以表彰。
四、相关资料
走访报告、回访报告、经费申请表、受助档案、志愿者登记表。
第四章 团队制度
为了使团队工作能够更好更有序的进行，特拟定团队制度，旨在使各项活动系统化、规范化，在一定程度上对团队成员起到约束的作用，更好的促进团队及成员的发展。团队制度共包括团队成员的权利与义务、志愿者的权利与义务、例会制度、财务制度、考评与奖惩制度、档案管理制度、换届制度、宣传制度、工作证管理制度。
团队成员的权利与义务
爱在明天支教团所有成员必须履行以下义务: 第一条、遵守并维护组织的各项规章制度和原则。第二条、保质保量按时完成自己负责的本职工作和任务。
第三条、作出明确的工作安排，事后做出总结，自觉承担起宣传组织等各方面工作。
第四条、对活动中的开销负责，不铺张浪费，开支要有收据，按规定向组织申报报销。
第五条、对组织的发展和建设提出合理化的义务和建议。
第六条、对组织工作负责，对所领导的志愿者进行管理和监督，志愿者在小学的工作出现任何状况，对部员施行问责制。第七条、组织有工作经验的志愿者对其他志愿者进行培训。
爱在明天支教团所有成员享受以下权利： 第一条、对志愿者的工作进行监督。
第二条、对上级的安排有保留意见并与上级协商的权利，但前提是必须按规定完成自己的任务。
第三条、有参加换届选举继续留在组织的权利。
第四条、对组织的经费有在遵照相关制度的前提下使用的权利。第五条、对于组织的管理和发展提出合理化的建议和意见的权利。第六条、在可以证明志愿者不称职的前提下，有权利提出对志愿者不开具志愿者证明。
志愿者的权利与义务
爱在明天支教团所有志愿者必须履行以下义务：
第一条、遵守并维护组织的各项规章制度和原则，服从组织的工作安排。
第二条、保质保量按时完成自己负责的本职工作和任务。
第三条、作出明确的工作安排，事后做出总结，自觉承担起宣传组织等各方面工作。
第四条、使用活动经费需向组织提出申请，对活动中的开销负责，不铺张浪费，开支要有收据，按规定向组织申报报销。
第五条、对于工作和学生负责，向组织传达受助方对我们工作的要求和建议。第六条、明确组织对志愿者的领导关系，在受助方对我们的工作提出意见后，需要优先遵从组织对工作做出的安排。
第七条、自觉接受组织对志愿者的培训，对自己的不足之处虚心改正。第八条、守时守信，按照与组织约定的时间开展工作，不在学期中中途退出。如果遇到特殊情况不能开展工作，应提前数天向组织说明。
爱在明天支教团所有志愿者享受以下权利：
第一条、在按规定完成自己的任务的前提下，向组织要求相应的工作证明。
第二条、对组织的工作和发展提出合理化的意见和建议。
第三条、在换届选举时，提出留在组织继续进行志愿工作或者申请成为部员。
第四条、获得开展工作所需的条件及安全物资保障。
例会制度
第一条 中层以上干部参加支教行政例会，根据工作需要，例会可召集其他人员参加
第二条 例会每周日下午13：00召开。遇重大活动或紧急工作等特殊情况，主席团可提前或推迟例会的召开时间。
第三条 例会由支教主席主持召开，或委托一名负责人主持召开，由专人负责会议记录。
第四条 例会的内容主要是研究和决定支教工作的重要问题，总结上周工作情况，布署下周日常工作。
第五条 支教领导及部门负责人布置工作要具体明确，符合学校及部门实际，各部门应积极主动接受任务，不推委按时保质保量完成。第六条 参加会议的成员应本着对工作积极负责的态度，充分发表意见，并服从会议决定。
第七条 遵守会议原则，对未能出席会议的成员要做好会议精神的及时传达。
财务制度
支教财务管理制度
第一条 外联部所拉赞助（包括物品和经费）及赞助商所要求的条幅和展板须列出详细账目清单。赞助与商家宣传费用冲抵后所余部分由财务部负责掌管并记录，作为活动经费。
第二条 支教日常工作花费由需要的部门向外联部申请，并在花费后及时将发票交给外联部报销，并由外联部做好支出记录。
经费申请与报销制度
第一条 相关部门须在活动前一周将填好的一式两份经费申请表交至外联部;第二条 交表后，外联部会在必要时与负责人联系，询问一些细节。之后会对经费申请数额和用途做出必要的调整，再由主席团确定最终批准经费方案。相关部门须在批准结果出来后按照该方案购买物品。*填写经费申请表前计划好各项花费，尽量避免超支情况出现。*活动必须在得到主席团签字同意后才能举办，未得到同意就私自举办者，经费自理。
第三条 部门举办完活动后，负责人应及时将发票交至外联部。发票必须为第二联（客户联），并由商家签字或盖章，用曲别针将发票别在对应的经费申请表上，并在发票上注明部门名称和负责人及支教外联部部长姓名。
第四条 申请表和发票存档。报销的现金由干事和主席团联系并发放，主席团确认后在另一张经费申请表上填写收据，由干事交外联部存档并填写社团经费使用统计表。
考评与奖惩制度
每学期团队会按照本学期表现评选出优秀部门、优秀部长、优秀部员，其评选标准如下。第一条 本评选准则：
根据“公平、公正、公开”的原则制定。用以评选“部门工作杰出奖”、“工作先进个人”，以激励大家努力奋进。评选过程受全体成员监督并有权查阅相关记录。
第二天 评选对象：
爱在明天支教团五大部门以及全体成员。
一、干部评选条规
1、评选条件：
一、本部开会未事先请假而不到者取消其参选资格。
二、连续迟到2次或累计迟到3次者（特殊原因除外）取消其参选资格。
三、至少参加其他部门活动1次。
四、5次以上（含5次）未准时完成上级布置任务取消其评选资格。
五、筑梦、星光、班助一的部员3次以上（含3次）被志愿者投诉，取消评选资格。
2、评选细则：
一、出勤（60分）: 出勤率×60 请假三次及以上每次扣1分；无故缺勤一次扣3分，三次以上（不包括三次）取消评比资格。参与非本部门计划工作，每次加一分（全勤的不加分，但在总分相同时有优先权）。
二、互评20分，上级评价20分（共40分）: 部员的评选细则：
（1）、部员的互评由本部门的部长及副部长组织进行，可根据本部门部员人数及工作特点制作互评细则
（2）上级评价由部长及副部长综合评价，建议有其他部门部长或主席列席。
副部和部长的评选细则；
（1）互评由主席团中成员主持，本部门部长及副部长参与（2）上级评价由主席团综合评价
3、评选方法:
一、优秀部员原则上是10名，每个部门至少有一名部员可获得“优秀部员”称号，可根据具体情况由部长及主席团商议调整。
二、优秀干部原则上是5名，从部长和副部长中选出。
三、符合参选条件且总分高者获选。
四、获选名单将在大美前公布，若有异议者可申请查阅。
4、获奖奖励：
一、颁发“工作先进个人”奖状并张贴海报表扬。
二、每学期末各部门对自己部门的获奖人员设置奖励方式。
二、部门评选条规
评选条件：
1.部长开会未事先请假而不到达三次或以上的部门取消其参选资格。（特殊原因除外）2.至少参加其他部门活动1次。
3.5次以上（含5次）未准时完成上级布置任务取消其评选资格。
评选细则：
1.部门成员的平均得分（50%）
即部门所有成员按照上面评分细则得分总和÷成员数×50% 2.主席团打分（20%）3.参加其他部门活动（20%）
每参加其他部门活动一次加3分，若表现不好则加2分。（上限为20分）4.出勤（10%）
各部门部长参加会议的出勤率×10
评选方法: 1.每期获奖部门原则上不超过两个。2.符合参选条件且总分高的部门获选。
3.获选名单将在大美前公布，若有异议者可申请查阅。
获奖奖励：
1.颁发“部门工作杰出奖”奖状并张贴海报表扬。2.可让其他部门请获奖部门吃饭、唱歌之类的活动
注：主席团由支教团副部长、部长及以上干部组成，必要时可由青协其他部门人员担任。
档案管理制度
一、人事档案管理制度
第一条 人事档案包含支教团主席，副主席，部长，副部，部员及志愿者的个人简历及志愿者的注册档案。
第二条 每学期新招收的志愿者，部员所填写的报名表需收齐存档，并进行编号。
第三条 每学期对该档案进行更新，其中中途退出的人员档案经主席认可一律作废。
第四条 志愿者评奖评优个人申报材料于每学期期末收集并存档。
二、活动档案管理制度
第一条 活动档案包含活动方案策划，活动筹备情况，活动进程与结果，及活动新闻稿，照片等各种文字和图像资料。
第二条 活动结束后由主要责任人或部门及时收集整理活动材料，并写出工作总结，同时与策划书一起即时存档。
三、例会档案制度
第一条 每次开会由专人进行会议的记录工作，包括会议主题，主要内容，会后安排等。
第二条 会议结束后进行总结并存档。
四、档案查阅制度
第一条 各部门可以根据工作需要借阅相关资料，但需进行登记并及时归还。
第二条 各部门借阅文件时，应保持文件的完整，清洁。
换届制度
第一条 换届工作原则：为提拔有能力有责任心的新人为爱在明天支教团的发展注入新的活力。
第二条 换届时间：每年6月社团工作接近尾声之时，换届持续时间控制在一星期以内。
第三条 社团干部任期 社团干部任期为一年，若须连任也需参与新一届竞选。
第四条 社团换届职位设置
宣传部、外联部部长各一名，副部两名
三大品牌项目负责人部长各一名，副部两名 第五条 换届程序
换届方式以打分为主，主要包括竞选人员互评打分、主席部长打分、日常表现考评打分、竞职演讲打分四个方面。
1、竞选资格：部门工作积极负责，由所在部门部长推荐，每部推荐四名。
2、打分比重：a日常考评和竞职演讲占总分的60%，其中考评占60%，竞职演讲占40%。
b部员互评和主席部长打分占总分的40%，其中部员互评占30%，主席部长打分占70%。第六条 候选人务必来自我团队成员
第七条 如果部门存在运行艰难问题可临时更换部长，人员由现任所有部长和主席团直接决定
宣传制度
第一条 为了使宣传工作更科学化、合理化开展，特制定此制度 第二条 星光行动、筑梦行动和班助一的每次活动必须有宣传人员进行参与并进行必要记录
第三条 在每次活动开展前活动负责人有责任通知到宣传与管理中心人员
第四条 宣传人员要及时将支教活动动态发布到宣传平台上，保持消息的即时性
第五条 各活动必须有及时的事前宣传、实时宣传、事后宣传和宣传总结
第六条 对每次的宣传资料进行整理保存以备后用
工作证使用管理制度
第七条 此制度适用于爱在明天支教团所有人员
第八条 工作证使用是为了更好地塑化支教人员的形象，更方便地区别于他人
第九条
工作证由宣传与管理中心集中管理，需用时与中心人员联 系，并做好必要的记录。
第十条
在活动中如有工作证遗失或损坏，应按工本费进行赔偿。第十一条
工作证只限于支教团内部人员佩戴，不得借于与支教团无关人员。
第四章 团队荣誉及影响
我团队在07年被黑龙江省青少年发展基金会授予“星光行动”活动基地。
在2009年12月荣获黑龙江省青基会颁发的“新公民计划·希望工程星光行动”最佳组织奖。
“筑梦团队”在2011年5月荣获哈尔滨市孤困儿童帮扶中心颁发的“优秀组织奖”，“汇流·班助一”项目团队在2011年9月荣获长春心语协会颁发的优秀团队奖。
